ITを活用した業務改善 | 成功に導くアイデアや事例を徹底解説
こんにちは。Wakka Inc.のベトナムラボマネージャーの中垣です。
働き方改革やオフィス環境の変化もあり、企業がIT技術を使って、業務改善に取り組む事例を目にする機会も増えてきました。とは言え、実際自社のどこをどのように業務改善するべきかわからない方も多いのではないでしょうか。
本記事では、ITを活用した業務改善のポイントから、企業の改善事例、業務改善の具体的な手順まで詳しくご紹介します。ITを活用した業務改善に悩まれている方はぜひ参考になさってください。
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業務改善のメリットとは
業務改善のメリットは、改善を行うことで企業がより付加価値の高いサービスや商品を提供できる点です。
企業が所有するリソースは限られています。限られたリソースを有効活用するためには、ITを活用するのが必要不可欠と聞かれた方も多いかもしれません。それでは、業務改善を行うことで具体的にどのようなメリットが生じるか見ていきましょう。
生産性の向上
業務改善を行う上でもっとも企業が享受しやすいメリットが、生産性の向上でしょう。いわゆる「ムダ・ムラ・ムリ」を排除できるため、業務に関わる時間を短縮できるのです。
- ムダ：過剰在庫、無断な導線、商品が届かないことによる待ち時間
- ムラ：業務の品質のばらつき 自己判断での作業
- ムリ：人員に対して無理な負荷をかける
時間短縮により、業務内容が変わらなくても付加価値生産性*の向上が可能です。また残業時間の短縮を図れるため、人件費の削減にもつながり、企業の収益の改善も見込めます。
人件費の削減だけでなく、人材の獲得は企業の重要な課題です。日本の労働人口は今後も減少し続けると予想されています。
少ない労働力で、同じ付加価値を提供し続けていくためには、業務改善への取り組みが欠かせません。
※付加価値生産性……生産活動やサービスの提供活動を行う際に新たに付加された価値。売上から原材料費や燃料費などを引いた差し引いた額を指す。
ワークライフバランスの改善
業務改善を行えば、ワークライフバランスの改善が見込めます。
労働環境の整備に関しても、ITツールは効果的に働きやすい分野ではないでしょうか。働き方改革などもあり、従業員の労働環境の整備は急務です。
有給休暇の管理や、過度な残業の是正もデータベース化したシステムで適切に管理できるでしょう。
優秀な人材を確保するためには、ライフワークバランスの向上は不可欠です。ライフワークバランスが崩れて労働時間が増加してしまうと、離職の原因にもなりえます。
働きやすい環境が整備されて従業員満足度が高まると、企業のブランドイメージ向上も期待できるでしょう。ブランドイメージの向上は、離職の防止だけでなく、新たな人材獲得にも効果的に働きます。適切なITツールを導入して業務改善を行うことは、企業の根幹である人材にも良い影響を与えるのです。
リソースの確保
業務改善を行うことで、リソースの確保に成功しやすくなるでしょう。
今まで大幅に時間がかかっていた業務や、やらなくても良い業務を省くことにより、リソースを他の業務に振り分けできます。
さらに業務改善を進めることも可能ですし、新たな事業にもチャレンジできます。
自社独自のサービスを提供できれば、他社との差別化も可能なため、企業により良い状況が生まれます。ITツールや技術の導入は、リソースの確保はもちろん、他社との差別化にも有利に働くのです。
業務改善の手順
業務改善の具体的な手順はどのように進めれば良いのでしょうか。日常業務には無駄な業務はないように感じる方もいらっしゃるかもしれません。
またITを使った業務改善に取り組みたいが、どのような手順で進めれば良いかわからないなどの声もよく耳にします。どのような手順で進めれば成功につながるかについて解説いたします。
目標の設定
まずは業務改善における目標を定めましょう。
曖昧な感覚などではなく、業務の範囲や改善の方法、削減する目標時間など詳細な目標を定めたほうが成功につながりやすくなります。
曖昧な感覚のまま業務改善を進めてしまうと、方向性が定まらず改善の効果を十分に得られないかもしれません。目標を定め、共通認識を持ちながら、業務改善に取り組んでいきましょう。
業務の棚卸し
改善する範囲が定まったら、まずはその範囲における業務の棚卸しを行いましょう。改善する業務に携わる従業員へのアンケートやヒアリングを実施して、業務の棚卸しを行います。
- 年次、月次、日時の業務
- 業務のフローチャートの作成
- 業務の工数確認
- 各業務のつながりや関係性
- 各業務の頻度や業務にかかる時間の計測
大きな流れから細かいところまで、現状どのような状態で業務が行われているかを把握すると、改善のポイントが見えてきます。
ヒアリングした内容はExcelや情報共有ツールなどにまとめ、業務改善を行うメンバー全体で共有できるようにしましょう。
問題点の把握
細分化された業務のどの部分に問題があるかを分析していきます。業務の中には大きく分けて以下の4つの部分に問題が潜んでいるとされています。
- 人（Man）：人員のスキル、担当者、各人のモチベーションや考え方など
- 機械（Machine）：業務中利用される機械、道具、ツール、PCなど
- 材料（Material）：車内設備、商品の取引先、流通経路、価格など
- 方法（Method）：ワークフロー、承認フロー、作業マニュアルの整備など
上記の指標は、製造業の品質管理を行うには欠かせない要素で、4M分析と呼ばれています。
この中で特に品質やコスト、期限のいわゆるQ・C・D（Quality・Cost・Delivery）の観点から問題の業務を洗い出していきましょう。
品質の高さを求めるがゆえに、コストや期限が犠牲になってしまうのは問題です。またコストを優先しすぎると、品質が犠牲になる可能性もあります。4Mの中にQ・C・Dの問題が潜んでいないかを確認していきましょう。
改善の順番を決定
次にどの業務を優先的に改善するかを決定します。
まずは頻度が高い業務でQ・C・Dが満たせているかの確認が必要です。また、業務の中には必要のない業務や、順番を変えるだけで効率化が可能な場合があります。
必要のない業務を削除する場合や、順番の入れ替えなどを検討するときに便利なフレームワークはRAMMPマトリックス*が代表的です。
- R：報告書（Reports）
- A：承認（Approvals）
- M：打ち合わせ（Meeting）
- M：行動（Measure）
- P：制度（Policies and Procedures）
例えば承認のプロセスに、必要以上に多くの決裁者が関わっていないでしょうか。また、打ち合わせが頻繁に行われていると、何のために打ち合わせが行われているかわからなくなる場合もあります。
承認プロセスの簡素化や、会議時間の短縮、報告書のフォーマットの統一など、会社全体として業務を簡素化していくのが重要です。
※RAMMPマトリックス… …GE（ゼネラルエレクトリック）社のCEOだったジャック・ウェルチ氏が提唱した組織学習のフレームワーク。GE社では現在でも全社的に業務改革に取り組んでいる。
ITツール導入のスケジュール設定
問題点や改善の順番が決定したら、ここで初めてITの活用を検討していきます。ITツールの導入ありきで業務改善を進めるのではなく、問題点を改善するために適切な順番を決定するのが重要です。
ITツールは万能ではなく、闇雲に導入するとかえって業務効率が悪くなる可能性もあるからです。4M分析において人に問題があるならば、勤怠管理システムなどの導入が必要でしょう。
方法に問題があるならば、マニュアル作成ツールやワークフローツールなどの導入が効果的です。どの業務に問題があり、ITツールを導入すればどの程度業務が改善できるかを検討していきます。
また、導入する期間も計画に盛り込みましょう。
ITツールは担当者も含め、その業務に関わるすべての従業員が利用できることが重要です。例えば勤怠管理システムでは、一般の従業員は打刻、有給休暇申請のフローなどを理解すれば利用できます。
しかし、管理部門では打刻時間の適正集計、有給休暇の残数のチェックなどが適切に運用されているかまでを把握しなければなりません。
今まで利用していたツールと利用方法が違えば慣れるまでに時間がかかるため、適切に運用できるかを検証するテスト期間を設ける必要があります。ただITツールを単純に導入するだけでなく、運用開始までの準備期間も合わせて計画に盛り込みましょう。
改善の結果検証
改善計画がスタートしたら、期間を定めて計画の検証をしていきましょう。業務改善の目標で定めた数値目標をクリアできているかの検証を行います。
目標の到達に成功しても失敗しても、どこに原因が潜んでいるかを再度検証する必要があるでしょう。
改善案やITツールが現場に馴染むまでには時間がかかります。改善案のフォローを行わないと、元の業務に戻ってしまうこともあるでしょう。
定期的に改善の効果を検証し、修正をかけていくことで、安定的かつ継続的に業務を改善できます。
業務改善を成功に導くアイデア
業務改善を成功に導くには、業務をどのように改善するのが良いのでしょうか。成功につながりやすい代表的なアイデアをご紹介いたします。
自動化（RPA）
単純な繰り返し作業であれば、自動化することで業務改善に大きく寄与します。優秀な人材がいくら頑張ったとしても、できる作業には限界があるでしょう。機械やシステムは疲労を感じることなく、繰り返し業務を行います。
任せることができる単純な作業は自動化してしまい、その分確保できたリソースをさらなる業務改善に振り分けれるのです。
業務の自動化は業務改善の第一歩です。単純な作業の削減だけでも、年間に何万時間もの作業時間の削減に成功した事例もあります。
自動化を取り入れず、古いやり方に固執し続けると人的なリソースの確保だけでなく、他社に対する優位性を確立するのも難しくなるでしょう。
現在の業務を分析し、どの業務が自動化できるかをまず考えるのが成功への近道です。なお業務の自動化には、後ほどご紹介するRPAツールが役立ちます。
知識の共有
知識の共有も業務改善の成功へとつながるでしょう。
特にムダ・ムリ・ムラの中のムラの解消に大きく寄与します。具体的な改善内容は、
- コミュニケーションツールの統一
- 社内資料の統一化
- 業務のマニュアル化
業務のマニュアル化は知識の共有だけでなく、人材の早期育成にも役立ちます。業務の全体をマニュアル化することで、必要な知識の習得や業務の理解度が格段に向上するでしょう。
新入社員だけでなく、中途社員、他部署からの転属など様々な状況の人材の育成にもマニュアル化は有効に働きます。特定の人材が限られた業務のエキスパートになるのは、企業にとってリスクになりかねません。
なぜなら業務が特定の人に依存して、いわゆる属人化してしまうからです。
属人化してしまうと、担当者が移動や離職してしまった場合、他の誰も業務遂行のプロセスがわからないいわゆるブラックボックス化に陥る恐れがあります。
知識の共有には
- 人材の早期育成
- ムラの排除による品質の均一化
- 属人化リスクの回避
など様々なメリットがあり、業務改善につながるのです。
データベースの構築
データベースを活用すると、業務改善をスムーズに行えます。データベースを構築するには、紙媒体や帳票の電子化が必須です。
電子化を行うと、紙の処理など不必要な業務を短縮でき、社内のペーパーレス化が促されます。情報や帳票の電子化が進むと、情報の分析も容易になるでしょう。
事業活動で生じた情報を分析すると、今まで行ってきた業務のムダの原因を発見できるかもしれません。
また今までムダに思えた情報も、しっかりと整理・蓄積して活用すると新たなビジネスチャンスにつながる可能性も秘めています。データベースの構築は、業務の時間短縮だけでなく、紙代などのコスト削減、新たなビジネスチャンスの発見などにつながります。
DX進め方ガイドブック
＞DXプロジェクトを検討している担当者の方に向けて、失敗しない社内体制の構築から開発リソース確保までを網羅して解説しています。
ITを使った業務改善の方法
業務改善につながるアイデアを、具体的にITツールを使い実現していきましょう。代表的なITツールについてご紹介いたします。
なお、それぞれの具体的なツールについて興味のある方は、下記の記事をご参照ください。
RPA
RPAとはRobotic Process Automationの略で、事務作業や繰り返し作業を自動化する仕組みです。
PCにインストールするオンプレミス型やクラウド上で働くWebアプリケーションなどがあり、現在様々な企業が取り入れているテクノロジーとして注目されています。
特に決まった作業を繰り返し実行するような業務では、作業時間の短縮により効果的でしょう。一定のルールに基づいて作業手順を作成できるならば、どのような部署でも利用可能です。
RPAの得意な業務は、下記などが代表的です。
- データの転記・登録：請求書や発注、受注業務など
- Webスクレイピング：市場価格調査など大量にWebから情報を集めてくる作業
- 同一性チェック：社内ルールに違反していないかなどのチェック
RPAは万能なテクノロジーではなく、定型業務でもルールが多すぎたり、個別の判断が必要な場合には向いていません。しかし、現在はAIを利用し、複雑な業務でもほぼ自動化できるシステムが構築されつつあります。
自動化できる業務を抽出し、その業務を当てはめられるツールを選定するのが重要でしょう。
クラウドストレージの導入
クラウドストレージとは、様々なファイル形式のデータをWeb上で保管できるサービスです。知識の共有だけなく、データベースの構築にも役立ち、ファイルを共同編集できるなど様々なメリットがあります。
社内で扱うファイルを整理するには、自社にサーバーを用意する方法がかつては一般的でした。
しかしクラウドストレージサービスはサーバーを用意する必要がなく、インターネットに接続できる環境やデバイスがあれば、どこからでも必要なファイルにアクセス可能です。
サーバーを構築すると高額の費用が発生しますが、クラウドストレージサービスならば自社でサーバーを構築するよりも安価で利用できるのです。クラウドストレージを導入するメリットは
- データベースの構築
- ペーパーレス化の実現
- BCP（事業継続計画）に有効
などが挙げられます。
現在はテレワークの導入も進んでいるため、離れた場所から必要なファイルにアクセスできるクラウドストレージの有用性はますます高まっています。
クラウドストレージサービスの選び方は月額料金、ストレージの容量、セキュリティなど様々な要素があるため、自社の利用状況に合う適切なサービスを選びましょう。
チャットサービスの導入
チャットサービスとは1対1のコミュニケーションだけではなく、複数名と効果的にやり取りができるコミュニケーションツールを指します。メールを使うよりも、社員間のやりとりにかかる時間を大幅に短縮できるのが強みです。
社内でのコミュニケーションツールを統一できる点も導入のメリットでしょう。また、メールでは堅苦しい表現などを使うことが多いですが、チャットサービスでは気軽に情報交換できるのも利点ではないでしょうか。その他のメリットは
- タスクの管理の効率化
- 円滑なファイル共有
- ビデオ会議などのオプション機能
などが挙げられます。
チャットツールは社内で利用している他のソフトとの連携も可能です。クライアントと共同で利用する場合もあるため、導入する場合は利用者が多いチャットツールを選ぶと良いでしょう。
ITを使った業務改善が失敗する理由
業務改善に取り組んでみたものの、思ったような効果が出ないと悩む方もいらっしゃるかもしれせん。
大きな理由としては「なぜ業務改善をする必要があるのか？」「業務改善を行うことでどのようなメリットがあるのか？」などを従業員に伝えきれていない可能性があります。
また目標を大きく掲げすぎて、十分な成果を得られていない事例も少なくありません。思わぬところに落とし穴が潜んでいる可能性もあります。具体的にはどのような理由が失敗の原因になるのでしょうか。
知名度だけでツールやシステムを選ぶ
ITツールを知名度だけで選ぶと失敗の原因につながりかねません。
また他社も同様のツールを使っているなどの理由で導入しても、メリットを十分に活かしきれない恐れがあります。自社と他社で抱える課題が異なっていれば、ツールの選定でミスマッチが起きるからです。
ツールの導入ありきではなく、業務の洗い出しや業務内容の棚卸しを十分に行う必要があるでしょう。十分に検討してからITツールの導入を決定すると、失敗につながりにくくなります。
現場に浸透させる工夫をしていない
ITツールを導入したものの、従業員が利用していないことはないでしょうか。
導入されたツールを使うとどのようなメリットがあるかを、十分に説明する必要があります。また、なぜ従業員が利用していないのか、具体的な理由に寄り添う必要もあるでしょう。
「とにかく業務改善をしたい」という経営者や管理者の一方的な思いだけでは、従業員は納得してくれません。従業員との信頼関係を構築しながら業務改善を進めていく必要があるでしょう。ツールの有用性、利便性などのヒアリングを繰り返し行い、現場にITツールの利用を浸透させる工夫が重要です。
ITを使った業務改善の成功事例
各企業はITをどのように取り入れて業務改善を行っているのでしょうか。実際の公開事例をまとめたものをご紹介いたします。
三井住友海上火災保険株式会社
三井住友海上火災保険株式会社はRPAを積極的に取り入れ、業務改善を行いました。
営業や本社部門での業務負担軽減を目標に、外部からの問い合わせ回答における有用な情報の抽出をRPAで行っています。
またRPAだけでなくExcelのVBAも活用して400個以上のプログラムを開発した結果、月間約1200時間の労働時間削減に成功しました。
限られた時間で生産的に働くことを目標とし、労働生産性の最大化を追求した結果が業務改善を成功させた要因でしょう。
職場生産性向上シートや業務棚卸しシートなど全社で取り組むためのテンプレートを用意し、問題となる業務の抽出も徹底的に行なっています。
三井住友海上火災保険株式会社ではAIなどを活用し、個人と組織が生産性の高い業務推進を実現するため、今後も業務改革に取り組んでいきます。
参照：厚生労働省『働きやすく生産性の高い企業・職場表彰』
株式会社マイナビ
株式会社マイナビでは、それまで利用していたサービスのサポート終了に伴い、データベースソフトの更新が急務でした。
それまでのデータベースのUIと機能をカバーできると同時に、新しいシステムではプラスアルファの機能も実装可能なものを選択しています。
プログラミング技術を必要としないノーコードで業務システムを開発できるWebデータベースです。新しいシステムでしたが、部門ごとのスモールスタートから始まり、約10か月で移行作業は終了しました。導入してからすぐに新しい機能を実装し、業務のスマート化を実現しています。
参照：UnitBase
株式会社サイバーエージェント
株式会社サイバーエージェントではチャットサービスの導入で業務時間の短縮に成功しています。
それまでは、メールによるコミュニケーションが中心でしたが、社内外のやり取りにリアルタイム性が乏しい課題を抱えていました。
メールでは定型文が必要になるなど、非効率に感じることが多く、改善点として取り上げられていたのです。サービス開発部門で使い始めたサービスを全社を対象に導入した結果、一人あたり一日1.26時間の時間削減に成功しています。
全社で約1000名在籍しているため、月間で約25,000時間を効率化できたことになり、大きな成果につながりました。
参照：Chatwork
ITを活用した業務改善は経験豊富なベンダーにお任せ
今回は、業務改善のメリットや注意点、具体的な改善方法について解説しました。
生産性向上のために、ITを用いた業務改善は欠かせません。労働人口がますます減少していく中で、ITツールの重要性はますます高まっていくでしょう。
自社に合うツールの選び方や導入方法がわからない場合には、まずは業務改善ツールの開発経験が豊富なベンダーに相談してみるのが良いのではないでしょうか。
DX進め方ガイドブック
＞DXプロジェクトを検討している担当者の方に向けて、失敗しない社内体制の構築から開発リソース確保までを網羅して解説しています。
▼参考記事
WebメディアでPGから管理職まで幅広く経験し、Wakka Inc.に参画。Wakka Inc.のオフショア開発拠点でラボマネジャーを担当し、2013年よりベトナムホーチミンシティに駐在中。最近では自粛生活のなかでベトナム語の勉強にハマっています。
