システム移行のよくある課題と解決策：ベンダー選定から移行後の運用まで
こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。
システム移行は、ただデータを移行するだけの簡単な作業ではありません。
計画の遅延や予算の超過・新システムの運用など、さまざまな課題が生じます。
本記事では、システム移行のよくある課題と解決策について詳しく解説します。
準備期間から実行時、さらには実施後の運用期間まで各フェーズで発生しやすい課題をピックアップし、それぞれの対策を提案していきます。
事業の成長とともに必要となるシステム移行を効率的に進めるために、ぜひ最後までご覧ください。
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システム移行のよくある課題と解決策【準備期間】
システム移行プロジェクトの成否は、準備期間の質によって大きく左右されます。
システム移行の準備段階で発生する主な課題は、次の通りです。
- 要件定義の認識齟齬
- 予算を超過する可能性
- 移行計画の遅延
- ベンダーとのコミュニケーション不足
システム移行を怠ると、組織内のシステムや技術が老朽化し、レガシーシステムと化してしまいます。
下記の記事で、レガシーシステムの問題点や脱却するメリットを解説しているので、参考として読んで、システム移行を積極的に行いましょう。
要件定義の認識齟齬
システム移行における要件定義は、新システムが満たすべき機能や性能、セキュリティなどを明確にする重要なプロセスです。
しかし、この段階で関係者間の認識に齟齬があると「移行後に期待した効果が得られない」「追加コストが発生する」などの問題が生じます。
| 課題 | 詳細 | 解決策 |
|---|---|---|
| 要件定義の曖昧さ | 要件が具体的に定義されていないため、開発者やベンダーが解釈に迷い、期待と異なるシステムが構築される。 | 詳細な要件定義書の作成： 機能、性能、セキュリティなど、すべての要件を数値目標や具体的な事例を用いて明確に記述する。 |
| 関係者間のコミュニケーション不足 | 各部署のニーズが十分に共有されず、一部の要件が抜け落ちる、又は矛盾する要件が混在する。 | 定期的な進捗会議の実施： 各部署の代表者を集め、要件定義の進捗状況や課題を共有する場を設ける。 |
| ユーザーの意見の反映不足 | 実際にシステムを利用するユーザーの意見が反映されず、使い勝手が悪く、業務効率が低下する。 | ユーザーインタビューの実施： 実際の利用者を対象にインタビューを行い、現状の課題や要望をヒアリングする。 |
予算を超過する可能性
システム移行プロジェクトでは、初期の見積もりから予算が大幅に超過してしまうケースが少なくありません。
これは、予期せぬ問題の発生や要件の追加、ベンダーとの契約内容の不明確さなどが原因として考えられます。
| 課題 | 詳細 | 解決策 |
|---|---|---|
| 見積もりの精度不足 | 初期の見積もりが不十分で、実際にかかる費用を正確に反映していない。 | 詳細な見積もり依頼： 複数のベンダーから見積もりを取り、各項目の内訳を比較検討する。過去の類似プロジェクトの事例を参考に、現実的な見積もりを作成する。 |
| 要件の追加・変更 | プロジェクトの進行中に要件が追加・変更され、追加コストが発生する。 | 変更管理プロセスの確立： 要件の追加・変更が発生した場合、影響範囲とコストを評価し、承認を得るプロセスを確立する。 |
| 契約内容の不明確さ | ベンダーとの契約内容が曖昧で、追加費用が発生する条件が明確になっていない。 | 契約内容の精査： 契約書を詳細に確認し、追加費用が発生する条件や、ベンダーの責任範囲を明確にする。 |
移行計画の遅延
システム移行プロジェクトは、多くの関係者が関わる複雑なプロジェクトであり、計画の遅延は避けられない問題の一つです。
遅延は、予算超過・納期遅延・ビジネス機会の損失など、さまざまな悪影響を及ぼします。
| 課題 | 詳細 | 解決策 |
|---|---|---|
| タスク管理の不備 | タスクの洗い出しが不十分であったり、担当者の責任範囲が不明確であったりすることで、作業が滞る。 | WBS（Work Breakdown Structure）の作成： プロジェクト全体のタスクを細分化し、各タスクの担当者、期間、依存関係を明確にする。 |
| ベンダーとの連携不足 | ベンダーからの連絡が遅かったり、適切に意思疎通ができていなかったりすると、対応に時間がかかる。 | 進捗管理の徹底： プロジェクトの進捗をコミュニケーションツールで可視化し、対応納期や担当者名、対応してほしい内容をひと目で分かるようにする。 |
| リソース不足 | 必要なスキルを持つ人材が不足していたり、ハードウェアやソフトウェアの調達が遅れたりすることで、作業が進まない。 | リソース計画の策定： 必要なスキルを持つ人材の確保、ハードウェアやソフトウェアの調達計画を事前に策定する。 |
ベンダーとのコミュニケーション不足
システム移行プロジェクトでは、ベンダーとの連携が不可欠です。
しかし、コミュニケーション不足は要件の誤解・進捗状況の把握の遅れ・問題解決の遅延など、さまざまな問題を引き起こします。
| 課題 | 詳細 | 解決策 |
|---|---|---|
| 情報共有の不足 | プロジェクトの進捗状況や課題がベンダーに十分に伝わらず、認識のずれが生じる。 | 定期的な情報共有： 定例会議の開催、進捗報告書の共有、コミュニケーションツールの活用などにより、情報を共有する。 |
| 意思決定の遅延 | 意思決定に必要な情報が不足していたり、担当者の権限が不明確であったりすることで、意思決定が遅れる。 | 意思決定プロセスの明確化： 意思決定に必要な情報、担当者の権限、意思決定のフローを明確にする。 |
| 文化や言語の違い | ベンダーとの間に文化や言語の違いがあり、コミュニケーションが円滑に進まない。 | ブリッジSEの活用： 文化や言語に精通したブリッジSEを配置し、コミュニケーションを円滑にする。 |
これらの課題を事前に認識し適切な対策を講じることで、システム移行プロジェクトの成功率を高められます。
システム移行のよくある課題と解決策【実行時】
システム移行の実行段階では、計画段階では予測できなかったさまざまな課題が発生します。
ここでは、システム移行の実行時に特に注意すべき課題と解決策について解説します。
移行のタイミングが限定される
システム移行は多くの場合、業務への影響を最小限に抑えるために、システムの利用頻度が低い時間帯や休日に実施されます。
そのため、移行のタイミングが限定され、スケジュール調整が難しくなる可能性が高いです。
これらの解決策として、以下に取り組みましょう。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| スケジュール調整 | 移行スケジュールに余裕を持たせ、予期せぬ事態に備えて十分な時間を確保する |
| テスト検証 | 事前にテスト環境で繰り返し検証を行い、移行作業を効率化してかかる時間を短縮する |
| リスク分散 | システム全体を一気に移行するのではなく、段階的に移行してリスクを分散し、影響を最小限に抑える |
データ更新を止める必要がある
システム移行中は、データの整合性を保つために、移行元のシステムでのデータ更新を停止する必要があります。
データ更新を停止する時間が長くなると業務に支障をきたす可能性があり、注意が必要です。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| データ更新停止時間を最小限にする | 事前のテストや移行手順の最適化により、データ更新停止時間を短縮する |
| リアルタイムデータレプリケーションツールを活用する | 移行元システムと移行先システム間でリアルタイムにデータを同期させ、データ更新停止時間を短縮する |
| 業務への影響範囲を事前に周知する | データ更新停止による業務への影響範囲を事前に周知し、関係者の理解と協力を得る |
移行先のデータ形式・構造が異なる
移行元のシステムと移行先のシステムでは、データの形式や構造が異なる場合があります。
データの形式や構造が異なる場合、データ移行時にデータの変換や加工が必要となり手間と時間がかかります。
また、データの変換や加工の際にデータの欠損や誤りが生じる可能性もあります。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| データマッピングを定義する | 移行元システムと移行先システムのデータ形式・構造を詳細に分析し、データマッピングを明確に定義する |
| データ変換ツールを活用する | データ変換ツールを活用することで、データ変換作業を効率化し、人的ミスを減らす |
| 移行後のデータ検証を徹底する | データ移行後には、データの欠損や誤りがないか、データの整合性が保たれているかを徹底的に検証する |
| データ損失のリスクヘッジを行う | システム移行に伴うデータ損失を想定して、移行前に重要データのバックアップを取っておく |
システム移行のよくある課題と解決策【実施後】
システム移行は、新しいシステムを導入して終わりではありません。
移行後の安定運用とユーザーへの定着こそが、システム移行の成否を分ける重要な要素です。
ここでは、システム移行後に起こりがちな課題とその解決策について解説します。
新システムの定着不足
新しいシステムを導入したものの、ユーザーがなかなか使いこなせず以前のシステムに戻ってしまう、あるいは一部機能しか利用されないといった状況はシステム移行でよく見られる課題です。
これは、業務効率の低下やシステム投資の無駄につながる可能性があります。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| 十分なトレーニングの実施 | 新システムの操作方法や変更点について、移行前に十分なトレーニングを実施する 座学だけでなく、実際にシステムを操作するハンズオン形式の研修を取り入れる |
| 移行後の手厚いサポート体制 | 移行直後は、ユーザーからの問い合わせが集中すると予想しヘルプデスクの設置やFAQを作成して、丁寧なサポート体制を構築する |
| 継続的なフォローアップ | トレーニング後も定期的にフォローアップを行い、ユーザーの疑問や不安を解消する。 アンケートを実施して、改善点や要望を収集し、システムの改善につなげる |
| 現場へのヒアリングの実施 | システムを置き換える際に現場の社員から反発が生じる可能性があるため、現場の意見を収集する |
運用・保守体制の不備
システム移行後、運用・保守体制が整っていないと、システム障害発生時の対応が遅れたりセキュリティリスクが高まったりします。
また、システムの変更や拡張が必要になった場合にも、迅速な対応が難しくなる注意が必要です。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| 明確な責任分担 | システムの運用・保守に関する責任範囲を明確にし、担当者を決定する 社内だけでなく、ベンダーとの連携体制も構築する |
| 監視体制の構築 | システムの稼働状況を常に監視し、異常を早期に発見できる体制を構築する 監視ツールを導入したり、定期的なシステムチェックを実施したりするなど対策する |
| マニュアルの整備 | システムの構成や操作手順、トラブルシューティング方法などをまとめたマニュアルを整備する |
| ベンダーとの保守契約 | システムの保守契約をベンダーと締結すれば、障害発生時の迅速な対応や、定期的なメンテナンスを受けられる |
セキュリティリスクの増加
システム移行時に、セキュリティ対策が不十分だと、不正アクセスや情報漏洩などのリスクが高まります。
特に、クラウド環境への移行ではセキュリティ対策がより重要です。
| 解決策 | 具体的な取り組み |
|---|---|
| セキュリティポリシーの策定 | システムのセキュリティに関するポリシーを策定し、関係者全員が遵守するように徹底する |
| アクセス制御の強化 | システムへのアクセス権限を適切に設定し、不要なアクセスを制限する もしくは多要素認証を導入する |
| 脆弱性対策の実施 | システムの脆弱性を定期的に診断し、発見された脆弱性に対して適切な対策を講じる |
| ログ監視の強化 | システムのログを監視し、不正アクセスや異常な操作を早期に発見できる体制を構築する |
| セキュリティ教育の実施 | ユーザーに対して、セキュリティに関する教育を実施しセキュリティ意識の向上を図る |
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システム移行の手順
システム移行は、複雑で多岐にわたる工程を伴うプロジェクトです。
計画段階から実行、そして運用開始まで各段階で適切な手順をふむことが、プロジェクトを成功へ導きます。
ここでは、一般的なシステム移行の手順をステップごとにご紹介します。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1. 現状分析と要件定義 | 現行システムの課題を洗い出し、新システムに求める要件を明確化する |
| 2. 移行計画の策定 | 移行スケジュール・体制・予算・リスク管理などを詳細に計画する |
| 3. データ移行の準備 | データのクレンジング・変換・バックアップなど移行に必要なデータ準備を行う |
| 4. システム移行の実行 | 計画に基づきシステム及びデータの移行作業を実施する |
| 5. テストと検証 | 移行後のシステムが正常に動作するか、データが正しく移行されているかなどを検証する |
| 6. 運用開始と監視 | 新システムの運用を開始し、パフォーマンスやセキュリティを継続的に監視する |
| 7. 評価と改善 | 移行プロジェクト全体を評価し、改善点を見つけ出す |
各ステップの詳細について、以下で詳しく解説しているのでチェックしておきましょう。
システム移行の依頼先を選定する方法
システム移行を成功させるためには、自社のニーズに合った依頼先を選定することが重要です。
専門的な知識や経験が必要となるので、実績のある信頼できる業者を選びましょう。
システム移行の依頼の進め方
システム移行の依頼は、以下のステップで進めるのが一般的です。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1.現状分析と要件定義 | 現在のシステム構成・課題・移行後のシステムに求める要件などを明確にする |
| 2.情報収集 | 複数のシステム移行ベンダーの情報を収集し、実績・得意分野・技術力・費用などを比較する |
| 3.RFP（提案依頼書）作成 | 要件定義に基づいて、具体的な提案を依頼するためのRFPを作成する RFPには、移行の目的・範囲・スケジュール・予算・評価基準などを記載する |
| 4.提案評価と選定 | ベンダーから提出された提案書を評価し、もっとも適したベンダーを選定する 技術力・提案内容・費用・実績・コミュニケーション能力などが評価基準 |
| 5.契約 | 選定したベンダーと契約を締結する 契約書には、移行範囲・スケジュール・費用・責任範囲・秘密保持義務などを明確に記載する |
| 6.移行プロジェクトの開始 | 契約に基づき、ベンダーと協力して移行プロジェクトを開始する |
ベンダーの過去の実績や技術力を事前に確認し、信頼できるベンダーを選定することが重要です。
システム移行の見積り
システム移行の見積もりは、移行の規模や複雑さや依頼する業者によって大きく異なります。
見積もりを依頼する際には、以下の点に注意しましょう。
| 注意点 | 内容 |
|---|---|
| 詳細な要件を伝える | 移行範囲・データ量・必要な機能などを具体的に伝えることで、より正確な見積もりを得られる |
| 複数の業者から見積もりを取る | 複数の業者から見積もりを取り、比較検討することで相場を把握し適正な価格で依頼できる |
| 内訳を確認する | 見積もりの内訳を詳細に確認し、不明な点や疑問点があれば業者に質問する |
| 追加費用について確認する | 移行作業中に予期せぬ事態が発生した場合の追加費用について、事前に確認する |
複数の業者から見積もりを取り、内容を比較検討して自社に適した依頼先を見つけましょう。
システム移行計画書の作り方
システム移行を成功させるには、綿密な計画が不可欠です。
計画書の作成は移行プロジェクトの全体像を把握し、関係者間の認識を一致させるための重要なステップです。
ここではシステム移行計画書の作り方について、具体的なステップ・テンプレートの活用・関係者との合意形成という3つの観点から解説します。
計画書作成のステップ
システム移行計画書を作成するにあたり、以下のステップで進めれば抜け漏れを防ぎ、より実効性の高い計画書を作成できます。
- 現状分析
- 要件定義
- 移行方式の決定
- スケジュール策定
- リソース計画
- リスク管理計画
- テスト計画
- 移行手順書の作成
- 本番環境への移行
- 移行後の検証
上記のステップをふめば、システム移行に伴うリソースやリスクを検証したうえでシステム移行を実施できます。
リスクヘッジとスムーズな移行を実現するために、計画書作成のステップを守りましょう。
移行計画書のテンプレート
システム移行計画書を作成する際、効率化に向けてテンプレートを活用することをおすすめします。
テンプレートには、必要な項目があらかじめ記載されているため、記載漏れを防ぎ効率的に計画書を作成できます。テンプレートに含めるべき主な項目は、以下の通りです。
| 項目 | 説明 |
|---|---|
| プロジェクト概要 | プロジェクト名・目的・範囲・期間などを記述 |
| 現行システム分析 | 現行システムの構成・機能・性能・課題などを詳細に分析 |
| 要件定義 | 移行後の新システムに求める要件を明確に定義 |
| 移行方式 | 選択した移行方式とその理由を記述 |
| スケジュール | 移行作業の開始から完了までのスケジュールを詳細に記述 |
| リソース計画 | 必要な人員・設備・ソフトウェアなどのリソースを洗い出し調達計画を記述 |
| リスク管理 | 移行作業中に発生する可能性のあるリスクとその対策を記述 |
| テスト計画 | 移行後の新システムが正常に動作することを確認するためのテスト計画を記述 |
| 移行手順 | 具体的な移行作業の手順を詳細に記述 |
| 役割分担 | プロジェクトメンバーの役割と責任を明確に記述 |
| コミュニケーション計画 | プロジェクト関係者間のコミュニケーション方法と頻度を記述 |
これらの項目を網羅したテンプレートを使用すれば、質の高い計画書を効率的に作成できます。
無料のテンプレートも多数提供されているので、積極的に活用しましょう。
関係者との合意形成
システム移行計画書は作成したら終わりではなく、関係者との合意形成を図ることが重要です。
計画書の内容を関係者全員で共有し意見交換を行うことで、計画の実行可能性を高め移行プロジェクトの成功率を向上させられます。
合意形成のポイントは以下の通りです。
- 早期の共有
- 丁寧な説明
- 意見の尊重
- 定期的なレビュー
関係者との合意形成をしっかりと行うことで、プロジェクトに対する当事者意識を高めスムーズに移行作業を完了できます。
システム移行の課題を解決しよう
システム移行は、企業にとって避けて通れない道ですが多くの課題が伴います。
これらの課題を放置すると移行プロジェクトの遅延・予算超過、さらにはビジネス機会の損失につながるため、適切な手順に沿って課題を解決することが大切です。
自社でシステム移行に費やすリソースやノウハウが不足している場合は、外部の専門企業へのアウトソーシングも検討しましょう。
本記事で紹介したシステム移行の依頼先を選定する方法を参考に、信頼できるベンダーを探してください。
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