業務効率化に役立つおすすめツール20選｜8種類の目的別に徹底解説

こんにちは。Wakka Inc.のWebディレクターの安藤です。
働き方が多様に変化しており、労働者の数も徐々に減少している昨今、いかに業務を効率化できるかは非常に重要な企業課題となっています。そのような状況のなか、様々なデジタルツールを導入することは、業務効率化のための有効な手段の1つです。
このページをお読みになっている方のなかにも、業務効率化ツールで会社の生産性を上げたいと思っている方もいらっしゃるでしょう。
今回は、8種類ある業務効率化ツールのなかから、各種類のおすすめツールを厳選してご紹介します。ご紹介したツールの導入により、自社業務の効率化やコスト削減に繋がれば幸いです。

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業務効率化ツールを導入するメリット

業務効率化ツールのメリットは、文字通り業務の効率化にあり、業務に関する無駄や見落としを防ぐための手段といえます。業務の属人化や不透明性を抑えることで、一人ひとりの生産性を向上させることにも繋がります。
具体的にいえば、業務効率化ツールを導入するメリットは、以下の3つです。

• 管理費や人件費などのコスト削減
• 無駄の排除による生産性の向上
• 社員のワークライフバランスの向上

管理費や人件費などのコスト削減

経営をスリム化するためには、コストの削減は必要不可欠です。特に、毎月固定で発生する管理費や人件費は、経営上の支出のなかでも大きな割合を占めます。
業務効率化ツールを活用すれば、不要な業務が減るため、その管理に使用していた費用や担当していた人材を削ることが可能です。例えば、ペーパーレス化を実現できるツールを導入すれば、

• 社内での印刷代
• 書類の輸送費
• ファイルを保管する管理場所のレンタル料

などのコストを削減できます。
また、人為的なチェックが必要なくなれば、確認作業を担当していた人員を減らしたり、他の部署へ移動して人件費をカットしたりできるのです。ツールの導入費以上に、従来発生していたコストを抑えられるのは、業務効率化ツールのメリットと言えるでしょう。

業務の無駄を排除して生産性が向上

業務効率化ツールを活用すれば、従業員一人ひとりの生産性が向上するメリットもあります。
単純作業などの無駄な業務が減れば、そのぶん社員は成果を出すための業務に集中でき、結果的に生産性の高い仕事ができるでしょう。また、単純作業には人為的なミスもつきものなので、修正作業などの余計な業務にかける時間も少なくなります。
他にも、業務効率化ツールは各個人の成果や貢献度を可視化できるので、より明確な基準をもとに、業務改善のしやすい環境を作り出すことも可能です。
社員が個々の仕事に集中できる余裕を生み出し、PDCAによる業務改善も手助けすることで、大幅な生産性の向上が期待できる点も、業務効率化ツールを導入する大きなメリットでしょう。

社員のワークライフバランスの向上

業務効率化ツールを導入すれば、社員の働き方に柔軟性が生まれる場合もあります。
例えば、いつでもツールを通じてコミュニケーションがとれ、クラウド経由で会社のファイルやデータにアクセスできるようになれば、従業員は場所を選ばずに働けます。
また、業務が効率化されて1日に対応可能な仕事量が増えれば、残業や労働時間を減らすことも可能です。
働き方改革やワークライフバランスという言葉が浸透してきた昨今、個々の志向に合わせて柔軟な働き方を実現できる環境は、社員のモチベーションや会社への帰属意識の向上にも繋がります。
社員のモチベーションを高く保ち、離職率の低下にも貢献できる業務効率化ツールは、会社の持続的な発展のカギを握る要因とも言えるでしょう。

業務効率化ツールの種類

ひと言で業務効率化に役立つツールといっても、その種類は多様です。業務効率化ツールは、大きく以下の8種類の役割に分類できます。

• コミュニケーションツール
• ファイル管理・共有ツール
• 作業自動化ツール（RPA）
• バックオフィス管理ツール
• マーケティング自動化ツール（MA）
• 顧客管理ツール（CRM）
• 営業支援ツール（SFA）
• タスク・プロジェクト管理ツール

こちらでは、どのツールがどのような役割を担うのか詳しく解説します。各種類のツールのなかでも数多くのサービスが提供されており、「どれを選ぶべきか？」迷われるかもしれません。
業務効率化ツールの導入を検討されている方は、事前に自社に状況や課題をよく確認しておきましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールを活用すれば、チームでの業務を円滑に進めることが可能です。私たちの生活のなかでは、SNSなどを使ったツールでのコミュニケーションが当たり前になっています。
ビジネスにおいても、チャットなどのツールを使ったコミュニケーションを採り入れることで、社内外のコミュニケーションを活発にさせることが可能です。
また、最近では、ビデオ通話ツールを活用したオンライン会議も主流となっており、非対面でのコミュニケーションはより普及しています。
感染症の流行以降の、新たなビジネス様式に対応するためにも、コミュニケーションツールの導入は欠かせないものと言えるでしょう。

ファイル管理・共有ツール

2つ目にご紹介する業務効率化に役立つツールは、ファイル管理・共有ツールです。ファイル管理・共有ツールは、従来は紙で管理していたり、個人で保管していたりした資料やファイルなどを一元管理するためのツールです。
ファイル管理・共有ツールを使えば、ファイルの保存や管理のためのコストだけでなく、紛失などのリスクも抑えられます。
さらに、一つのツールで管理することで、資料の属人化を防ぎ、誰でも共有資料や社内のノウハウにアクセスできる環境が整います。ファイルのアクセス権を管理できるツールも多いので、セキュリティの面からもより安全な管理手段です。
リモートワークでもファイルを閲覧・使用できるようになるので、管理コストの削減にとどまらず、社員の生産性向上にも役立つツールと言えます。

業務自動化ツール（RPA）

PC上で実施していた単純作業をロボットで自動化するのが、作業自動化ツールです。Robotic Process Automationの略称で、RPAとも呼ばれます。
繰り返し行っている単純作業をロボットに記憶させることで、任意のタイミングで自動的に業務を実施してくれます。データの登録や移転、Web上の情報収集などの業務において、特に効果を発揮するツールです。
その名の通り、単純な業務を自動化できるので、重要な業務に集中する環境が整って生産性が上がります。
「何も考えなくて良いくらい簡単なのに、時間だけがかかって面倒くさい」と感じる業務がある場合に、特に導入したいツールがRPAです。

バックオフィス管理ツール

バックオフィスとは、ヒト・モノ・カネといった経営資源の管理を担当する、いわば社内の裏方を担う業務のことを指します。具体的には、

• 総務
• 人事
• 経理
• 財務

などの担当部門がバックオフィスに該当します。そしてバックオフィス業務の効率化に役立つのが、バックオフィス管理ツールです。
収益に直結する部門ではありませんが、人件費や備品消耗品費などの固定費の減少に貢献する場合が多いでしょう。

マーケティング自動化ツール（MA）

マーケティング自動化ツールのMAも、業務の効率化ツールとして役立つツールの一つです。MAとは、Marketing Automationの略であり、その名の通りマーケティングに関する業務を自動化できるツールです。

MAツールの機能としては、

• 顧客の問い合わせに対する自動対応
• メールマガジンの自動配信設定

といったマーケティングに関わる単純作業を代行してくれるものから、顧客一人ひとりの行動を記録して、特定の基準を満たすとアラート通知をする分析的な機能まであります。
マーケティング自動化ツールを活用すれば、マーケティングの担当者は施策の立案や、オフライン施策の実施などの業務に集中できるでしょう。マーケティング活動を効率的に進めたいなら、MAツールを活用するのがおすすめです。

顧客管理ツール（CRM）

Customer Relationship Managementの略であるCRMは、顧客関係管理のことです。つまりCRMツールとは、顧客管理を効率化するためのツールを指します。
具体的には、顧客とのやり取りの履歴を記録したり、顧客が自社のWebサイトや製品、サービスなどを使った利用記録などを管理します。1顧客に関する詳細情報の表示から、同じ属性の顧客の一覧表示まで、顧客分析がしやすくなるのが特徴です。
また、異なる担当者が顧客にアプローチを実施する際には、顧客の課題やすでに提供した情報内容を把握すれば、効果的な提案にも繋げられます。
顧客を獲得する入り口となるMAツールと似ている機能も備えていますが、より顧客情報の管理に特化しているのがCRMツールといえます。

営業支援ツール（SFA）

営業活動の記録・管理に役立つのが、営業支援ツールです。英語のSales Force Automationの頭文字を取って、SFAツールとも呼ばれます。
商談時に話し合った課題や提案内容を記録したり、各個人の営業目標や現状実績を管理したりできるのが、SFAツールの主な機能です。
営業活動は、各個人によってアプローチの方法が違ったり、成果が出るまでの過程が分かりにくかったりという難点があります。
そこで、SFAツールを導入すれば、個々人の営業活動を可視化し、自己改善や周囲からの学びを促進させられる効果があります。営業には顧客がつきものなので、MAツールやCRMツールと組み合わせて活用すれば、より大きな効果を発揮できるツールです。

タスク・プロジェクト管理ツール

最後にご紹介するのが、タスク・プロジェクト管理ツールです。プロジェクト内で共有している目標や、発生しているタスクの入力により、担当者や期日などを可視化する目的で導入されます。
タスク・プロジェクト管理ツールの主な機能は、

• タスクの工数管理
• スケジュール管理
• 担当者割り振り
• タスク達成ログの確認

などです。特に、チームでプロジェクトを進める際に役立つツールで、スケジュールやタスクの抜け漏れや遅れが発生していないかを相互チェックできる体制がつくれます。
マネージャーがプロジェクトの進捗を管理するだけでなく、メンバー一人ひとりがプロジェクト状況を適切に把握することで、生産性の向上につながるツールです。

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おすすめの業務効率化ツール20選

ここからは、業務効率化に役立つおすすめのツールを厳選して20個紹介していきます。紹介するツールの種類と内訳は、以下の通りです。

上記のツールは、導入率や使いやすさ、機能の利便性などを総合的に評価した結果、各種類のツールのなかでも特におすすめできるものです。それでは上から順に、おすすめの業務効率化ツールを紹介していきます。

Slack

Slack（スラック）は、全世界で1,000万人以上のユーザーがおり、ビジネスコミュニケーションでよく利用されているツールです。
チャット機能だけでなく、ファイル共有や通話など、業務に必要なコミュニケーション機能を搭載しています。
各会話がスレッドごとに表示されるため、チャットが多く飛び交っていたとしても流れにくく、発言者がどの内容に対して言及しているのかがわかりやすくなっています。
また、プロジェクトやチームごとにワークスペースやチャンネルを変更できるので、使い分けることで重要な業務のみに集中できる環境も作りやすい設計です。

Chatwork

Chatwork（チャットワーク）は、Slackと同様に、チャット機能を主にしたビジネスコミュニケーションツールです。
Slackとの違いは、会話の中で発生した業務を、タスク化できることです。必要に応じて、担当者や期日も自由に設定できるため、タスク管理も同時にできるツールといえます。
また、ID検索などで簡単に連絡先を共有できるので、社外とのコミュニケーションも迅速になります。

Zoom

Zoom（ズーム）は、ビデオ会議で使われることの多いツールです。
スマートフォンやパソコンなどのデバイスから、いつでもどこでもビデオ通話ができるので、非対面でも顔を合わせた会議を実施できます。
画面に資料を映しながら話せる画面共有機能や、会議の議事録を自由に書き込むホワイトボード機能など、会議をより円滑に進められる機能が備わっています。
また、一方向でビデオの配信を行えるウェビナー機能も便利な機能の一つです。対面で実施していたセミナーの参加者を増やすためにも、Zoomを活用すると良いでしょう。

Google Drive（Google Workspace）

Googleの提供するファイル管理・共有ツールが、Google Drive（グーグルドライブ）です。ドキュメントやスライドなどの機能と合わせて、Google Workplaceとも呼ばれます。
Googleのアカウントさえあれば、自由にファイルを保存したり使用したりできるので、ファイルの共有も簡単です。特定のドメインのみでのファイル共有や、一部ファイルの共有権限の付与なども簡単なので、社内外のファイル管理もしやすくなっています。URLさえ共有すれば、ファイルの同時編集なども可能です。

• Google ドキュメント：テキスト編集ソフト
• Google スプレッドシート：表計算ソフト
• Google スライド：スライド作成ソフト

などと組み合わせて利用すれば、ファイルの保存から編集、管理まで、すべてクラウド上で実行できます。

Evernote

Evernote（エバーノート）は、様々な情報を書き込んで保存しておくメモアプリケーションです。ドキュメントに情報を書き込んでいくことで、チームで共有した情報やメッセージなどを記録・管理できます。
画像や動画、PDFファイルも保存可能で、やりとりやノウハウの記録に有用なツールです。また、Webページを記録しておくこともでき、役に立つ情報やデータなどを管理・共有するのにも役立ちます。
GmailやSlackなどとも連携可能で、重要なメッセージやマニュアル化したい情報をコミュニケーションツールから引用して保存できるのも、便利な機能のひとつです。

Dropbox

Dropbox（ドロップボックス）は、インターネット上でファイルの管理や共有ができるツールです。世界で5億人以上のユーザーがおり、クラウド上でファイルを管理するサービスの先駆けとも言えるでしょう。
Dropboxには、インターネットに接続していればどこからでもファイルにアクセスできるだけでなく、オフライン環境でもファイルを利用できるメリットがあります。
Google DriveではGoogle以外のファイル形式ではエラーが起こる可能性もありますが、DropboxはAppleやMicrosoftなど、どの種類のファイルにも対応可能なことが特徴です。

WinActor

WinActor（ウィンアクター）は、NTTデータが開発した、国内製のRPAツールです。国内製のRPAツールとしてはシェアNo.1を誇り、業界でも評判のツールです。
プログラミング知識がなくても設定できるわかりやすい操作性が特徴で、業務自動化の処理を直観的に作成できます。ExcelやWordなどのソフトウェアにも対応しているため、汎用性が高い点も魅力です。

RoboTANGO

RPAツールのなかでは、RoboTANGO（ロボタンゴ）もおすすめです。
RoboTANGOなら、画面上で処理している業務を録画して、簡単にロボット（コマンド）を作成できます。専門知識がなくても、感覚的に自動化できるでしょう。
また、RoboTANGOは、他社のRPAツールと比較して、低価格で利用できます。料金が月額制なので、上手く活用できない場合に解約しやすいのも嬉しいポイントです。

freee

freee（フリー）は、法人会計や人事労務に対応するバックオフィス管理ツールです。
複数のデバイスからアクセスできるうえ、電子帳簿保存法にも対応している会計システムを利用できます。
確定申告書の作成から提出までツール上で完了するので、非常に便利です。
また、人事労務システムを使えば、勤怠の管理や給与の支払いなどの業務も管理しやすくなります。

SmartHR

人事労務ソフトウェアでおすすめのツールが、SmartHR（スマートエイチアール）です。
入社手続きから、人事評価、給与の支払い管理、年末調整まで、あらゆる人事労務関連業務をツール上で完了できます。データを集めて蓄積し、分析レポートを自動表示してくれる点もメリットと言えます。

CloudSign

CloudSign（クラウドサイン）は、契約書をデジタル上で締結・管理できるツールです。
電子印鑑を活用して契約書を締結することで、ペーパーレスでの契約書管理を実現し、契約を交わす際のプロセスも削減されます。
過去の契約書の検索や参照も可能で、契約更新のタイミングで通知を送信してくれるアラート機能もあり、管理部門の業務を大幅に効率化できます。

Marketing Cloud Account Engagement （旧Pardot）

業務支援システムを数多く提供しているSalesforceが提供するMAツールが、Marketing Cloud Account Engagementです。従来は、Pardotというサービス名で提供されていました。

• 顧客に自動的にアクションを起こさせるページアクションや完了アクションの設定
• 行動ログの記録とスコアリング
• 自動メール配信

などの機能があります。また、Account Engagementの特徴は、なんといっても連携できるツールの多さです。
Salesforceが提供している数多くのツールと連携すると、Account Engagementの1機能であるかのようにストレス無く利用できます。

SATORI

1000社以上の導入実績を誇るSATORI（サトリ）も、おすすめのMAツールの一つです。
SATORIの特徴は、見込み顧客の獲得に強いことです。匿名の顧客もトラッキングし、最適なアプローチのタイミングを通知してくれます。
特定のセグメントに対してリターゲティング広告を配信したり、Web上のコンテンツをパーソナライズ化して勧めたりと、個人に寄り添った施策を実施できるでしょう。

Sansan

Sansanは、名刺管理ツールとして有名なサービスです。芸能人を起用したテレビCMをご覧になったことがある方も多いのではないでしょうか。
名刺管理の機能だけでなく、顧客管理に必要な機能も多く兼ね備えており、CRMツールとしても十分に活用できます。

kintone

サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリケーションのkintoneも、CRMツールとして活用できます。
kintoneは、データを一画面に集約して表示可能で、顧客関係もわかりやすく可視化できます。
また、CRMツールに加えて、必要に応じた様々なほかのアプリケーションも導入できる点で、ツールとしての汎用性も高いと言えます。

Sales Cloud

MAツールでもSalesforceの製品をおすすめしましたが、SFAツールのSales Cloudも外せません。もともと、SalesforceはSFAやCRM領域に注力していることもあり、国内外で高いシェアを獲得している製品です。
長年業界にいるからこそのノウハウをもとにした開発により、ユーザーの求める機能が数多く実装されています。
また、顧客の声に基づいた製品アップデートや、専用ストア（AppExchange）で購入できるアプリ連携による多機能化など、ニーズに合わせてツールを変えていける点も、Sales Cloudをおすすめする理由です。

Senses

Senses（センシーズ）は、営業が使いやすいSFAをモットーに開発されたツールです。
営業に関するデータだけでなく、顧客や案件管理もしやすい設計になっています。外部サービスとの連携や、既存の企業データベースを活かした営業活動も可能になります。

Asana

タスク・スケジュール管理ツールとしておすすめするのは、世界195か国のユーザーに利用されるAsana（アサナ）です。タスクの設定や割り当てを1か所で行えるため、効率的にタスクやスケジュールを整理できます。
また、チームの進捗状況をリアルタイムで共有でき、モチベーションの維持にもつながりやすい設計になっています。

Trello

Trelloは、カード形式でタスクを管理できるツールです。プロジェクトごとのボードに作成したタスクカードをリスト表示することで、スケジュールを管理できます。
テーブルビューやマップビューなど見やすさにこだわった機能があるほか、チームで使用している各種アプリケーションとも連携できる点が特徴です。

Backlog

様々な職種に互換性のあるタスク・プロジェクト管理ツールがBacklog（バックログ）です。
プロジェクト計画を可視化できるガントチャートはもちろんのこと、メンバー間でのコメントやメールの自動通知によって、プロジェクトの円滑な進行をサポートしてくれます。
各作業計画をガントチャートで可視化できるので、感覚的にも進捗がわかりやすいツールです。

業務効率化ツールの選び方

ここまでおすすめのツール20選を紹介してきましたが、どれを選んでも業務を効率化できるというわけではありません。正しくツールを選択して、はじめて業務効率化につながるのです。
そこでここからは、業務効率化ツールを選ぶ上でのポイントを3つ解説いたします。

誰でも簡単に使いやすいツールを選ぶ

業務効率化ツールをもっとも活用するのは、日々の業務をこなしている従業員たちです。いくら経営層にとって理想的なツールでも、社員が使いこなせなければツールを導入する意味がありません。
複雑なプログラミングが必要なく、視覚的にもわかりやすく操作できるツールの導入を心がけましょう。

社内組織の課題を解決できるか検討する

社内組織の課題を解決する用途でなければ、業務効率化ツールの効果は微々たるものです。
例えば、営業組織の業務効率化が課題であるにもかかわらず、SFAやCRMではなく、バックオフィス管理ツールやRPAを導入しても、大きな効果は得られないでしょう。
業務効率化ツールを導入する前には、まず社内で本当に解決すべき課題を洗い出すべきです。その上で、各ツールの特徴と照らし合わせて、課題を解決できるもので業務効率化に取り組むことをおすすめします。

既存のツールや仕組みとの連携を考慮する

自社システムやすでに利用しているツールがある場合、連携できるかどうかは非常に重要なポイントです。各ツールの連携により、さらに業務を効率化できます。

• コミュニケーションツールとタスク管理ツール
• SFAツールとCRMツール

などは、連携することで特に効果を高められます。
また、社内でルールや業務プロセスが確立されている場合は、なるべく既存の仕組みを崩さずに効率化ツールを導入できると良いでしょう。既存の仕組み自体が根本的な業務課題でない以上は、大きな変更なく導入できるツールがおすすめです。

まとめ | ツールを活用して効率的に業務を進めよう

業務効率化ツールの導入は、コストを削減するだけでなく、個々人の生産性をあげることにもつながります。今回ご紹介した8種類のなかから自社の課題を解決できるツールを選び、より良いサービスをご検討ください。

既存ツールでは解決できない課題なら自社ツール開発も検討しよう

本記事でご紹介してきた既存のツールでは、自社の課題を解決できないと感じた方もいらっしゃるかもしれません。
たしかに既存のツールは、一般的に生じやすい課題を解決するためのツールであり、企業特有の業務課題を解決できない可能性もあります。
また、すでに自社独自のシステムがある場合には、既存システムとの連携が難しいこともあるでしょう。既存ツールで業務効率化できないなら、新たに自社独自のツールを開発することもおすすめです。開発費用や期間はかかりますが、長期的には業務効率化によるメリットの方が大きい可能性もあります。

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