社内コミュニケーションとは?意見交換を活性化する3つの方法を解説

2024.05.09
ラボ型・オフショア開発
Wakka Inc. メディア編集部
社内コミュニケーションとは?意見交換を活性化する3つの方法を解説
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こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。

社内・社外を問わず、ビジネスの場にコミュニケーションは欠かせません。
コミュニケーションが活発でないと、社内の風通しが悪くなり、仕事を進めて行く上で支障が出てしまいます。

特にプロジェクトや会議を円滑に進めるには、コミュニケーションの活性化がカギです。
しかし、コミュニケーションが活性化せずに悩むプロジェクトマネジャーなどの管理職の方も多いのではないでしょうか。

本記事では社内コミュニケーションが重要な理由や、社内コミュニケーションを増やす方法などについて解説します。
社内コミュニケーションを活性化させたい方は、ぜひ最後までご覧ください。

目次

社内コミュニケーションが重要な理由

社内コミュニケーションはサービスプロフィットチェーン(SPC)を達成するために重要です。

SPCとは、1994年にハーバード大学のヘスケット教授が提案したモデルです。
従業員を大切にするとサービス品質が向上し、顧客満足度が上昇、さらなる事業成長につながる一連のサイクルを表しています。

活発なコミュニケーションは、社内の人間関係が良好になったり、プロジェクトの進行がよりスムーズになったりとプラスに作用します。
結果として、より良い品質やサービスにつながっていくのです。

つまり、社内コミュニケーションは、より良い品質やサービスの提供を可能にし、顧客満足度を高め、事業が成長するという好循環に働きかけてくれます。

コミュニケーション能力を構成する4つの要素

コミュニケーション能力を構成するのは以下の4つの要素です。

  • 言語で伝える能力
  • 言語で聴く能力
  • 非言語で伝える能力
  • 非言語で読み取る能力

コミュニケーションというと、会話する風景を思い浮かべますが、言葉以外のコミュニケーション要素も存在します。
それぞれの能力について解説します。

言語で伝える能力

言葉で伝える能力は、自分の考えていることを言語で相手に分かりやすく伝える力です。

ビジネスシーンでは言語で伝える能力があらゆる場面で必要とされます。
コミュニケーションにおいて、考えていることを相手に伝えるのはもっとも基本的な能力といえます。

いくら良いアイデアを持っていても、言語で伝える能力が低ければ相手にアイデアがうまく伝わりません。
「仕事ができる」と評価される人の多くは、言語で伝える能力も高い傾向にあります。

また、言語で伝えるために、自分の考えを整理するのは自分の考えを客観的に見直す機会にもなります。

言語で聴く能力

言語で聴く能力は、相手の意図を汲み取る際に必要です。

会話は言葉のキャッチボールで成り立ちます。
一方的に話すのではなく、相手の言葉を聴くことが大切です。

チームで仕事をしている場合は、より良い意見を出す場面が多くあります。
相手の話したことを理解して、より良い方向に導くには聴く力は欠かせません。

非言語で伝える能力

非言語とは身体表現や声のトーンなどです。非言語で伝える能力は雰囲気づくりに重要です。

コミュニケーションをとる際、相手は非言語コミュニケーションで様子をくみ取ります。
例えば、声のトーンや身体表現では、好意や話しやすい雰囲気を伝えられます。

ぶっきらぼうで声のトーンが低いと、会話は弾まないため注意が必要です。
元気さや陽気さを表すには、大きな身振りや声のトーンを高くするのが必要です

非言語で読み取る能力

表情や身体表現を読み取ることで、相手の体調や様子に気づけます。
人の気分や体調は、日によって変わります。

相手の細かな変化に気づくには、非言語を受け入れる能力は大切です。
相手の会話のトーンに合わせて相槌を打つことは、話しを聴いていることを伝えます。

自分の話しを聞いてもらえていると思うため、信頼関係の構築に役立ちます。

コミュニケーションを増やす4つのメリット

会議や職場内の社内コミュニケーションを増やすことは、企業の生産性に大きな効果をもたらします。
代表的なメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

  • 信頼関係の構築
  • 仕事の生産性の向上
  • 定着率の向上
  • 企業価値の向上

順番に解説します。

信頼関係の構築

社内の信頼関係の構築に、コミュニケーションは欠かせません。
社内では、年齢や性別の違いからさまざまな価値観が混在しています。

コミュニケーションを増やすことで、他者を理解する気持ちが働きます。
他者理解が進むことにより、信頼関係の構築が進んでいくでしょう。

仕事の生産性の向上

コミュニケーションは、仕事の生産性の向上にもつながります。
仕事をしていく上で、他者との協働は欠かせません。

協働していくためには、お互いに意見交換を進めて行く必要があります。
コミュニケーションを増やすことで、意見交換がスムーズになり、作業効率が高まります。

定着率の向上

仕事の定着率の向上にも、コミュニケーションは欠かせません。
コミュニケーションを増やすことは、風通しの良い職場環境づくりを促進します。

風通しを良くすると、上司・同僚・部下関係なく、意見交換をしやすい環境がつくれます。
その結果孤立する人材を減らして、仕事の満足率を向上させることが可能です。

離職につながる孤立感をへらすことで、長く働きたい環境を整えることにつながります。

企業価値の向上

一見関係がないように見える、企業価値の向上にもコミュニケーションは役立ちます。
現在、インターネットでは働いている人の口コミを投稿するサイトが存在します。

転職者や新卒に向けたサイトで投稿されている多くの口コミは、現職者です。
社内コミュニケーションを増やすことで、現職者の働きがいややりがいを向上させます。

すると、現職者の満足度が向上し、企業の良い口コミが広まっていきます。
口コミの評価が良くなることで、他者から見た企業価値を上げることが可能です。

企業の良い評判を広めていくためにも、コミュニケーションは欠かせません。

社内コミュニケーション不足を引き起こす要因と対策 

コミュニケーション不足になる企業には、複数の要因が存在します。
代表的な原因と対策を理解することで、経営層と社員のコミュニケーションを増やせます。

本章では代表的な3つの要因と対策について解説します。

意見を交換する場がない

各部署・各世代と意見交換をする場がないことは大きな要因の1つです。
コロナ禍により、対面や大人数でのコミュニケーションの場が減少しました。

現在は再び以前の職場環境に戻りつつありますが、職場事情などでコロナ禍の習慣が残っている場合があります。
意見を交換する場がないと、コミュニケーションの減少は免れません。 

対策としては、交流ができる環境設定が大切です。
対面でのコミュニケーションを増やしたい場合には、フリースペースや交流スペースの設置が必要です。

自由に話し合える場を作ることで、お互いのコミュニケーションが活性化していくでしょう。

部門ごとに孤立している

部門ごとの事業が多く、各事業が孤立している企業や部署内の縦割り意識が強い組織は注意が必要です。
部門間での報告・相談が少ないと、部門を超えた連携がとりにくくなります。

部門間の連携がとれていない状態では、社内の情報共有が滞ってしまいます。
結果として、サービス内容の低下やニーズから外れた商品開発などにつながりかねません。

対策として、各部門を超えた事業の設定や交流の場を設けましょう。
後述するフリーアドレスなど、席や人間関係を固定化させない場の設定も有効です。

部門を超えたコミュニケーションの場を設定する際は、オンラインも活用し、各部門内の全社員が参加できる環境にすることも大切です。

対面コミュニケーションの減少

対面コミュニケーションの減少も、コミュニケーション不足を引き起こす要因です。
多くの企業では、リモートワークが導入されています。

オフィスの場所が多様化する中、対面をする機会が減少しています。
相手の仕事をしている様子が分からないため、気軽な雑談ができないのも無理はありません。

対策としては、バーチャルオフィスツールの利用がおすすめです。
働いている他者の様子が可視化されるため、コミュニケーションがしやすくなります。

会議でのコミュニケーションを活性化する3つの方法

会議でのコミュニケーションを活性化させることに、悩む経営者も多いかと思います。
具体的な手法を用いることで、会議で意見交換しやすい環境をつくれます。

本章では、会議のコミュニケーションを活性化する3つの方法について解説します。

ブレインストーミング

ブレインストーミングとは、グループや個人で意見を出し合う手法です。
新しいアイデアを生み出す際に使える手法が、ブレインストーミングです。

意見を否定し合わないことをルールに加えることで、自由に意見を出し合えます。
新商品の開発や企画会議など、複数の考えを取り入れて創造を膨らませたいときに使えます。

実施する場合は、仕切り役のファシリテーターを設置しましょう。
事前に目的を共有させ、参加者同士が何について話すのか理解しておくこともポイントです。

ディスカッション

防止策や解決策など、1つの優れた答えを出す手法がディスカッションです。
ディスカッションでは、意見を出し合いながら1つの優れた答えをだすために議論します。

実施する際には、テーマと目的、終了時間の設定は必須です。
またタイムキーパーや進行を割り振ることで、一人ひとりが会議に参加する意欲を高めます。

議論を1つにまとめるためには、意見を否定されない環境が大切です。
ルールを設定したうえで、ディスカッションを取り入れていきましょう。

ディベート

ディベートとは、あるお題に対して(賛成)と(反対)に分かれて論争をする方式です。
新入社員研修などでは、ディベートによってコミュニケーション能力を鍛えられます。

相手の意図をくみ取る能力や相手に伝わる言葉で会話する能力が鍛えられます。
あくまでも議論をする能力を鍛える観点で、研修で活用する方法がおすすめです。

社内コミュニケーションを成功させる3つのアイデア

コミュニケーションが不足している原因が分かれば、対策方法を実施できます。
具体的な環境設定をすることで、社内コミュニケーションは増加できます。

本章では3つの成功事例について解説します。

コミュニケーションツールの導入

リモートワークを推進している企業であれば、SNSやグループウェアのツールを導入をしましょう。
多様な場所の働き方が進んでいると、対面のリアルなコミュニケーションを増やすことは困難です。

難しい場合は、仕事のタスク管理、進捗状況などが分かるツールを導入しましょう。
お互いの仕事を把握できることで、仕事内容についての会話を増やせます。

フリーアドレスの導入

部門間での交流を強化したい場合は、フリーアドレスを導入しましょう。
フリーアドレスとは、席を固定せずに自分の好きな席で働く方法です。

導入すれば、固定されがちなコミュニケーションの幅を広げられます。
組織変更やプロジェクト変更をしやすい関係づくりにもつながります。

社員の意見を聞く場を設ける

経営層と社員のコミュニケーションを増やすには、意見交換の場を設けましょう。
社員にとっては、上司に対して意見交換をするのは難しい行為です。

会話を増やしたい場合には、意見を聞く場を設けることで、社員が話しやすい環境がつくれます。
具体的には、面談や意見BOXの設置が挙げられます。

社員の声を聞く姿勢を見せることで、不平不満を溜めにくい環境にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションを増やして、風通しを良くしよう

社内コミュニケーションを増やせば、企業にとって多くのメリットがあります。
従業員の満足度を高めて、仕事の生産性や企業価値を向上させます。

コミュニケーションを増やすために、有効な方法は多く存在します。
会話を増やしたい場面に応じた、方法を活用していきましょう。

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