業務効率化ツールおすすめ28選｜種類や選び方まで徹底解説

こんにちは。Wakka Inc.のWebディレクターの安藤です。
働き方が多様に変化しており、労働者の数も徐々に減少している昨今、いかに業務を効率化できるかは非常に重要な企業課題となっています。そのような状況のなか、さまざまなデジタルツールを導入することは、業務効率化のための有効な手段の1つです。
このページをお読みになっている方のなかにも、業務効率化ツールで会社の生産性を上げたいと思っている方もいらっしゃるでしょう。
今回は、10種類ある業務効率化ツールのなかから、各種類のおすすめツールを厳選してご紹介します。ご紹介したツールの導入により、自社業務の効率化やコスト削減につながれば幸いです。

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業務効率化ツールが注目を浴びている背景

業務効率化ツールが注目を浴びている背景として、業務の効率化が求められている現状と、業務に関する無駄や見落としを防ぐ手段としてツールが活用できることが挙げられます。

業務の属人化や不透明性を抑えることで、一人ひとりの生産性を向上させることにもつながります。
具体的に言えば、業務効率化ツールが注目を浴びている背景は、以下の3つです。

• 管理費や人件費などのコスト削減
• 無駄の排除による生産性の向上
• 社員のワークライフバランスの向上

管理費や人件費などのコスト削減

経営をスリム化するためには、コストの削減は必要不可欠です。特に、毎月固定で発生する管理費や人件費は、経営上の支出のなかでも大きな割合を占めます。
業務効率化ツールを活用すれば、不要な業務が減るため、その管理に使用していた費用や担当していた人材を削ることが可能です。例えば、ペーパーレス化を実現できるツールを導入すれば、次のコストが削減できます。

• 社内での印刷代
• 書類の輸送費
• ファイルを保管する管理場所のレンタル料

また、人為的なチェックが必要なくなれば、確認作業を担当していた人員を減らしたり、他の部署へ移動して人件費をカットしたりできるのです。ツールの導入費以上に、従来発生していたコストを抑えられるのは、業務効率化ツールが必要とされる理由と言えるでしょう。

業務の無駄を排除して生産性が向上

業務効率化ツールを活用すれば、従業員一人ひとりの生産性が向上することも、注目される理由の一つです。
単純作業などの無駄な業務が減れば、そのぶん社員は成果を出すための業務に集中でき、結果的に生産性の高い仕事ができます。また、単純作業には人為的なミスもつきものなので、修正作業などの余計な業務にかける時間も少なくなります。
他にも、業務効率化ツールは各個人の成果や貢献度を可視化できるので、より明確な基準をもとに、業務改善のしやすい環境を作り出すことも可能です。
社員が個々の仕事に集中できる余裕を生み出し、PDCAによる業務改善も手助けすることで、大幅な生産性の向上が期待できる点も、業務効率化ツールが求められている理由です。

社員のワークライフバランスの向上

業務効率化ツールを導入すれば、社員の働き方に柔軟性が生まれる場合もあります。
例えば、いつでもツールを通じてコミュニケーションがとれ、クラウド経由で会社のファイルやデータにアクセスできるようになれば、従業員は場所を選ばずに働けます。
また、業務が効率化されて1日に対応可能な仕事量が増えれば、残業や労働時間を減らすことも可能です。
働き方改革やワークライフバランスの言葉が浸透してきた昨今、個々の志向に合わせて柔軟な働き方を実現できる環境は、社員のモチベーションや会社への帰属意識の向上にもつながります。
社員のモチベーションを高く保ち、離職率の低下にも貢献できる業務効率化ツールは、会社の持続的な発展のカギを握る要因とも言えるでしょう。

おすすめの業務効率化ツール28選

ここからは、業務効率化に役立つおすすめのツールを厳選して28個紹介していきます。紹介するツールの種類と内訳は、以下の通りです。

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上記のツールは、導入率や使いやすさ、機能の利便性などを総合的に評価した結果、各種類のツールのなかでも特におすすめできるものです。それでは上から順に、おすすめの業務効率化ツールを紹介していきます。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールを活用すれば、チームでの業務を円滑に進めることが可能です。私たちの生活のなかでは、SNSなどを使ったツールでのコミュニケーションが当たり前になっています。
ビジネスにおいても、チャットなどのツールを使ったコミュニケーションを採り入れることで、社内外のコミュニケーションを活発にさせることが可能です。
また、最近では、ビデオ通話ツールを活用したオンライン会議も主流となっており、非対面でのコミュニケーションはより普及しています。
新たなビジネス様式に対応するためにも、コミュニケーションツールの導入は欠かせないものと言えるでしょう。

Slack

Slack（スラック）は、全世界で1,000万人以上のユーザーがおり、ビジネスコミュニケーションでよく利用されているツールです。
チャット機能だけでなく、ファイル共有や通話など、業務に必要なコミュニケーション機能を搭載しています。
各会話がスレッドごとに表示されるため、チャットが多く飛び交っていたとしても流れにくく、発言者がどの内容に対して言及しているのかが分かりやすくなっています。
また、プロジェクトやチームごとにワークスペースやチャンネルを変更できるので、使い分けることで重要な業務のみに集中できる環境も作りやすい設計です。

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Chatwork

Chatwork（チャットワーク）は、Slackと同様に、チャット機能を主にしたビジネスコミュニケーションツールです。
Slackとの違いは、会話のなかで発生した業務を、タスク化できることです。必要に応じて、担当者や期日も自由に設定できるため、タスク管理も同時にできるツールと言えます。
また、ID検索などで簡単に連絡先を共有できるので、社外とのコミュニケーションも迅速になります。

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Zoom

Zoom（ズーム）は、ビデオ会議で使われることの多いツールです。
スマートフォンやパソコンなどのデバイスから、いつでもどこでもビデオ通話ができるので、非対面でも顔を合わせた会議を実施できます。
画面に資料を映しながら話せる画面共有機能や、会議の議事録を自由に書き込むホワイトボード機能など、会議をより円滑に進められる機能が備わっています。
また、一方向でビデオの配信を行えるウェビナー機能も便利な機能の一つです。対面で実施していたセミナーの参加者を増やすためにも、Zoomを活用すると良いでしょう。

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ファイル管理・共有ツール

2つ目にご紹介する業務効率化に役立つツールは、ファイル管理・共有ツールです。ファイル管理・共有ツールは、従来は紙で管理していたり、個人で保管していたりした資料やファイルなどを一元管理するためのツールです。
ファイル管理・共有ツールを使えば、ファイルの保存や管理のためのコストだけでなく、紛失などのリスクも抑えられます。
さらに、一つのツールで管理することで、資料の属人化を防ぎ、誰でも共有資料や社内のノウハウにアクセスできる環境が整います。ファイルのアクセス権を管理できるツールも多いので、セキュリティの面からもより安全な管理手段です。
リモートワークでもファイルを閲覧・使用できるようになるので、管理コストの削減にとどまらず、社員の生産性向上にも役立つツールと言えます。

Google Drive（Google Workspace）

Googleの提供するファイル管理・共有ツールが、Google Drive（グーグルドライブ）です。
Googleのアカウントさえあれば、自由にファイルを保存したり使用したりできるので、ファイルの共有も簡単です。特定のドメインのみでのファイル共有や、一部ファイルの共有権限の付与なども簡単なので、社内外のファイル管理もしやすくなっています。URLさえ共有すれば、ファイルの同時編集なども可能です。

• Google ドキュメント：テキスト編集ソフト
• Google スプレッドシート：表計算ソフト
• Google スライド：スライド作成ソフト

これらを組み合わせて利用すれば、ファイルの保存から編集、管理まで、すべてクラウド上で実行できます。

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Evernote

Evernote（エバーノート）は、さまざまな情報を書き込んで保存しておくメモアプリケーションです。ドキュメントに情報を書き込んでいくことで、チームで共有した情報やメッセージなどを記録・管理できます。
画像や動画、PDFファイルも保存可能で、やりとりやノウハウの記録に有用なツールです。また、Webページを記録しておくこともでき、役に立つ情報やデータなどを管理・共有するのにも役立ちます。
GmailやSlackなどとも連携可能で、重要なメッセージやマニュアル化したい情報をコミュニケーションツールから引用して保存できるのも、便利な機能のひとつです。

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Dropbox

Dropbox（ドロップボックス）は、インターネット上でファイルの管理や共有ができるツールです。世界で5億人以上のユーザーがおり、クラウド上でファイルを管理するサービスの先駆けとも言えるでしょう。
Dropboxには、インターネットに接続していればどこからでもファイルにアクセスできるだけでなく、オフライン環境でもファイルを利用できるメリットがあります。
Google DriveではGoogle以外のファイル形式ではエラーが起こる可能性もありますが、DropboxはAppleやMicrosoftなど、どの種類のファイルにも対応可能なことが特徴です。

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作業自動化ツール（RPA）

PC上で実施していた単純作業をロボットで自動化するのが、作業自動化ツールです。Robotic Process Automationの略称で、RPAとも呼ばれます。
繰り返し行っている単純作業をロボットに記憶させることで、任意のタイミングで自動的に業務を実施してくれます。データの登録や移転、Web上の情報収集などの業務において、特に効果を発揮するツールです。
その名の通り、単純な業務を自動化できるので、重要な業務に集中する環境が整って生産性が上がります。
「何も考えなくて良いくらい簡単なのに、時間だけがかかって面倒くさい」と感じる業務がある場合に、特に導入したいツールがRPAです。

WinActor

WinActor（ウィンアクター）は、NTTデータが開発した、国内製のRPAツールです。国内製のRPAツールとしてはシェアNo.1を誇り、業界でも評判のツールです。
プログラミング知識がなくても設定できる分かりやすい操作性が特徴で、業務自動化の処理を直観的に作成できます。ExcelやWordなどのソフトウェアにも対応しているため、汎用性が高い点も魅力です。

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RoboTANGO

RPAツールのなかでは、RoboTANGO（ロボタンゴ）もおすすめです。
RoboTANGOなら、画面上で処理している業務を録画して、簡単にロボット（コマンド）を作成できます。専門知識がなくても、感覚的に自動化できるでしょう。
また、RoboTANGOは、他社のRPAツールと比較して、低価格で利用できます。料金が月額制なので、上手く活用できない場合に解約しやすいのも嬉しいポイントです。

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バックオフィス管理ツール

バックオフィスとは、ヒト・モノ・カネといった経営資源の管理を担当する、いわば社内の裏方を担う業務のことを指します。具体的には、次の担当部門がバックオフィスに該当します。

• 総務
• 人事
• 経理
• 財務

バックオフィス業務の効率化に役立つのが、バックオフィス管理ツールです。
収益に直結する部門ではありませんが、人件費や備品消耗品費などの固定費の減少に貢献する場合が多いでしょう。

freee

freee（フリー）は、法人会計や人事労務に対応するバックオフィス管理ツールです。
複数のデバイスからアクセスできるうえ、電子帳簿保存法にも対応している会計システムを利用できます。
確定申告書の作成から提出までツール上で完了するので便利です。
また、人事労務システムを使えば、勤怠の管理や給与の支払いなどの業務も管理しやすくなります。

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SmartHR

人事労務ソフトウェアでおすすめのツールが、SmartHR（スマートエイチアール）です。
入社手続きから、人事評価、給与の支払い管理、年末調整まで、あらゆる人事労務関連業務をツール上で完了できます。データを集めて蓄積し、分析リポートを自動表示してくれる点もメリットと言えます。

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CloudSign

CloudSign（クラウドサイン）は、契約書をデジタル上で締結・管理できるツールです。
電子印鑑を活用して契約書を締結することで、ペーパーレスでの契約書管理を実現し、契約を交わす際のプロセスも削減されます。
過去の契約書の検索や参照も可能で、契約更新のタイミングで通知を送信してくれるアラート機能もあり、管理部門の業務を大幅に効率化できます。

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マーケティング自動化ツール（MA）

マーケティング自動化ツールのMAも、業務の効率化ツールとして役立つツールの一つです。MAとは、Marketing Automationの略であり、その名の通りマーケティングに関する業務を自動化できるツールです。

MAツールの機能としては、次のものが挙げられます。

• 顧客の問い合わせに対する自動対応
• メールマガジンの自動配信設定

マーケティングに関わる単純作業を代行してくれるものから、顧客一人ひとりの行動を記録して、特定の基準を満たすとアラート通知をする分析的な機能まであります。
マーケティング自動化ツールを活用すれば、マーケティングの担当者は施策の立案や、オフライン施策の実施などの業務に集中できるでしょう。マーケティング活動を効率的に進めたいなら、MAツールを活用するのがおすすめです。

Marketing Cloud Account Engagement （旧Pardot）

業務支援システムを数多く提供しているSalesforceが提供するMAツールが、Marketing Cloud Account Engagementです。従来は、Pardotというサービス名で提供されていました。次に挙げる機能を有しています。

• 顧客に自動的にアクションを起こさせるページアクションや完了アクションの設定
• 行動ログの記録とスコアリング
• 自動メール配信

また、Account Engagementの特徴は、なんといっても連携できるツールの多さです。
Salesforceが提供している数多くのツールと連携すると、Account Engagementの1機能であるかのようにストレスなく利用できます。

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SATORI

1000社以上の導入実績を誇るSATORI（サトリ）も、おすすめのMAツールの一つです。
SATORIの特徴は、見込み顧客の獲得に強いことです。匿名の顧客もトラッキングし、最適なアプローチのタイミングを通知してくれます。
特定のセグメントに対してリターゲティング広告を配信したり、Web上のコンテンツをパーソナライズ化して勧めたりと、個人に寄り添った施策を実施できるでしょう。

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顧客管理ツール（CRM）

Customer Relationship Managementの略であるCRMは、顧客関係管理のことです。つまりCRMツールとは、顧客管理を効率化するためのツールを指します。
具体的には、顧客とのやり取りの履歴を記録したり、顧客が自社のWebサイトや製品、サービスなどを使った利用記録などを管理します。1顧客に関する詳細情報の表示から、同じ属性の顧客の一覧表示まで、顧客分析がしやすくなるのが特徴です。
また、異なる担当者が顧客にアプローチを実施する際には、顧客の課題やすでに提供した情報内容を把握すれば、効果的な提案にもつなげられます。
顧客を獲得する入り口となるMAツールと似ている機能も備えていますが、より顧客情報の管理に特化しているのがCRMツールと言えます。

Sansan

Sansanは、名刺管理ツールとして有名なサービスです。芸能人を起用したテレビCMをご覧になったことがある方も多いのではないでしょうか。
名刺管理の機能だけでなく、顧客管理に必要な機能も多く兼ね備えており、CRMツールとしても十分に活用できます。

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kintone

サイボウズ株式会社が提供しているビジネスアプリケーションのkintoneも、CRMツールとして活用できます。
kintoneは、データを一画面に集約して表示可能で、顧客関係も分かりやすく可視化できます。
また、CRMツールに加えて、必要に応じたさまざまなほかのアプリケーションも導入できる点で、ツールとしての汎用性も高いと言えます。

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HubSpot

HubSpotは、企業の顧客管理を中心とした包括的なビジネスプラットフォームです。
CRM機能を核として、マーケティング活動や営業プロセス、顧客サポートなど企業運営の重要な領域を一つのプラットフォーム上で統合管理できる点が特徴です。

HubSpotでは、見込み客の獲得から成約、その後の継続的な関係維持やアフターサポートまで、顧客とのすべてのタッチポイントを統一的に把握し、管理できます。
事業の成長や需要に応じて、専門性の高いMarketing Hub、Sales Hub、Service Hubなど有料機能を段階的に追加できるため、コストを抑えながら必要な機能を拡張できます。

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営業支援ツール（SFA）

営業活動の記録・管理に役立つのが、営業支援ツールです。英語のSales Force Automationの頭文字を取って、SFAツールとも呼ばれます。
商談時に話し合った課題や提案内容を記録したり、各個人の営業目標や現状実績を管理したりできるのが、SFAツールの主な機能です。
営業活動は、各個人によってアプローチの方法が違ったり、成果が出るまでの過程が分かりにくかったりという難点があります。
そこで、SFAツールを導入すれば、個々人の営業活動を可視化し、自己改善や周囲からの学びを促進させられる効果があります。営業には顧客がつきものなので、MAツールやCRMツールと組み合わせて活用すれば、より大きな効果を発揮できるツールです。

Sales Cloud

MAツールでもSalesforceの製品をおすすめしましたが、SFAツールのSales Cloudも外せません。もともと、SalesforceはSFAやCRM領域に注力していることもあり、国内外で高いシェアを獲得している製品です。
長年業界にいるからこそのノウハウをもとにした開発により、ユーザーの求める機能が数多く実装されています。
また、顧客の声に基づいた製品アップデートや、専用ストア（AppExchange）で購入できるアプリ連携による多機能化など、ニーズに合わせてツールを変えていける点も、Sales Cloudをおすすめする理由です。

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Senses

Senses（センシーズ）は、営業が使いやすいSFAをモットーに開発されたツールです。
営業に関するデータだけでなく、顧客や案件管理もしやすい設計になっています。外部サービスとの連携や、既存の企業データベースを活かした営業活動も可能になります。

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タスク・プロジェクト管理ツール

最後にご紹介するのが、タスク・プロジェクト管理ツールです。プロジェクト内で共有している目標や、発生しているタスクの入力により、担当者や期日などを可視化する目的で導入されます。
タスク・プロジェクト管理ツールの主な機能は次の通りです。

• タスクの工数管理
• スケジュール管理
• 担当者割り振り
• タスク達成ログの確認

特に、チームでプロジェクトを進める際に役立つツールで、スケジュールやタスクの抜け漏れや遅れが発生していないかを相互チェックできる体制がつくれます。
マネージャーがプロジェクトの進捗を管理するだけでなく、メンバー一人ひとりがプロジェクト状況を適切に把握することで、生産性の向上につながるツールです。

Asana

タスク・スケジュール管理ツールとしておすすめするのは、世界195か国のユーザーに利用されるAsana（アサナ）です。タスクの設定や割り当てを1か所で行えるため、効率的にタスクやスケジュールを整理できます。
また、チームの進捗状況をリアルタイムで共有でき、モチベーションの維持にもつながりやすい設計になっています。

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Trello

Trelloは、カード形式でタスクを管理できるツールです。プロジェクトごとのボードに作成したタスクカードをリスト表示することで、スケジュールを管理できます。
テーブルビューやマップビューなど見やすさにこだわった機能があるほか、チームで使用している各種アプリケーションとも連携できる点が特徴です。

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Backlog

さまざまな職種に互換性のあるタスク・プロジェクト管理ツールがBacklog（バックログ）です。
プロジェクト計画を可視化できるガントチャートはもちろんのこと、メンバー間でのコメントやメールの自動通知によって、プロジェクトの円滑な進行をサポートしてくれます。
各作業計画をガントチャートで可視化できるので、感覚的にも進捗が分かりやすいツールです。

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Notion

Notionは、アメリカのサンフランシスコに拠点を置くスタートアップ企業Notion Labsによって開発された革新的な多機能ドキュメントツールです。
従来は別々のアプリケーションで行っていたさまざまな業務を一つのプラットフォーム上で完結できる点が特徴で、「オール・イン・ワンツール」として多くの企業や個人に採用されています。

Notionの核となる機能は「ナレッジ」「タスク」「データベース」の三つの要素で構成されており、これらを組み合わせることで用途に応じた柔軟なドキュメント作成が可能です。
プロジェクト管理では進捗状況やメンバーの役割分担を視覚的に把握でき、スケジュール管理では個人やチームの予定を効率的に整理できます。

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生成AIツール

生成AIツールとは、AI技術を活用してテキスト、画像、音声、動画などの新しいコンテンツを自動的に作成するソフトウェアやサービスの総称です。
従来のAIが既存のデータを分析・分類することに重点を置いていたのに対し、生成AIは学習したパターンをもとにまったく新しい内容を創造できる点で革新的な技術と言えます。

文章作成においては、質問への回答やリポートの執筆、プログラムコードの生成など幅広い用途で活用されており、画像生成では写真のようにリアルな画像からイラスト、アート作品まで多様な視覚コンテンツを生み出せることが特徴です。
ビジネス分野では業務効率化や創作活動を支援するツールとして急速に普及しており、マーケティング資料の作成、商品説明文の執筆、デザイン案の提案など、従来は人間が行っていた創造的な作業を補助する役割を果たしています。

ChatGPT

ChatGPTは、アメリカの人工知能研究企業OpenAIが開発した対話型AIサービスです。ChatGPTは大規模言語モデルという技術を基盤としており、膨大なテキストデータから学習したパターンを活用して、人間と自然な対話を行えます。
ユーザーがテキストで質問や依頼を入力するだけで、まるで人間の専門家が答えるような自然で適切な回答を瞬時に生成できることが特徴です。
文章作成では、ビジネス文書からクリエイティブな創作まで幅広いスタイルに対応し、要約機能では長文を的確に要点整理できます。
また、多言語間の翻訳やプログラミングコードの生成においても高い精度を発揮します。

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Gemini

Geminiは、Google が開発した次世代の高性能生成AIシステムで、従来のテキスト中心のAIを発展させたマルチモーダル対応が特徴です。
Geminiは、文字情報だけでなく、画像や音声、動画、プログラムコード、数値データなど、異なる種類の情報を同時に理解し、統合的に処理できる能力を持っています。

機能面では、文章の作成や要約、情報収集といった基本的なテキスト処理から、画像生成やプログラミング支援まで幅広いタスクに対応しており、複雑な情報処理を一つのプラットフォーム上で実現します。
GeminiはGoogleの従来のAIチャットボット「Bard」の進化版として位置付けられ、GmailやGoogle ドライブ、Google 検索などのGoogleエコシステムとシームレスに連携できる設計です。

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Claude

Claudeは、自然な対話形式を通じてさまざまな知的作業をサポートする生成AIです。
特に日本語処理においては他の生成AIと比較して優れた精度を発揮することで注目されています。
従来のAIでは扱いきれなかった大容量のテキストデータも効率的に分析し、的確な要約や分析結果を提供できます。

有料版では最新の高性能モデルへのアクセスや処理速度の向上、優先的なサービス利用などの付加価値が提供されており、用途や必要性に応じて選択できることも特徴の一つです。

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スケジュール・予約管理ツール

スケジュール・予約管理ツールは、個人や組織の時間管理と予約業務を効率化する業務効率化ツールです。
紙の手帳やデジタルのカレンダーによる管理方法を進化させ、リアルタイムでの予定調整や自動化された予約受付を可能にしています。

主な機能には、カレンダーによる視覚的なスケジュール表示、空き時間の自動判別、予定確認やリマインダーの自動送信、キャンセル待ちの管理などがあります。
カレンダーによる視覚的なスケジュール表示では、月間・週間・日間の各ビューで予定を直感的に把握でき、色分けやカテゴリーごとの表示により複雑なスケジュールも整理可能です。

TimeRex

TimeRexは、ビジネスにおける日程調整の煩わしさを解消する自動化ツールです。
GoogleカレンダーやOutlook予定表といった主要なカレンダーアプリケーションとリアルタイムに相互連携することで、既存のスケジュール管理環境を活かしながら、より高度な日程調整機能を実現しています。
従来のメールや電話による時間的ロスを削減し、業務効率の向上に貢献します。

利用者のカレンダーから自動的に抽出された空き時間の候補が相手にリストアップされ、相手は自分の都合に合わせて最適な日時を選択できます。
オンライン会議が必要な場合は、ZoomやTeamsなどのWeb会議URLを自動生成して参加者に共有し、予定日が近づくとリマインドメールを自動送信することで、参加者全員が確実に会議に参加できる環境を整えます。

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Spir

Spirは「相手も、自分も、思い通りの調整を。」のコンセプトを掲げ、双方にとって最適な日程調整を提供するカレンダープラットフォームです。
Web会議が主流となった現代のビジネス環境に対応し、予定確定と同時にURLを自動生成・配布する機能も搭載されています。
また、グローバルビジネスに対応した複数タイムゾーン表示も可能です。

海外の取引先や複数拠点を持つ企業との日程調整において、時差による混乱をなくし、すべての参加者が自分の現地時間で予定を確認できる環境を提供します。
国際的なビジネス展開を行う企業でも、地理的な制約を感じることなくスムーズな日程調整が実現でき、グローバルなコミュニケーションの効率化も支援します。

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Jicoo

Jicooは、日程調整を起点とした、チームワーク全体を支援する総合ビジネスプラットフォームです。
Jicooはタスク管理や議事録作成といった関連業務まで一元管理できるため、特にチームでの協働作業において高い効果を発揮します。
プロジェクトの進行から会議の実施、フォローアップまでを一つのシステム内で完結できるため、情報の分散を防ぎ、チーム全体の生産性向上を実現します。

多様なビジネスシーンに対応できる柔軟性も大きな特徴です。
移動時間を自動計算して前後の予定との適切な間隔を確保する機能は、営業担当者や出張の多いビジネスパーソンには特に重宝されます。
また、採用面接のような1対複数人の調整や、部署を跨いだミーティングでの投票型日程調整など、複雑な人員配置が必要な場面でも効率的な解決策を提供します。

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DX進め方ガイドブック

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業務効率化の整理の仕方、進め方

業務効率化を成功させるためには、継続的な改善サイクルが不可欠です。漠然とした忙しさに振り回されないためにも、現状を客観的に把握することが必要です。
業務効率化の整理・進行は、次のステップで進めると良いでしょう。

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重要なのは計画実行後の振り返りです。
改善前後の効果を定量的に測定し、期待した効果が得られなかった場合は原因を分析して次の策を検討する、継続的なサイクルを確立することで持続的な効率化が実現できます。

業務効率化ツールの選び方

ここまでおすすめのツール28選を紹介してきましたが、どれを選んでも業務を効率化できるというわけではありません。正しくツールを選択して、はじめて業務効率化につながるのです。
そこでここからは、業務効率化ツールを選ぶ上でのポイントを3つ解説いたします。

誰でも簡単に使いやすいツールを選ぶ

業務効率化ツールをもっとも活用するのは、日々の業務をこなしている従業員たちです。いくら経営層にとって理想的なツールでも、社員が使いこなせなければツールを導入する意味がありません。
複雑なプログラミングが必要なく、視覚的にも分かりやすく操作できるツールの導入を心がけましょう。

社内組織の課題を解決できるか検討する

社内組織の課題を解決する用途でなければ、業務効率化ツールの効果は微々たるものです。
例えば、営業組織の業務効率化が課題であるにもかかわらず、SFAやCRMではなく、バックオフィス管理ツールやRPAを導入しても、大きな効果は得られません。
業務効率化ツールを導入する前には、まず社内で本当に解決すべき課題を洗い出すべきです。その上で、各ツールの特徴と照らし合わせて、課題を解決できるもので業務効率化に取り組むことをおすすめします。

既存のツールや仕組みとの連携を考慮する

自社システムやすでに利用しているツールがある場合、連携できるかどうかは非常に重要なポイントです。各ツールとの連携により、さらに業務を効率化できます。

• コミュニケーションツールとタスク管理ツール
• SFAツールとCRMツール

このような組み合わせは、連携することで特に効果を高められます。
また、社内でルールや業務プロセスが確立されている場合は、なるべく既存の仕組みを崩さずに効率化ツールを導入できると良いでしょう。既存の仕組み自体が根本的な業務課題でない以上は、大きな変更なく導入できるツールがおすすめです。

業務効率化ツールについてよくある質問

業務効率化ツールについてよくある質問とその回答を紹介します。
業務効率化ツールに取り組む前に参考にしてみてください。

まとめ | ツールを活用して効率的に業務を進めよう

業務効率化ツールの導入は、コストを削減するだけでなく、個々人の生産性を上げることにもつながります。今回ご紹介した28種類のなかから自社の課題を解決できるツールを選び、より良いサービスをご検討ください。

既存ツールでは解決できない課題なら自社ツール開発も検討しよう

本記事でご紹介してきた既存のツールでは、自社の課題を解決できないと感じた方もいらっしゃるかもしれません。
たしかに既存のツールは、一般的に生じやすい課題を解決するためのツールであり、企業特有の業務課題を解決できない可能性もあります。
また、すでに自社独自のシステムがある場合には、既存システムとの連携が難しいこともあるでしょう。既存ツールで業務効率化できないなら、新たに自社独自のツールを開発することもおすすめです。開発費用や期間はかかりますが、長期的には業務効率化によるメリットの方が大きい可能性もあります。

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