サブスク管理システムとは？機能や選び方のポイントなどを解説

こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。

近年、法人・個人を問わず、サブスクリプション（以下、サブスク）でさまざまなサービスを利用するケースは珍しくありません。
サブスクの提供は、企業にとって有益な事業です。

一方で、サブスクの登録者数が増加すると、管理の難易度が高まります。
管理が停滞し、サービスに影響がおよぶ事態になれば、顧客の離脱を招くことになりかねません。

本記事では、業務を効率化するサブスクリプション管理システム（以下、サブスク管理システム）について解説します。
サブスク管理の業務プロセスを改善する際の参考にしてください。

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サブスク管理システムとは

サブスク管理システムとは、現代ビジネスにおいて不可欠なサブスクプラットフォームを効率的に運用するための基盤です。
主に、顧客へのサービス提供と料金徴収を円滑に行うための中心的な役割を担います。

具体的には、顧客が利用するサービスに応じて、継続課金システム・定期課金システム・月額課金システムなどあらゆる形態の料金体系を一元的に管理します。
また、契約情報の管理から、自動的な請求・決済処理、さらには顧客の利用状況に応じたプラン変更やアップグレード・ダウングレードへの対応まで、サブスクリプションビジネスに必要なあらゆる機能の包括的な提供が可能です。

近年、ソフトウェアやコンテンツ配信をはじめ、さまざまな業界でサブスクリプションモデルが普及しました。
しかしその裏側では、従来の売り切り型ビジネスにはない特有で複雑な管理業務が発生します。

サブスク管理システムは、こうした煩雑な業務を自動化するために生まれました。
これにより、事業者は複雑な課金管理から解放され、顧客体験の向上とビジネス成長といった本来注力すべき業務に集中できるようになります。

サブスク管理システムでできること

企業向けのサブスク管理システムには、複雑な業務を効率化するための多彩な機能が搭載されています。
代表的な機能は以下の通りです。

• 顧客管理機能
• 契約管理機能
• 決済管理機能
• 通知・リマインダー機能
• 分析・レポート機能
• 外部連携機能・API

上記の機能を理解することで、サブスク管理システムがどのような思想で作られているかを知るヒントになります。

顧客管理機能

サブスク管理システムの顧客管理機能は、顧客ごとの契約情報・利用状況・支払い履歴などを一元的に管理できる点が特徴です。

これにより、顧客対応の迅速化・アップセルやクロスセルの機会創出・解約率の低下などが期待できます。
また、顧客に関するさまざまな情報を基に顧客分析やセグメント分けができます。

また、顧客とのコミュニケーション履歴（メール・電話・チャットなど）を記録することで、担当者間でスムーズに情報共有でき、よりパーソナライズされた顧客体験を提供できます。
顧客データの適切な管理は、サブスクリプションビジネスの成長に不可欠です。

契約管理機能

契約管理機能は、ユーザーが契約しているサービスのライフサイクル全体を把握し、最適なタイミングでアクションを促すための重要な機能です。
無料トライアル期間の終了日や、年間プランの更新日などを明確に表示することで、ユーザーが自身の契約状況を常に意識できるようサポートします。

例えば、無料トライアル期間の終了日が近づいている場合には、終了日を通知するとともに、有料プランへの移行を促すメッセージを表示します。
年間プランの場合には、更新日の数カ月前から更新に関する情報を提供し、プラン内容の見直しや解約の検討を促すなど、契約情報を正確に把握・運用するうえで欠かせない機能です。

契約管理機能により、「気づいたら自動更新されていた」という事態を防ぎ、ユーザーが意図しない課金を避けられます。
また、プランのアップグレードやダウングレードのタイミングを逃さず、常に最適なプランを利用できるようサポートすることで、ユーザー満足度向上に貢献します。

契約管理機能は、透明性の高い情報提供と適切なアクションの提案を通じて、ユーザーが主体的にサービスを利用できるよう支援するうえで有用です。

決済管理機能

サブスク管理システムの決済管理機能は、請求から入金までの資金の流れを自動化し、効率的な管理を実現するうえで役立つ機能です。

例えば、個人向けアプリであれば、クレジットカードや銀行口座と連携することで、利用しているサブスクリプションサービスへの支払いを自動で記録し、可視化します。
ユーザーは手入力の手間を省き、サブスクリプションへの正確な支出額を容易に把握できます。

これにより、無駄な契約の見直しや、効率的な予算管理が可能です。
また、未回収リスクの軽減や、請求業務の効率化に大きく貢献します。

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通知・リマインダー機能

契約更新や支払い期限の通知・リマインダー通知は、ユーザーにとって極めて重要な機能です。

無料トライアル期間の終了間近や、年間プランの更新時期が近づいていることを自動的に通知してくれるため、ユーザーは常に契約状況を把握し、適切に対応できます。 
また、新規プランの提案を自動で通知・リマインドすれば、プランの内容が現在のニーズに合わなくなっている場合や、よりお得なプランが見つかった場合に、ユーザーがプランの見直しや変更を検討できます。

このように、通知・リマインダーは、ユーザーが自身の契約状況を常に把握し、最適な選択をサポートすることで、賢い消費行動を支援するうえで不可欠な役割を果たす機能です。

分析・レポート機能

分析・レポート機能を使えば、サブスクの売上を分析し、成果を可視化する資料を作成できます。

例えば、売上をサービスの種類別・顧客セグメント別・期間別などに分類し、グラフで可視化します。
これにより、「どのサービスがもっとも売上に貢献しているか」「どの顧客層が重要か」「売上のトレンドはどうなっているか」の把握が可能です。

さらに、顧客獲得コストや解約率などのデータを組み合わせることで、各サービスの収益性を詳細に分析できます。
その結果、売上が伸び悩んでいるサービスや解約率が高いサービスを特定し、改善策を検討するための貴重な情報の入手が可能です。

これらの分析結果をレポートとして自動生成する機能があれば、経営判断の迅速化や効率的なマーケティング戦略の立案に役立ち、企業の成長に貢献できます。

外部連携機能・API

サブスク管理の自動化において、外部システムとのデータ連携機能は非常に重要な役割を果たします。

特に、銀行やクレジットカード会社といった金融機関とAPI連携すれば、収益の情報を入力・管理する手間の大幅な削減が可能です。
API連携を活用すれば、一元的な管理が可能になるため、売上の把握が容易になります。

さらに、自動化されたデータに基づいて、予算管理・分析などの機能も活用できるようになり、より効率的にサブスクを管理できます。

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サブスク管理システムの4つのメリット

サブスク管理システムを導入して得られるメリットは、以下の通りです。

• 更新管理を自動化できる
• 顧客情報を一元管理できる
• 正確なデータ運用ができる
• 管理コストを最適化できる

メリットを把握すれば、サブスク管理システムを導入した際の効果をより具体的にイメージできます。

更新管理を自動化できる

企業がサブスク管理システムを導入する最大のメリットは、顧客の更新管理を自動化できる点にあります。
従来、企業は顧客の契約状況や更新日を手動で管理する必要があり、Excelなどの表計算ソフトを用いて顧客情報を入力・更新する作業に多くの時間と労力を費やしていました。

しかし、サブスク管理ツールを導入すれば、銀行口座やクレジットカード情報と連携し、自動的に顧客の契約状況や更新日を管理できます。

例えば、顧客が契約を締結、又は解約した場合、その情報は自動的にサブスク管理システムに反映されます。
これにより、手動でExcelを更新する手間が省けるので、担当者がコア業務に集中できる環境を整えることが可能です。

また、更新日を自動で通知する機能も備わっているため、更新忘れによる機会損失を防ぎ、顧客との関係を維持・強化できます。

さらに、自動化されたデータに基づいて、顧客の利用状況を分析し、よりパーソナライズされたサービスの提供も可能です。
結果として、更新管理の自動化は、顧客満足度の向上やリテンション率の改善、収益の最大化に貢献します。

顧客情報を一元管理できる

顧客情報の一元管理も、サブスク管理システムを導入した際に得られるメリットです。
顧客データ（氏名・連絡先・契約プラン・支払い情報・利用状況など）を、システム上で統合的に管理すれば、あらゆる情報を迅速かつ正確に把握でき、顧客対応の効率化や質の向上につながります。

例えば、顧客からの問い合わせに対し、過去の購入履歴や契約内容を迅速に確認できるため、的確なサポートを提供できます。
また、顧客データを分析することで、顧客ニーズに合わせた最適なプランを提案したり、解約リスクの高い顧客を早期に特定したりするなど、適切なフォローアップも可能です。

さらに、データに基づいたマーケティング戦略の立案や、事業戦略の改善にも役立ちます。

正確なデータ運用ができる

サブスク管理システムによって正確なデータ運用を実現することは、ビジネスの成長に不可欠です。

契約状況・顧客情報・請求データなどの記録・運用を自動化すれば、手作業によるミスを減らせます。
正確なデータは、顧客分析の質を高め、より効果的なマーケティング戦略の立案に貢献します。

顧客の利用状況や解約傾向を把握することで、解約防止策を講じたり、顧客ニーズに合わせたサービス改善も可能です。

また、正確な請求データは、収益の最大化にもつながります。
請求漏れや誤請求を防ぎ、キャッシュフローを改善します。

さらに、会計システムとの連携により、経理業務の効率化も実現可能です。
適切なサブスク管理システムを選定し、初期設定を丁寧に行うことで、正確なデータ運用が可能となり、企業の収益向上や顧客満足度の向上、業務効率化に大きく貢献します。

管理コストを最適化できる

サブスク管理システムがあれば、企業は契約サービスを可視化できるうえに、管理コストの最適化を実現できます。

Excelなどによる手作業の管理は、無駄な管理コストを発生させるリスクが高いものです。
特に顧客数が多い企業であれば、管理はより煩雑になり、人件費などのコストが高騰します。

サブスク管理システムによって、顧客や契約などの管理を自動化すれば、管理の手間を大幅に削減できます。
その結果、人件費を削減できるだけでなく、従業員がコア業務に集中しやすい環境も整えることが可能です。

サブスク管理システムの2つのデメリット

サブスク管理システムは便利ですが、利用する際に知っておくべきデメリットもあります。
特に、以下のデメリットは利用開始前に確認しておくことが重要です。

• 導入・管理にコストがかかる
• 運用が定着しないリスクがある

それぞれのデメリットを把握し、対応策を事前に検討しましょう。

導入・管理にコストがかかる

企業がサブスク管理システムを導入する際、導入・管理コストは無視できないリスクの一つです。

まず、システム導入初期には、ライセンス費用・カスタマイズ費用・データ移行費用・従業員へのトレーニング費用などが発生します。
特に、既存システムとの連携が必要な場合、カスタマイズ費用は高額になる可能性があります。

次に、運用・管理コストも考慮しなければなりません。
サブスク管理システムを導入すると、安定稼働のための保守費用やアップデート費用、セキュリティ対策費用などが継続的に発生します。

また、利用状況の変化に合わせてシステムを最適化するための運用管理体制も構築しなければなりません。
専門知識を持つ人材の確保や外部委託費用などが発生する場合もあります。

さらに、サブスク管理システムは、契約数や利用状況に応じて料金が変動する場合があります。

利用状況を適切に把握し、契約プランを最適化しなければ、無駄なコストが発生しかねません。
導入効果を最大限に引き出すためには、導入前の綿密な計画と、導入後の継続的な運用管理が不可欠です。

費用対効果を十分に検討し、自社のニーズに合ったシステムを選定することが重要です。

運用が定着しないリスクがある

企業がサブスク管理システムを導入しても、運用が定着しないリスクは確かに存在します。

主な要因として、まず従業員のITリテラシー不足が挙げられます。
新しいシステムを使いこなすための知識やスキルがなければ、導入しても活用が進まず、従来のやり方に戻ってしまうケースは少なくありません。

次に、サブスク管理システムを導入する目的の不明確さも問題です。
サブスク管理システムで何を解決したいのか、どのような効果を期待するのかが曖昧なまま導入すると、システムに本当に必要な機能が備わっているか判断できず、結果的に使われなくなることがあります。

また、システム導入後のサポート体制が不十分な場合も、運用定着を妨げる要因です。
操作方法が分からなかったり、トラブルが発生したりした際に、適切なサポートを受けられないと、従業員はシステムの利用を諦めてしまいます。

最後に、既存システムとの連携不足も考えられるでしょう。
サブスク管理システムがほかのシステムと連携できず、データの移行や連携に手間がかかる場合、業務効率が低下し、利用されなくなる可能性があります。

サブスク管理システムの運用を定着させるには、従業員の教育も欠かせません。
従業員への十分な研修を行うだけでなく、導入の目的を明確化したうえで導入後のサポート体制を整え、既存システムとの連携を考慮することが重要です。

目的別のおすすめサブスク管理システム

サブスク管理システムは、その目的や機能によっていくつかのタイプに分けられます。
本章では主に企業向けに提供されているシステムの以下のタイプを紹介します。

• 請求・契約業務に特化したサブスク管理システム
• 販売管理に特化したサブスク管理システム
• 解約防止・LTV最大化に特化したサブスク管理システム

自社でサブスク管理システムを選定する際の参考にしてください。

請求・契約業務に特化したサブスク管理システム

請求・契約業務に特化したサブスク管理システムは、請求書の自動作成・送付や、複雑な契約内容の管理など、バックオフィス業務の効率化を主な目的としています。
毎月の請求業務にかかる時間やミスを削減したい企業に適したタイプです。

このタイプの代表的な製品は、以下の通りです。

販売管理に特化したサブスク管理システム

販売管理に特化したサブスク管理システムは請求管理に加えて、見積作成・案件管理・在庫管理など、販売プロセス全体をカバーする機能を持っています。
営業部門と経理部門の情報連携をスムーズにしたい企業におすすめです。

このタイプの代表的な製品は以下の通りです。

解約防止・LTV最大化に特化したサブスク管理システム

解約防止・LTV最大化に特化したサブスク管理システムは、顧客の利用状況や行動データを分析し、解約の予兆を検知したり、アップセルやクロスセルの機会を創出したりすることに特化しています。
顧客との長期的な関係構築を重視する企業に適しています。

このタイプの代表的な製品は以下の通りです。

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サブスク管理システムのツール選定、比較方法

自社に最適なサブスク管理システムを選ぶためには、いくつかの重要なポイントを比較検討する必要があります。
サブスク管理システムのツール選定・比較を行う際は、以下のポイントを意識しましょう。

• 業務に必要な機能があるか確認する
• 連携性・拡張性があるものを選ぶ
• 費用対効果に注意する
• セキュリティ性が高いものを選ぶ

それぞれのポイントについて、順番に解説します。

業務に必要な機能があるか確認する

まずは、自社が抱える課題を洗い出し、解決するためにどのような機能が必要かを明確にしましょう。
例えば、請求ミスを減らしたいのであれば請求自動化機能が、顧客データを活用したいのであれば分析機能が不可欠です。

システムの導入目的を明確にし、現状の業務フローにおける課題を詳細に分析することで、必要な機能が見えてきます。

また、不要な機能を省き、本当に必要な機能に絞り込めば、コストを抑えつつ、業務効率化を実現できます。
多機能なシステムほど高価になる傾向があるため、本当に必要な機能を見極めることが大切です。

無駄な投資を避け、費用対効果の高いシステムを選びましょう。

連携性・拡張性があるものを選ぶ

サブスク管理システムにおいて、連携性・拡張性は重要な要素です。

すでに社内で利用しているCRMや会計ソフトなどがある場合、それらとスムーズにデータ連携できるかは非常に重要なポイントです。

API連携により、顧客情報・販売データ・会計データなどをリアルタイムで共有できるため、二重入力の手間を省き、プロセスを大幅に自動化することで、業務を効率化できます。
また、異なるシステム間での情報共有を円滑にすることで、部門間の連携も強化されるので、より迅速な意思決定も可能です。

将来的に事業が拡大した際にも対応できるような、柔軟性と拡張性の高いシステムを選んでおくと、長期的な視点で見ても安心です。
ベンダーが提供するAPIのドキュメントやサポート体制も事前に確認しておきましょう。

費用対効果に注意する

サブスク管理システムを導入する際には、発生する費用に対して、得られるメリットを詳細に比較検討することが重要です。

サブスク管理システムの導入には、初期費用に加え、運用を続けるためのランニングコストが不可欠です。
単に価格の安さだけで判断するのではなく、長期的な視点での費用対効果をしっかりと考慮し、自社のビジネスモデルや業務プロセスにもっとも適したシステムを選定することが成功への鍵となります。

導入後のサポート体制や拡張性なども考慮に入れると、より最適な選択が可能です。

セキュリティ性が高いものを選ぶ

サブスク管理システムを選ぶ際、セキュリティ体制は最重要視すべき点です。
顧客の個人情報やクレジットカード情報といった機密データを扱うため、強固なセキュリティ対策が不可欠となります。

国際的なセキュリティ基準である「PCI DSS」への準拠状況を確認しましょう。
また、「ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）」認証の取得も、情報セキュリティ管理体制が整っているかの判断材料となります。

セキュリティ対策が万全なシステムを選び、安心してサブスクリプションサービスを提供しましょう。

サブスク管理システムがあれば効率的な管理が実現する

サブスク管理システムは、顧客や契約などのさまざまな情報を一元管理するだけでなく、煩雑になりがちな業務を自動化することで、管理コストを削減できます。
適切に活用すれば、無駄なコストを減らし、収益を最大化する効果が期待できます。

ただし、サブスク管理システムはメリット・デメリットを理解し、適切な観点で選定しなければ、運用が定着しません。
自社の課題や導入する目的を明確化し、最適な製品を選びましょう。

DX進め方ガイドブック

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