プロジェクト計画書の書き方｜記載項目やプロセスなどを解説
こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。
プロジェクト計画書は、新規事業や大規模なプロジェクトをスムーズに進行させるために作成するものです。
プロジェクト計画書が精密なものであるほど、プロジェクトが円滑に完了する可能性が高まります。
しかし、「プロジェクト計画書の書き方がわからない」と困っている方もいるのではないでしょうか。
実際、プロジェクト計画書は記載項目やポイントを知らなければ、うまく書けません。
本記事ではプロジェクト計画書の書き方について解説します。
初めてプロジェクト計画書を作成する方や、より作り込まれた計画書を作成したい方は、ぜひ参考にしてください。
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プロジェクト計画書はなぜ必要？
プロジェクト計画書の作成はただのルーティンではありません。
作成する必要性を理解して、初めて良質なプロジェクト計画書を作成できます。
あらためてプロジェクト計画書の定義や、作成する理由を確認しましょう。
プロジェクト計画書とは
プロジェクト計画書とは、プロジェクトが完了する、あるいはゴールを達成するまでの計画をまとめた書類です。
計画書には概要・テーマ・スケジュール・コストなど、プロジェクトを進行するうえで必要な情報がまとめられています。
プロジェクト計画書の書式は企業によって異なっており、「プロジェクト管理計画書」と呼称する場合もあります。
プロジェクトの規模によっては、冊子にまとめられるほど分厚い計画書が作成されるケースも少なくありません。
プロジェクト計画書を作成する目的
プロジェクト計画書の目的は、計画を整理・ブラッシュアップすることで、プロジェクトの成功率を向上させることです。
どのような内容のプロジェクトであれ、綿密な計画がなければスムーズに進みません。
想定以上のコストがかかったり、アクシデントで工数が増加したりするなど、プロセスが非効率化します。
そのため、プロジェクト計画書を作成し、プロセスやスケジュールなど、進行に必要な情報を明確化しておくことが重要です。
また、プロジェクト計画書はプロジェクトのゴールや目的などを従業員間で共有するうえでも役立ちます。
プロジェクト憲章や要件定義書との違い
プロジェクト計画書とよく似たものに、プロジェクト憲章や要件定義書があります。
これらは一見すると同じようなものに見えますが、実際は内容が異なるため注意しましょう。
プロジェクト憲章はプロジェクトの目的や概要をまとめた文章であり、主にステークホルダーや上長からプロジェクト実行の承認を得るために作成されます。
詳細を記載するプロジェクト計画書と異なり、プロジェクト憲章は企画書のような性質が強いものです。
要件定義書はプロダクトの開発過程や仕様などをまとめた書類です。
詳細まで具体的に記載する点ではプロジェクト計画書と同様ですが、要件定義書は顧客への説明のために作成されます。
プロジェクト計画書に書くべき9つの記載項目
プロジェクト計画書には様々な記載項目がありますが、特定の項目は必ず記載しなければなりません。
本章では、プロジェクト計画書に書くべき9つの記載項目について以下に解説します。
プロジェクトの目的・ゴール
まず記載すべき項目はプロジェクトの目的・ゴールです。
プロジェクトの目的は各プロセスを実践する意義を理解するうえで、必ず理解しなければなりません。
プロジェクトが目指す方向性を明記することにより、従業員の意識を統一し、認識のズレをなくせます。
加えて、プロジェクトのゴールの設定はQCDを明確にするうえで重要です。
QCDとはプロジェクトにおける重要な指標を意味する用語であり、以下の言葉の頭文字を取ったものです。
- Quality（プロダクト・成果物の品質）
- Cost（利益目標・費用）
- Delivery（納期・期日）
QCDを具体的に決定すれば、プロセスや工数の詳細を決めやすくなり、プロジェクトの全体像が鮮明になります。
問題提起・テーマ設定
問題提起・テーマ設定はプロジェクトを実施する背景・理由を明記する記載項目です。
プロダクトの開発に取り組む理由・創出する価値の意味など、動機や背景を明確化すれば、プロジェクトに取り組む意義をより理解してもらいやすくなります。
プロジェクトを通じて解決したい問題・テーマが設定されていれば、目的も明確になるため、意思疎通も円滑になるでしょう。
スコープ（プロジェクトの対象範囲）
スコープとは、プロジェクトが取り組むべきタスクの内容やプロダクトの定義の範囲を意味する記載項目です。
スコープを記載する際は、必要なタスクや開発に関わる組織・部署を洗い出し、構造化していきます。
プロジェクトは大規模になるほど、多くの従業員や組織が関わるうえに、構造が複雑になるものです。
あらかじめスコープを明確に記載し、対応すべきタスクや、必要な時間・リソースが具体化されていれば、プロジェクトをスムーズに進められます。
スコープを記載する際は、タスクを網羅することが重要です。
可能な限りタスクを細分化することで、プロジェクト全体の工数をより具体的に把握できます。
コスト
プロジェクトで発生し得るコストを記載することも欠かせません。
あらかじめコストを把握していなければ、プロジェクトの進行途中で予算を超過し、開発が頓挫するリスクが高まるでしょう。
プロジェクト計画書に記載すべきコストには、以下のようなものがあります。
- 人件費
- 設備費（ソフトウェアやハードウェアなど）
- 外注費
- インフラ費用
- 保守管理費
- 備品費
- その他経費
コストを見積もりができれば、プロジェクトに必要な予算を算出できます。
ただし、予算を算出する際はあまりタイトな設定にせず、ある程度バッファを持たせましょう。
バッファがあれば、コストが高騰しても予算の上振れに対応できます。
スケジュール
スケジュールは、プロジェクトの全体スケジュールを記載しましょう。
この記載項目では、マスタースケジュールはもちろん、タスクごとの期日・マイルストーン・納期を明確にします。
なお、プロジェクト計画書に記載する段階では、スケジュールの細部まで具体的に記載する必要はありません。
あくまで全体のスケジュールが把握できる程度に留めましょう。
プロジェクトの体制
プロジェクトの体制は、開発に関わる人を記載する項目です。
顧客を含めた関係者やタスクを実行する従業員など、各人員を体制図のようなわかりやすい図式で記載しましょう。
視覚的にわかりやすい書き方にすれば、プロジェクトに関わる人員を把握しやすくなります。
また、各人員の役割が明確化されるため、スムーズな連携が可能です。
品質
品質は、プロジェクトが目指すプロダクトのクオリティを記載する項目です。
品質では、以下のような内容を記載します。
- 品質分類（機能性・効率性・信頼性など）
- 品質項目（合目的性・相互運用性・正確性など）
- 品質指標（エラー回数・バグ発生頻度・平均故障時間など）
- 目標値（回数・割合など）
プロダクトの品質はただ結果を示すだけでなく、全体の工数にも影響を与える要素です。
品質の基準を決めておけば、不要なタスクを減らし、工数を最適化できます。
コミュニケーション方法
関係者同士のコミュニケーション方法も、プロジェクト計画書に記載しましょう。
利用するコミュニケーションツールや、ミーティングの頻度などを決めておけば、従業員同士の連携を円滑にできます。
プロジェクト計画書に記載する際は、連絡系統や宛先だけでなく、コミュニケーションに関するルールも記載しましょう。
議事録やメールの書式・ミーティングの出席メンバー・禁止事項など、各種ルールが明示することで、齟齬や混乱を避けられます。
リスクと対応方法
プロジェクトを進行するうえで想定されるリスクや、リスクへの対応方法も重要な記載項目です。
大規模なプロジェクトになると、リスクの発生に気づかないだけでスケジュールが遅延するリスクがあります。
プロジェクト計画書に記載する際は、想定されるリスクを具体的に書き出し、それぞれの対応方法を併記しましょう。
また、リスクの重要度に応じて優先順位をつけることで、よりスムーズな対応が可能です。
プロジェクト計画書の書き方
本章ではプロジェクト計画書の書き方を段階別に解説します。
プロジェクト計画書は、以下のような順番で作成しましょう。
- スコープを定義付ける
- ヒューマンリソースを見積もる
- スケジュールを策定する
- 予算やコストを算定する
- リスクアセスメントを行う
それぞれの段階に押さえるべきポイントがある点には留意しましょう。
1.スコープを定義づける
プロジェクト計画書を作成するうえで、まず着手しなければならないプロセスがスコープの定義づけです。
プロジェクトの範囲を決めなければ、目標やゴールを明確化できません。
また、スコープを定義づけることにより、プロジェクトに必要な人員・予算・タスク・工数などを導き出せます。
スコープを定義づける際は、まず大まかなアウトラインを設定し、そこから細分化を進めます。
タスクの洗い出しも同じ手順で行い、大きいタスクから徐々に小さいタスクに細分化していきましょう。
スコープの定義づけは、プロジェクト計画書の根幹です。
すべての記載内容に影響するプロセスなので、入念に取り組みましょう。
2.ヒューマンリソースを見積もる
次に、プロジェクトをスムーズに進行するうえで、必要なヒューマンリソースの見積もりを行います。
スコープを適切に設定できれば、各工程に必要な人数やアウトソーシングするタスクなどの把握が可能です。
後は、必要な人数に応じた人件費や、タスクをアウトソーシングする際の外注費などを算定すれば、ヒューマンリソースを見積もれます。
見積もりを行う際は、役割分担表やプロジェクト体系図などを利用する方法がおすすめです。
各タスクを網羅できるうえに、必要な人数を確認しやすくなるため、より精密な見積もりが可能です。
3.スケジュールを策定する
スケジュールを策定する際は、プロジェクトの開始時期・マイルストーン・納期などを決定し、それからマスタースケジュールを作成します。
マスタースケジュールは大枠を記載する程度に留め、より具体的なスケジュールはWBS（Work Breakdown Structure）を基にして設定しましょう。
WBSとは、「作業分解構成図」を意味する用語です。
プロジェクトに必要なタスクを細分化し、構造化することにより、全体の工程を把握しやすくします。
WBSはスコープを定義づける過程で作成するものであり、スケジュールを策定するうえで欠かせない作業です。
4.予算やコストを算定する
リソースやスケジュールを決定したら、予算やコストの算定を行います。
作業量・工数・使用するヒューマンリソースなどがわかれば、プロジェクトに必要な予算やコストの算定が可能です。
予算やコストを算定する際は、収益を念頭に置きましょう。
ビジネスである以上、最終的に利益が得られるプロジェクトでなければ意味がありません。
収益を想定するうえでも、予算やコストの正確な算定は重要です。
特に、コストを正確に把握できていれば、収益の目標を立てやすくなります。
5.リスクアセスメントを行う
リスクアセスメントとは、プロジェクトにおける危険性・有害性の特定やリスクの見積もりなどを行ったうえで、低減措置を決定するまでの一連の手順を意味します。
プロジェクトを進行するうえで、トラブルに見舞われるリスクは必ず想定しなければなりません。
対応策も含めて想定されるリスクをプロジェクト計画書に記載しておけば、トラブルが起こってもスムーズな対応が可能です。
もし、想定されるリスクがあまりに大きい場合、プロジェクト全体の修正、あるいは中断を検討する必要があります。
プロジェクト計画書作成における4つのポイント
プロジェクト計画書を作成するなら、書き方だけでなく以下のポイントを意識しましょう。
- フォーマットを作成する
- 記載的容量に合わせたレイアウトを心がける
- 定量的な説明を加える
- 情報を共有する
それぞれのポイントを身につけておけば、より高度な内容のプロジェクト計画書を作成できます。
フォーマットを作成する
プロジェクト計画書のフォーマットをあらかじめ作成しておきましょう。
フォーマットがあれば、スムーズにプロジェクト計画書を作成できるうえに、修正に手間がかかりません。
また、フォーマットを使えば、書き方を知らない従業員でも、一定以上のクオリティのプロジェクト計画書を作成できます。
記載量に合わせたレイアウトを心がける
プロジェクト計画書を作成する際は、記載量に合わせたレイアウトを心がけましょう。
記載する量に応じ、適切に情報を分配したレイアウトにすれば、読み手にもプロジェクトの概要が伝わりやすくなります。
詳細度や情報の範囲も読み手に合わせて最適化すれば、より読みやすいプロジェクト契約書を作成できます。
特に、大規模で複雑な構造のプロジェクトの場合は、いっそうレイアウトに注意しましょう。
定量的な説明を加える
プロジェクト計画書に表やグラフなどを利用して定量的な説明を加えると、より説得力が増します。
工数・コスト・予算などの記載項目は、文章のみで説明するよりも、定量的な説明をした方がわかりやすくなります。
また、図やグラフのような視覚的な情報があれば、読み手が内容を理解しやすくなるでしょう。
情報を共有する
プロジェクト計画書に関する情報は、従業員間で必ず共有しましょう。
書き方や閲覧方法はもちろん、内容の修正や更新が発生した際も情報を共有できれば、軌道修正が発生してもプロジェクトがスムーズに進行します。
また、従業員がプロジェクトの方向性を理解し、認識を一致させるうえでもプロジェクト計画書に関する情報の共有は重要です。
プロジェクトへの理解にムラがあると、作業が遅滞したり、チームとして連携できなくなったりする可能性があります。
ポイントを押さえてプロジェクト計画書の書き方をマスターしよう
プロジェクト計画書はプロジェクトが完了する、あるいはゴールを達成するまでの計画をまとめた書類であり、スムーズな進行を実現するうえで不可欠なものです。
プロジェクト計画書には、目的とゴール・スコープ・コスト・スケジュールなど、プロジェクトに関する様々な情報が記載されています。
適切な項目を記載し、まとめることでプロジェクト全体を把握しやすくなります。
ただし、より良いプロジェクト計画書を作成するには、まず書き方を知らなければなりません。
書き方に加えて、作成におけるクオリティを向上させるポイントを学べば、より高度な内容のプロジェクト計画書が作成できます。
