RPAの活用事例10選！メリット・デメリットや作成手順なども解説
こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。
RPAは手軽に導入できるうえに、さまざまな業務を自動化できるツールとして注目を集めています。
官民問わず、RPAを導入して業務効率化に成功した企業も多くあるため、実際に導入を考えている方も多いのではないでしょうか。
しかし、RPAの導入にはメリットのみならず、デメリットもあります。
とりわけRPAと相性が悪い業務を知っておかないと、実際に導入しても十分な効果を発揮しません。
本記事ではRPAについて以下のことを解説します。
- RPAの概要と役に立つ場面
- RPAの活用事例10選
- RPAのメリットとデメリット
- RPAの作成手順
RPAの概要や活用事例を知れば、導入した際のイメージを具体化できます。
ぜひ本記事をRPAの導入に参考にしてみてください。
【基礎知識】RPAとは？
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称であり、日本語では「ロボットによる業務の自動化」を意味します。
基本的にRPAは人間の業務を代行するソフトウェアですが、業務の自動化それ自体を意味する言葉として使用される場合もあります。
「業務の自動化」を実施する点においてRPAはAIと混同されがちですが、両者は異なるものです。
AIは機械学習を通じて主体的に判断して行動するように設計されたソフトウェアですが、RPAはあくまでユーザーが設定したプログラムに沿って行動します。
ただし、より高度なRPAになるとAIが搭載されたものもあり、AIが学習・分析した情報に沿って自律的に行動できます。
RPAは一定のルールに沿って複雑な業務を遂行させたり、複数のアプリケーションを横断して作業できたりするツールです。
使いこなせばさまざまな業務を自動化できるため、多くの企業で人手不足を補う手段として用いられています。
RPAが役立つ場面
RPAは主にバックオフィス業務で活用されるケースが多いですが、実はさまざまな場面で役立てられています。
RPAが役立つ場面には、以下のようなものがあります。
- 定型的な作業
- データの収集・集計
- 問い合わせ対応の自動化
- 複数のソフトウェアによる同時処理
RPAを導入する業務を把握できるので、役立てられる場面は熟知しておきましょう。
それぞれ、以下で順番で解説します。
定型的な作業
RPAが担う代表的な業務は「定型的な業務」です。
あらかじめ決まった流れで行われる事務作業やルーティンワークは、RPAが最も得意とする分野です。
例えば請求書の処理・伝票内容の転記・納品の処理など、決まった手順に沿って実施すれば完了する作業は、RPAに代行させることができます。
定型的な作業は人間でもこなせる単純なものが多いですが、作業の数が多いと従業員に負担をかけてしまいかねません。
しかし、定型的な作業をRPAで自動化できれば、負担を軽減できるだけでなく、人間より早いスピードで業務を処理するため、生産性の向上も期待できるでしょう。
データの収集・集計
膨大なデータの収集・集計をする場面においても、RPAは役立ちます。
RPAがあればユーザーから条件を提示するだけで自動的に情報を収集し、さらに設定された法則に則って集計も可能です。
膨大なデータの収集や集計は多大な時間を要するだけでなく、人的ミスを招きかねない作業ですが、RPAなら迅速かつ正確に遂行できます。
また、設定によっては集計したデータを各部署にメールを送信する作業まで自動化できるため、より効率的な業務フローを構築できます。
問い合わせ対応の自動化
RPAは問い合わせ対応にも活用できるツールです。
例えば、顧客から来る定型的なメールは、RPAを使えば人間を介さずに自動で返信できます。
もしRPAでは対応できない複雑な内容だった場合でも、オペレーターや担当者に転送させる機能を追加すれば、誤った対応をするリスクを抑えられます。
メールだけでなく、電話による問い合わせでもRPAは活用できます。
RPAなら顧客の電話番号を自動的にデータベースと参照し、担当者に提示させられるため、顧客対応がスムーズになります。
RPAは人間と違って24時間いつでも対応できるため、問い合わせ対応に導入すれば、顧客を待たせない体制の構築が可能です。
複数のソフトウェアによる同時処理
業務で複数のソフトウェアを同時に使う場合、人間が実行するとミスの温床になりやすいものです。
しかし、RPAは複数のアプリケーションを横断した作業をスムーズに同時処理できます。
基幹システム・電子メール・Webツール・アプリケーションなどを横断し、ワンストップで作業するよう設定すれば、煩雑な業務でも対応可能です。
RPAの活用事例10選
RPAは手軽に導入できるうえに、設定次第では複雑な作業もこなせるツールです。
そのため、多くの企業で導入され、さまざまな成果を挙げています。
本章では以下のような活用事例を紹介します。
- 三菱東京UFJ銀行：RPAにより2万時間分の業務を削減
- 一般財団法人建材試験センター：RPAを活用し働き方改革を推進
- 那覇市：サービスの品質向上のためRPAによる自動化を実験
- 中外製薬：RPAの導入だけでなくITリテラシー向上のための取り組みも実施
- 株式会社ウェルクス：自動化ツールによりコア業務に集中できる体制を実現
- 葛飾区：RPAやAIを用いた区民サービス向上を実践
- 三井住友銀行：RPAによる業務改革を達成
- 神奈川県庁：業務へのRPA導入を積極的に実施
- 早稲田大学：RPAを中心としたDXを推進
- NIPPON EXPRESSホールディングス株式会社：独自の取組で2種類のRPAを活用
それぞれ独自の方法でRPAを導入しているので、実際に導入する際の参考にしてみてください。
三菱東京UFJ銀行：RPAにより2万時間分の業務を削減
メガバンクである三菱東京UFJ銀行は、RPAが一般化するより前から業務の自動化を実現する手法を模索していました。
その過程で三菱東京UFJ銀行は、手作業が多い銀行業務とRPAの親和性が高い点に注目し、RPAの本格的な導入を実施しています。
三菱東京UFJ銀行による取り組みは、2万時間分の業務時間を削減するだけでなく、従業員が高度な判断を要する業務に集中しやすい環境の構築に成功しました。
参照：金融機関でのRPA導入による業務効率化｜三菱UFJフィナンシャル・グループ
一般財団法人建材試験センター：RPAを活用し働き方改革を推進
一般財団法人建材試験センターは、コロナ禍をきっかけにテレワークや電子化の導入を伴う業務体制の見直しを実践しています。
その一環で建材試験センターはRPAによる勤怠管理を実践しており、タイムカード・残業の申請・PCログの照合を自動化し、業務の効率化を達成しています。
RPAの導入を含めた施策の実行により、建材試験センターは業務の無駄を大幅に削減し、より働きやすい業務体制を実現しました。
那覇市：サービスの品質向上のためRPAによる自動化を実験
元々那覇市は膨大な業務量による残業時間の削減や煩雑な業務の簡素化を課題としていました。
そのため、那覇市は数年かけてRPAを導入を実験し、課題の解決に向けた業務体制の構築に取り組んでいます。
その結果、那覇市は職員の業務時間を削減するだけでなく、市民向けサービスの利用率が向上するなど、さまざまな成果を挙げています。
中外製薬：RPAの導入だけでなくITリテラシー向上のための取り組みも実施
中外製薬は2018年からRPAの全社展開を実施しており、数万時間の残業時間の削減を達成するなど、RPAの導入で多大な成果を挙げた企業の1つです。
中外製薬はRPAの導入に際し、各部署で競争意識が芽生えるように計画書を公開するなど、独自の試みを実践しています。
また、RPAスクエアを開発するなど、全従業員がITリテラシーが高められるコンテンツを提供しています。
株式会社ウェルクス：自動化ツールによりコア業務に集中できる体制を実現
保育士・栄養士の人材紹介を手がける株式会社ウェルクスは、RPAを活用した自動化ツールにより、コア業務に集中できる体制を実現した企業です。
元々ウェルクスは事業の根幹である求職者情報のFAX送信業務の改善に悩んでいました。
膨大な業務量のために退職者を出す事態にも陥っていたウェルクスは、RPAの導入を決意しました。
RPAの導入により、ウェルクスは少ない投資コストで業務の効率化やミスの削減に成功しています。
参照：中小企業白書｜中小企業庁
葛飾区：RPAやAIを用いた区民サービス向上を実践
葛飾区はRPAやAIの導入によって、区民サービスの向上を実践しています。
葛飾区はRPAによる業務負担の軽減を通じ、職員がより区民サービスに注力できる体制作りを実施しました。
さらにAIを活用して膨大なデータの分析や、分析に基づいた方針の提案を行い、より充実した業務支援も実現しています。
葛飾区の取り組みは現在も続いており、チャットボットや議事録の自動作成システムなどの導入を積極的に実施しています。
参照：令和２年度葛飾区区民サービス向上改革プログラムの取組状況｜葛飾区
三井住友銀行：RPAによる業務改革を達成
三井住友銀行は生産性向上・業務効率化・コストコントロールを達成するうえで、RPAの導入を実践しました。
三井住友銀行は2016年からRPAの実証実験を行っており、無駄な業務の削減や重複する業務の集約を行いつつ、業務の代替を進めていました。
RPAの導入を進めた結果、三井住友銀行は業務の効率化や作業時間の削減だけでなく、余剰人員をより付加価値の高い業務に投入するなど、優れた成果を挙げています。
神奈川県庁：業務へのRPA導入を積極的に実施
神奈川県庁も業務へのRPA導入を積極的に実施した自治体です。
神奈川県庁はRPAによる作業時間や人的ミスの削減効果に注目し、2019年度からRPAの実践環境を構築し、導入を進めてきました。
神奈川県庁は現在も取り組みを進めており、毎年多数の業務でのRPA導入に成功しています。
早稲田大学：RPAを中心としたDXを推進
早稲田大学では学内のDX化の一環として、RPAを大々的に導入しています。
早稲田大学は2017年からRPAの本格的な導入を検討しており、とりわけ支払請求や研究費の処理業務において、RPAの投入を実践していました。
導入の結果、早稲田大学は当初の予想よりもはるかに多い作業時間の削減に成功しています。
また、早稲田大学はGoogleの機械学習用ソフトウェアであるTensorFlowを導入し、AIの機械学習を通じてRPAの類推制度を90%以上向上させています。
参照：早稲田大学におけるRPAを中心としたDXの取り組み状況｜早稲田大学
NIPPON EXPRESSホールディングス株式会社：独自の取組で2種類のRPAを活用
NIPPON EXPRESSホールディングスではグループ企業の業務効率化のために、RPAの導入を実践しました。
その際、統括部門が使用する集約型ロボットと、他部署へのRPA配布を行う横展開型ロボットの2種類を用いています。
NIPPON EXPRESSホールディングスはそれぞれのロボットを使い分けながら業務を効率化しつつ、日本全国にある事業所へのRPA導入を円滑に実現しました。
NIPPON EXPRESSホールディングスは多大な成果を挙げており、トータルで70万時間以上の業務時間削減に成功しています。
参照：日通、RPA導入の推進で労働時間を72万時間削減｜NIPPON EXPRESSホールディングス
RPAのメリット4つ
多くの企業の活用事例にもあるように、RPAの導入にはさまざまな恩恵があります。
RPA導入の代表的なメリットは以下の通りです。
- 自動化による業務効率化と生産性の向上
- 手作業によるミスの削減
- 現場レベルでの運用が可能
- 人材不足に対応できる
それぞれのメリットについて順に解説するので、ぜひ確認してみてください。
自動化による業務効率化と生産性の向上
RPAの最も重要なメリットは自動化による業務の効率化と、それに伴う生産性の向上です。
RPAは定型的な作業を自動化するうえに、24時間稼働できるため、人間よりもはるかに多い業務量をこなせます。
そのため、従業員の負担を減らし、コア業務に集中しやすい環境を構築できます。
また、残業による人件費も削減できるため、事業にかかるコストを抑えたい場合にも最適です。
従業員の負担軽減や人件費の削減はコストを減らすだけでなく、余剰人員をコア業務に回す余裕を生み出します。
これにより、さらなる生産性の向上も期待できます。
手作業によるミスの削減
どれだけのベテラン従業員でも、手作業によるミスは防ぎにくいものです。
単純な作業でも時間をかけるほど人間の集中力は低下するため、予期せぬ形で重大なミスを犯す恐れがあります。
しかし、RPAはプログラムに従って自動で作業を進めるため、人間のような集中力の低下によるミスが発生しません。
そのため、より従業員がコア業務に集中しやすい環境の構築にも貢献します。
現場レベルでの運用が可能
RPAはExcelに必要なプログラムを入力したり、専用のツールを導入したりするだけで運用できるツールです。
そのため、比較的導入がしやすく現場レベルでの運用が可能です。
通常、業務にシステムやツールを導入すると、複数の部署が連携したり、業務フローの見直しが必要になったりするなど、大規模な変更が生じます。
しかし、RPAは現場の業務単位での導入も可能なため、スモールスタートで運用を開始できます。
人材不足に対応できる
少子高齢化が進む昨今において、人材不足はあらゆる企業において重大な課題となっています。
とりわけ中小企業は人材の確保に苦労しており、ルーティンワークすら回せない状況に陥っているケースは少なくありません。
しかし、RPAでルーティンワークを自動化してしまえば、少ない人材でも業務を回せるようになります。
また、出社しなければ対応できない業務をRPAに任せれば、テレワークの促進につながるため、働きやすい環境の実現も可能です。
RPAのデメリット4つ
RPAにはさまざまなメリットがある反面、無視できないデメリットがあります。
RPAを使用するうえで想定されるデメリットは以下の4つです。
- 非定型作業には対応できない
- 誤作動に気づきにくい
- 業務内容によっては費用対効果が悪い
- ブラックボックス化しやすい
デメリットを知らなければ、RPAを導入した際に発生するトラブルに対応できなくなります。
トラブルに対応するうえでも、すべてのデメリットを正確に把握しましょう。
非定型作業には対応できない
RPAは一定のルールに沿って実行される定型的な作業の自動化には向いていますが、非定型作業には対応できません。
複雑なルールで実行される作業・不定期で発生する作業・不規則に対応が変わる作業などは、RPAに不向きです。
これらのような作業にRPAを導入すると、エラーが発生する原因になります。
誤作動に気づきにくい
RPAは一度始動すると自動的に作業を続けますが、その際に間違いがあっても判断できません。
そのため、人間のように作業を中断せず、延々と作業を続けてしまいます。
万が一、ユーザーが出した指示が間違っていたり、設定されたルールが誤っていたりすると、RPAは間違った処理のまま業務を継続します。
また、RPAはシステム障害やバグなどで停止するリスクもあり、予期せぬタイミングで停止すると、業務に多大な影響が出かねません。
RPAを導入するなら、定期的にメンテナンスしたり、成果物をチェックしたりするなどして、誤作動の有無をチェックしましょう。
業務内容によっては費用対効果が悪い
業務内容によっては、RPAを導入しても思うような費用対効果が上がらない場合がある点には注意しましょう。
RPAを導入する場合、市販のツールを使用すると年間で数十万円単位でコストが発生します。
それだけでなく、RPAに任せる業務の洗い出しや使い方の研修など、さまざまな業務も追加されます。
もちろん、多大な業務を自動化するなら、RPAの導入で得られる利益の方が大きいでしょう。
しかし、発生頻度が少ない業務だとRPAを使う機会が少なくなるうえに、導入時のコストの方が高くなる恐れがあります。
そのため、RPAを導入するなら、まず十分な費用対効果があるかを確認しましょう。
ブラックボックス化しやすい
作業の自動化ができる一方で、RPAに依存する環境になると作業内容がブラックボックス化するリスクが発生します。
RPAにすべての作業を任せたままにしていると、作業内容や手順のすべてを把握する必要がなくなります。
しかしこの場合、時間が経過するにつれて一部の従業員しかRPAの作業内容や手順を把握していない状態に陥りやすくなります。
もし、担当者が変更される際に引き継ぎがされなかった場合、作業内容が把握されないままRPAが稼働し続ける事態になります。
その結果、RPAが誤作動を起こした際に対応できる従業員がいなくなり、業務の停止を招きかねません。
実際に作業する必要がなくても、RPAに任せている作業の内容や手順は適切に引き継ぎを行いましょう。
RPAの作り方
RPAはツールを購入して使用する方法もありますが、自前で作成もできます。
RPAの作り方は以下の通りです。
- 業務の洗い出しとシナリオの構築
- ノードの作成と設定
- シナリオのテスト
それぞれの手順について、詳しく解説します。
業務の洗い出しとシナリオの構築
RPAを作成する第一歩は、業務の洗い出しとシナリオの構築です。
シナリオとはRPAで自動化する作業手順を意味する用語です。
このプロセスでは、RPAに任せる業務を設定し、それぞれのフローを洗い出します。
次に業務ごとに自動化する作業の範囲を決定し、正しい作業手順をシナリオとして構築しましょう。
なお、業務の洗い出しやシナリオの構築を行う際は、スモールスタートが重要です。
初めから大規模な自動化を目指すと、準備に時間がかかるだけでなく、現場の混乱を招く恐れがあります。
RPAは業務ごとに実装できるツールなので、スモールスタートで導入したうえで徐々に導入する範囲を広げていく方法がおすすめです。
ノードの作成と設定
シナリオの構築が完了したら、ノードの作成と設定を行います。
ノードとはRPAの処理単位であり、構築したシナリオに合わせて作成・設置していきます。
ノードの作成や設定はRPAのパフォーマンスを左右する重要なプロセスです。
エラーでRPAが停止しないように、ノードは作業内容だけでなく、実施するタイミングや時間の設定も細かく行いましょう。
また、ノードに名前をつけたり、内容に関するコメントを入れたりしておくと、メンテナンスでノードを再設定する際に役立ちます。
シナリオのテスト
RPAが完成したら、シナリオに不具合がないか、実際に稼働させてテストしましょう。
RPAのテストは単体テスト・総合テスト・本番データテスト・耐久テストの4つがあります。
それぞれのテストでは、動作の不具合の有無・動作の連携・エラーやイレギュラー・付加への耐久性などが確認されます。
RPAのテストは実装する前に必ず実施しましょう。
テストをせずにRPAを導入すると、エラーやトラブルで業務が停止する恐れがあります。
事例を参考にRPAの導入を進めよう
RPAはさまざまな作業を自動化し、業務の効率化やコストの削減などの恩恵をもたらしてくれます。
そのため、RPAは多くの企業で導入されており、さまざまな業務課題の解決に貢献してきました。
しかし、RPAには不向きな業務が一定数存在します。
また、作業頻度によっては自動化しても期待した費用対効果を得られない場合があります。
実際にRPAを導入するなら、さまざまな企業の活用事例を参照し、自動化したい業務と比較して判断しましょう。
さらに業務の洗い出しやシナリオの構築を行う過程でRPAの費用対効果も確認しておくと、導入時のビジョンがより明確になります。
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