EC構築を成功に導くRFPとは？ベンダー選定のための主要項目を解説

こんにちは。Wakka Inc.のWebディレクターの安藤です。

市場ニーズの拡大やDX推進の流れからビジネスモデルの変革に取り組む企業が増え、その工程でECを導入するケースが増えています。
顧客に求められるECを構築するには、質の高いRFP作成が欠かせません。

しかし実際には、「RFPとはどのようなものか」「RFPの作り方や、必要な項目を知りたい」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。

本記事ではRFPに記載するべき項目から失敗しないコツ、作成前の確認事項まで網羅的に解説します。
質の高いRFPを作成し、自社が望むECサイトを構築したい方はぜひ本記事を参考にしてください。

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EC構築のRFPとは

RFPとはRequest for Proposalの略であり、提案依頼書を意味します。
具体的には、ベンダーにシステムの開発や導入を依頼する際に必要な提案書です。

RFPにはECに必要な要件や実現したい業務を記載したり、運用保守から予算やスケジュールに至るまで細かく記載します。
またRFPを活用してベンダーに正確な依頼を行えれば、情報の抜け漏れも防げてトラブル防止に役立ちます。
ベンダー視点で見てもRFPは重要であり、クライアントの依頼内容が実現可能かどうかの判断材料になるものです。

また、RFPがあればECサイトの要件が明確になり、開発スケジュールや必要な人員などを見積もりやすくなります。
その結果、ベンダーも必要な料金を提示しやすくなるため、予算を確定させるうえでもRFPは重要です。

EC構築にRFPが必要な3つの理由

RFPが必要な理由は、正確に依頼内容を伝えることだけでなく、以下の3つも存在します。

• 開発の要件や目的が明確になる
• 情報の抜け漏れ防止になる
• ベンダー選びの基準になる

各項目を深掘りしながら解説します。

開発の要件や目的が明確になる

システム開発を依頼する際にRFPがあれば、ベンダーも要件や目的を正確に理解でき、スムーズなやり取りが可能です。
ベンダーと要件定義をする際に、口頭だけでは要件や目的が正確に伝わらないケースがあります。

RFPにはプロジェクトの概要から実装したい機能やスケジュールまで細かく記載するため、ベンダーへ正確に情報を伝えられます。
ただし、RFPの作成自体が目的にならないように、作りたいECサイトを自社内で明確にしてベンダーへ正しく伝えましょう。

ECサイトの要件や目的が明確だと、工数や予算を見積もりやすくなり、よりスムーズな開発につながります。
加えて、無駄な機能の開発を予防しやすくなり、予算の削減も可能です。

開発の要件や目的の明確化は、EC構築を順調に進めるうえで不可欠な要素です。
この段階でプロジェクトの成否が左右される場合もあるので、入念に取り組みましょう。

情報の抜け漏れ防止になる

RFPの作成は、ベンダーに伝える情報の抜け漏れを防ぐ有効な手段です。
RFPにはベンダーが知りたい依頼情報が正確に記載されているかを確認できるため、情報の抜け漏れを把握できます。

口頭だけでは、複数のベンダーに伝える内容に差異が生じてしまう事態も珍しくありません。
RFPに依頼したい情報を漏れなく記載すれば、ベンダーに自社の意図が伝わって希望に沿った提案をもらえる可能性も高まります。 

ベンダー選びの基準になる

RFPを作成することによって、ベンダー選びの指標としての活用も可能です。
依頼する内容によってはベンダーが対応できないケースもあるため、その場合RFPが依頼先を選定する判断材料になります。

RFPがあっても、ベンダーがその内容を正確に把握・理解できていない場合、成果物の品質に影響が及ぶ可能性があります。
自社ビジネスへの理解やコミュニケーション体制、実績も考慮して選定を行い、ベンダー選びの失敗を防ぎましょう。

また、具体的な内容を記載したRFPを作成しておけば、ベンダーもよりクライアントの要望に適合した見積もりを提示しやすくなります。
ベンダーがどれだけ自社の要望に寄り添ってくれるかを確認できるので、うまく活用しましょう。

EC構築のRFPを作成するメリット

RFPを作成すればベンダーに明確な依頼が可能となるため、自社も結果的に良質な提案を受けられます。
ECの作成において、RFP作成のメリットは以下の通りです。

• 納期遅延やコスト増のリスクが減る
• 社内の方向性が明確になる

メリットを理解して、RFP作成する際の参考にしてください。

納期遅延やコスト増のリスクが減る

RFPを提示することによって、契約内容と相違が生じるトラブルを減らせます。
RFPにはスケジュールや予算も正確に記載しているため、認識のズレはほとんど生じません。

しかし口頭でのやり取りでは認識のズレが生じやすく、納期遅れや予算オーバーにつながる恐れがあります。
RFPなどの書面を通じて双方の認識をそろえ、食い違いのトラブルを防ぎましょう。

またシステム変更による遅延も考慮して、仕様変更時の対応ルールをあらかじめ決めておく方法も有効です。

社内の方向性が明確になる

RFPを社外のみならず社内でも共有することで、チームの方向性を統一できます。

RFPはいわばシステム開発の指針です。
導入・運用やその後の課題解決も見据えて作成するため、チームが目指すべき方向性とゴールの共有が可能です。

RFPによって明確になった自社の課題を共有すれば、社内の意見をまとめやすくなります。
明確になった課題をベースに考えると、自社にとって理想のECを見出せます。
また、ベンダーとの要件定義に向けて、経営層の合意を得る際もRFPの活用がおすすめです。

EC構築のRFP作成前の確認事項

EC開発をベンダーに依頼する際、事前に確認するポイントを押さえておきましょう。
事前に確認するポイントは以下の3点です。

• プロジェクトの全体像を確認
• カスタマイズの必要性を確認
• サーバー環境の確認

RFPを作成する前のポイントを確認しておけば、要件定義の際や作業を開始した後のミスや認識のズレも減らせます。

プロジェクトの全体像を確認

自社に導入したいECの記載を中心に、EC構築プロジェクトの全体像を再確認しましょう。
ベンダーがRFPを確認する際は、最初にプロジェクトの全体像を把握したうえで詳細部分を読み込みます。

そのため、RFPを作成する際は実現したいECや開発に至った背景から、想定するスケジュールや予算まで全体像をまとめましょう。
プロジェクトの全体像をベンダーに正しく伝えることによって、自社の状況を考慮した提案が受けられます。

カスタマイズの必要性を確認

将来的にカスタマイズの必要性があるかを、RFP作成前に確認しておきましょう。
ECサイトはリリース後にシステムを改修するケースが多く、ベンダーによっても対応の可否が分かれます。

例えば、トレンドに合わせて機能を追加したり、ECサイトの成長フェーズに合わせて規模を大きくしたりする可能性があります。
カスタマイズが難しく新しいECに置き換える場合は、余計にコストがかかってしまうため注意が必要です。

サーバー環境の確認

ECに欠かせないサーバー環境も事前の確認が必要です。
ベンダーによってはサーバー環境が指定されるケースもあり、事前確認がなければトラブルに発展する可能性もあります。

サーバー環境の選択肢には、クラウドサーバー・VPS・共有サーバーに専用サーバーがあります。
システム開発する要件に合わせて構築できるサーバー環境かどうか確認が必要です。

サーバー環境によってかかるコストやスペックが異なるため、ベンダー選びの際には確認しましょう。

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EC構築のRFPに記載すべき目次例と項目

ベンダーにRFPを提出して良い提案を受けるためには、過不足ない正確な情報を記載する必要があります。
特に以下の項目は、RFPに記載すべき目次例です。

• 会社の概要
• プロジェクトの概要
• 導入の目的
• 具体的な依頼事項
• 補足の情報
• スケジュール

それぞれ順番に説明します。

会社の概要

ベンダーからより良い提案を受けるために、RFPに自社の概要を記載しましょう。
システム構築における課題を深く理解するうえで、ベンダーにとって会社概要も貴重な情報です。

具体的には事業内容からメインのターゲット層・自社の強み・競合まで詳しく記載します。
ベンダーも自社の概要を理解してくれるので、現実的な提案を受けられます。

会社の概要はあくまで基本情報に過ぎませんが、より良いEC構築を実現するうえでのヒントが隠れている可能性を秘めているものです。
ベンダーにとっても、クライアントと同じ目標を持つうえで重要な情報です。

プロジェクトの概要

プロジェクトの概要はRFPに欠かせない項目です。
プロジェクトの概要を記載すれば、ECを導入する背景や目的が抜け漏れなくベンダーに伝わります。

プロジェクトの概要を記載する際には、ECの導入で得たい成果を具体的に記すのがポイントです。
記載する際に図を活用するなど、ベンダーに伝わりやすい工夫も心がけましょう。

導入の目的

自社がEC導入の目的をベンダーに伝えることによって、自社の思いをくみとった提案を受けられます。
導入の目的を明確にしなければ、ベンダーと自社の間で解釈の違いが生じたり、導入自体が目的化したりする恐れがあります。

導入自体を目的化しないためには、EC完成後の先にあるメリットを具体的に記載しましょう。
ECと基幹システムの連携で迅速なデータ共有を可能にしたり、利用情報を分析したデータからマーケティング施策を実施して新規顧客の獲得ができたりするなど、具体的な目的を伝えるのがポイントです。

具体的な依頼事項

RFPには具体的な依頼内容を記載するほど、ベンダーが完成形をイメージしやすくなります。
依頼内容が抽象的な場合、頻繁に修正を繰り返したり、完成後に理想のECサイトとかけ離れてしまうケースがあります。

実装したい機能やデザインの方向性から、テキストや画像の指定まで具体的にベンダーに伝えましょう。
専門用語を無理に使わず、実現したいECのイメージをシンプルに伝えるのがおすすめです。

システム要件

システム要件では、構築したいECサイトの拡張性・カスタマイズ要件や、セキュリティ要件などを記載します。
それぞれの記載内容は以下の通りです。

機能拡張・カスタマイズ要件

ECサイトは構築した時点で完成ではありません。
運営をしていくなかで、売上の拡大に応じて機能を拡張したり、市場のトレンドやユーザーのニーズに合わせてカスタマイズしたりする事態は十分に想定されます。

特に昨今はSNSやWebサービスなどが多様化しており、ユーザーのニーズやトレンドも頻繁に変動します。
ECサイトにおいても、機能を柔軟にカスタマイズできる拡張性は不可欠です。

そのため、RFPを作成する段階から機能拡張・カスタマイズ要件を定めておけば、将来性を見据えたうえでECサイトを運営できます。
また、あらかじめ拡張性・カスタマイズ性が高いECサイトを構築しておけば、拡張やカスタマイズを実施する際のコストの削減も可能です。

セキュリティ要件

RFPの目次には、セキュリティ要件も盛り込みましょう。

ECサイトを構築するうえで、セキュリティ要件は無視できない要素です。
ECサイトはユーザーの個人情報を集積するため、不正アクセスやサイバー攻撃による漏洩は防止しなければなりません。

万が一ユーザーの個人情報が流出すれば、企業の信頼を大きく損なう事態に陥ります。
そのため、RFPを作成する際は、ベンダーに求めるセキュリティ要件を明確にしましょう。

ただし、自社が求めるセキュリティの詳細をRFPに記載することは簡単ではありません。

RFPの目次にセキュリティを盛り込むなら、IPAの「ECサイト構築・運用セキュリティガイドライン」や、一般社団法人日本クレジット協会の「クレジットカード・セキュリティガイドライン」を参照しましょう。
EC構築におけるセキュリティの基本的な事項をチェックできるので、RFPの内容をより具体化できます。

また、実際に発生したECサイトへの不正アクセス・サイバー攻撃の事例を参考にすると、より効果的な対策を検討しやすくなります。

ユーザー提案要件

ユーザー提案要件は、「要求機能一覧」と「非機能要求一覧」を記載しましょう。
要求機能一覧とは、その名の通りECサイトに実装してほしい機能を記載するものです。

高い優先度で搭載したい機能はもちろん、将来的に搭載したい機能や要望レベルの機能なども記載しておくことがおすすめです。
逆に搭載してほしくない機能がある際は、そちらも明記しておくとベンダーとの齟齬を回避できます。

対して、非機能要求一覧とは機能ではなく、ECサイトのパフォーマンスなどについて記載する項目です。
主に以下のような内容を記載しましょう。

• レスポンスタイム
• 稼働率
• セキュリティ対策
• ECサイトの規模
• 冗長性
• 対応しているブラウザ
• 開発環境
• 運用要件

非機能要件はユーザーエクスペリエンスや、運用・管理のしやすさを左右する要素です。
具体的に記載し、ベンダーと綿密に協議しておけば、より良いECサイトを構築できる可能性が高まります。
なお、ユーザー提案要件はExcelなどにまとめておくと、ベンダーと共有しやすくなります。

契約条件

契約条件はベンダーに対して求める条件を記載する項目です。
主に以下のような内容を記載します。

• 契約形態
• 契約期間
• 検収条件
• 支払条件

契約条件を明確化することで、ベンダーから、条件に適合した見積もりを得やすくなります。
ほかの目次で記載した要件を踏まえながら具体的に交渉すれば、より自社に合った条件で契約を締結できる可能性が高まります。

補足の情報

あらかじめ想定される質問を記載しておくと、無駄なやりとりを省け、スムーズに交渉を進められます。
具体的にはシステムの運用体制や自社の業務フローの記載が挙げられます。

RFPの段階で補足事項を記載していれば、ベンダー側も対応に困りません。

また、競合を調査した結果や、現在使用しているシステムなど、ECサイトの運用に関連する情報も追記しておくと、構築後のイメージのさらなる具体化が可能です。
EC構築にかかわらずメンバーの連絡先も記載しておけば、ベンダーが確認したいことがあった際にもスムーズにコミュニケーションが取れます。

スケジュール

契約からECサイト公開までの具体的なスケジュールも記載が必要です。
スケジュールの記載があれば、ベンダーがリソースや開発内容を考慮して無理のない工程を組めます。

想定しているマイルストーンから各フェーズの成果物の定義・サイト公開まで具体的なスケジュールを組めばベンダー側も安心して仕事を受注できます。
スケジュール対応への可否も、ベンダー選定基準のひとつにしましょう。

EC構築のRFP作成で失敗しない7つのコツ

ポイントを抑えれば、質の高いRFP作成が可能です。
RFP作成で意識する7つのコツは、以下の通りです。

• 実現したいECを明確にする
• 現状の課題をすべて記載する
• 依頼内容は詳細に記載する
• 既存システムも考慮する
• 経営陣も関与する
• 未定事項も記載する
• RFPの作成をベンダーに依頼する

7つのコツを確認して、自社の要件が正確に伝わるRFPを作成しましょう。

実現したいECを明確にする

RFPを作成する際には、自社が理想とするECを明確にしましょう。
実現したいECが明確でない場合、ベンダーが提案内容を把握しづらく、導入後にシステム改修が発生する可能性もあります。

実現したいECとかけ離れないためにも、必要機能や運用体制を洗い出しRFPに盛り込んでください。
また、EC導入後のアクセス数など自社の具体的な目標も共有すれば、目標に応じた戦略を提案してもらえる可能性があります。

現状の課題をすべて記載する

ベンダーからの良い提案を受けるコツは、自社の課題を漏れなく伝えることです。

課題をすべて伝えると、自社では気がつかなかった解決方法や、新たな提案を受けられる可能性があります。
現状の課題を棚卸しすることで、自社の理想像が明確になってRFPを具体的に記載できるケースも少なくありません。

課題を把握する際には現場のメンバーだけでなく、関連部署や経営層からも貴重な意見を得られます。

依頼内容は詳細に記載する

RFPの内容を網羅的に記載するだけではなく、各項目を詳細に記載しましょう。
EC構築を依頼するベンダーは自社について詳しく知らない状態であるため、詳細な情報が必要です。

自社独自の環境や部署内の個別の状況など、なるべく細かな情報提供が結果的に良い提案につながります。
実現したいECのデザインやサービス例がある場合、参考資料も提出すれば自社の要望に対する理解も深まります。

既存システムも考慮する

既存システムとの連携が必要な場合は、その点を考慮してRFPを作成しましょう。
なぜならECの運用には、さまざまな外部システムとの連携が必要な場合が多いからです。

既存システムとECがスムーズに連携できれば、必要なデータを瞬時に取得でき、データ活用が活性化されます。
連携にはファイル転送やデータベース共有、Webサービスを活用した方法などが挙げられ、複数を組み合わせて行われる場合が一般的です。

導入予定のECにおいてもデータ連携機能が必要な場合は、はじめからRFPに記載しておけばベンダーからの見積りの変更やトラブルを防げます。
既存システムと連携すれば情報の整合性が図れたり、常に最新の情報をECに反映でき品質向上に役立ちます。

経営陣も関与する

システム導入における社内意識の統一を図るうえで、経営陣にもRFP作成への参画が必要です。
現場の意見のみを反映したシステムでは、期待する成果を得られない可能性があります。

これは、現場と経営陣ではシステムに求める機能の優先順位が異なり、また事業の将来展望を最も正確に把握しているのは経営陣だからです。
そのため、RFP作成においては、現場、経営陣、そして情報システム部門の三者の関与が不可欠となります。

未定事項も記載する

RFP作成において、専門的な知識がなく自社では答えが出ない項目も記載が必要です。

自社では答えが出ない未定事項も含めて、ベンダーが解決策を提示してくれる場合があります。

例えばECに追加する機能の選択や拡張性の範囲など、自社では最良な判断が難しい場合です。
はじめから完璧なRFPを求めず、ベンダーのアドバイスも聞きながら完成度を高めていきましょう。

RFPで自社のビジョンを明確にして理想のECを構築しよう

本記事はEC構築のRFP作成に失敗しないコツやメリットを紹介しました。
昨今はEC市場は拡大傾向であるため、質の高いEC構築が求められています。

しかし、EC構築は実装する機能・セキュリティ対策・拡張性など、さまざまな観点で具体的に計画を立てなければなりません。
具体的な計画がない状態だと、ベンダーに依頼しても理想的なECサイトの構築は困難です。

むしろ、構築したいECサイトのイメージが曖昧なままベンダーに依頼すると、希望と違うサイトになるリスクが高まります。

ベンダーにEC構築を依頼するなら、自社の希望や要件を具体的に記載したRFPを作成しましょう。
適切にまとめたRFPがあれば、ベンダーに自社のイメージを共有しやすくなります。

丁寧なRFP作成が質の高いEC構築につながり、ブランドイメージの向上や顧客の増加、ひいては収益増加も見込めます。
質の高い理想のECを作成したい方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。

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