基幹システムとは？開発方法やメリット・デメリットを徹底解説
こんにちは。Wakka Inc.のラボマネージャーの中垣です。
「自社の基幹システムを開発するメリットやデメリットがわからない」
「基幹システムの開発方法について知りたい」
本記事は、そのような悩みをお持ちの方に向けて、基幹システムの定義から、ERPや業務系システム、情報系システムとの違いまで詳しくご紹介します。また基幹システムを開発するメリット・デメリットや、開発の手法についてもまとめました。ぜひ貴社の業務改善や効率化にお役立てください。
基幹システムの構築ならWakka Inc.
基幹システムの構築を得意としたエンジニアが多数在籍しており、システム全体の設計から構築まで丁寧にサポートします。基幹システム構築のちょっとした疑問から お見積もり依頼まで、お気軽にお問合わせください
基幹システムとは
基幹システムとは、業務の中心となる情報を管理するシステムやソフトウェアの総称で、業務遂行に不可欠な業務の支援、処理を行います。
経営に関わる管理財務情報などの重要なデータをひとつのシステム上で管理できるのが特徴です。
基幹システムは、解決したい課題や目的に合わせて選ぶのが重要です。基幹システムの種類を知ることが、適切なシステム選びに役立つでしょう。
基幹システムの種類
基幹システムは会社の主要な業務を担うシステムで、業種や企業によって導入するものは異なります。基幹システムはさまざまな業種で導入されていますが、代表的なシステムは以下の通りです。
- 受発注管理システム
- 生産管理システム
- 勤怠管理システム
- 販売管理システム
- 在庫管理システム
受発注管理システム
受発注管理システムは、注文を受注してから製品を出荷するまでの一連のフローを管理するシステムです。受注管理の業務内容には以下のものがあります。
- 見積もり作成
- 契約の締結
- 受注内容の登録
- 在庫確認
- 伝票の作成
上記の業務はエクセルや紙の台帳で管理している会社も多く、IT活用による業務の効率化が進んでいないのが現状です。
エクセルや紙で管理していると入力や記入ミスが発生したり、ファイルのカスタマイズや管理が煩雑になったりする恐れがあります。受発注管理システムは、ミスが発生しやすい複雑な業務フローを改善できるのが大きな特徴です。
生産管理システム
生産管理システムは、「いつ、どの製品を、どれだけ生産するか」を計画して、生産のプロセスを一元化するものです。原材料や資材の購入計画を管理できます。
- 製造の計画
- 進捗の確認と管理
- 計画に対しての結果分析
生産管理システムは上記のような業務フローに対応できるものもあるため、特に製造業においては事業の核となるシステムといえるでしょう。
生産管理システムを導入すると、生産量を適切にコントロールできるため、商品の売り切れ防止や余剰在庫の削減につながります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは名前の通り、従業員の出勤や退勤、労働時間などの情報を管理するシステムです。提供している会社によって機能はさまざまあり、経費計算や人事の周辺業務に活用できるものもあります。
勤怠管理システムを導入するメリットは、従業員の労働時間を適切に管理できることです。
例えば、部署ごとに労働時間を分析し、その結果によって業務の進め方を変え、業務の改善に役立てるといった使い方が可能です。
「自社の環境に合った機能が揃っているか？」「自社の就業規則に合わせたカスタマイズができるか？」といった点が勤怠管理システムを選ぶポイントです。
販売管理システム
販売管理システムは、販売管理の業務である販売・出荷・納品・代金回収・在庫管理のうち、販売や在庫管理を担うシステムです。
- いつ
- どこで
- 誰に
- 何を
- どの程度販売したか
販売管理システムでは、販売に関する上記のようなデータを集めて分析し、顧客の購買状況を管理できます。
業界に特化した販売管理システムであれば、より広範囲な販売管理の業務を行えます。販売管理はより多くの受注に対応するため、各業務フローが複雑になっている企業が多いのが現状です。
しかし、販売管理システムを導入すると上記のような複雑な業務を簡略化でき、業務の効率化につながります。さらに、販売計画のデータが点在することなくひとつの場所に集約できるため、販売計画も立てやすくなるのです。
システムの導入費用で選ぶよりも、自社の販売管理の業務に必要なシステムが揃っているかを軸に選ぶと失敗しにくいでしょう。
在庫管理システム
在庫管理システムは在庫の数量や状況を見える化し、在庫の数を適正に保つためのシステムです。基本的には在庫が倉庫へ入るときと出るときに、情報を入力し管理する仕組みです。
適切な数量の在庫を保てなければ、製品が売れ残ってしまったり、逆に少なくて納品日に間に合わなかったりするなどの問題につながりかねません。
在庫管理システムを導入すると、膨大な数の在庫管理が簡単になり、管理の手間を軽減できます。また、持続的に適切な在庫数を管理できれば、余計なコストの削減にもつながり、安定した経営に寄与するでしょう。
基幹システムとERP、業務系システム、情報系システムの違い
基幹システムとよく比較されるのが、ERPや業務系システム、情報系システムなどです。それぞれのシステムの特徴や、基幹システムとの違いを見ていきましょう。
基幹システムとERPの違い
基幹システムとERPの違いは、複数のシステムをパッケージ化している点です。基幹システムはいくつかの部分に分かれています。例えば、受注管理と生産管理を担うシステムや在庫や販売管理を担うシステムなどです。
そもそもERPとはEnterprise Resource Planning（資源計画）の略で、企業が保有しているものや人、お金、情報などの経営資源を有効に活用するための政策を指します。
具体的には業務に必要な複数のシステムを統合し、パッケージ化して一元管理するシステムがERPです。
経営に必要な人材や資金、設備、情報などを管理し、業務の効率化と経営の最適化を目的に導入されます。さまざまな基幹システムを統合するため、情報を一元化でき、効率的な経営に役立ちます。
現在は基幹システムとの明確な使い分けはなく、ほとんど同一の意味で使われることが多いようです。
基幹システムと業務系システムの違い
基幹システムが複数の業務を同一のシステムで担っているのに対し、業務系システムは該当業務にのみ対応する個別のシステムを指します。
例えば独立した生産管理システムがあり、さらに別の在庫管理システムがあるといったように個別の業務ごとに異なるシステムを運用しています。
基幹システムと業務系システムの違いは、システム停止時の業務への影響範囲です。
業務系システムはそれぞれの業務を担うシステムが独立しているため、システム停止時にもすべての業務を止めなくて済みます。
しかし、個別で運用しているため、システム運用に慣れるのに時間がかかるなどのデメリットも存在します。業務系システムについてより詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。
基幹システムと情報系システムの違い
情報系システムとは、コンピュータやネットワークを使用して、大量の情報を正確に記録、処理、伝達する仕組みのことです。
コンピュータを利用して情報処理を一体的に行うように構成されており、社内外のコミュニケーションや事務処理の効率化に利用されています。例えば、メールやチャットツール、スケジュール管理ツールなどが代表的なシステムです。
基幹システムとの違いは、システムが止まっても業務は止まらない点にあります。
前述の通り基幹システムは業務の根幹をなすため、システムが止まると業務そのものが停止する恐れがあります。しかし、情報システムは代替手段での代用が効くため、システムが使えなくても業務がストップするリスクは低いです。
例えば、メールが使えない場合には電話や他のチャットツールで連絡をとり業務を進めるといったことが可能でしょう。
基幹システムを開発するメリット
自社の基幹システムを開発するメリットは次の4つです。
- 情報を一元管理できる
- マニュアルが作りやすい
- 属人化を防ぐ
- 業務を効率化できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
情報を一元管理できる
基幹システムを開発する1つ目のメリットは、情報を一元管理できることです。情報の管理場所がバラバラだと、適切な情報がどこにあるか把握するのが難しくなります。
情報を一元管理すると欲しい情報にすぐにアクセスでき、問題解決のスピードが早まります。さらにシステムを横断したデータの活用が可能となるため、データの更新が楽で効率的です。
例えば顧客情報が更新・変更されると、その情報がすべてのシステムにも反映されるため、データを一つひとつ入力する手間が省けるでしょう。
マニュアルが作りやすい
基幹システムを開発する2つ目のメリットは、マニュアルが作りやすいことです。基幹システムの導入によって自動化できる仕事もあるため、マニュアルが必要な業務の範囲が限定されます。
また情報が一元管理されるため、マニュアル作成に必要な情報にすぐアクセスできる点も、マニュアルを作成しやすい理由のひとつでしょう。
基幹システムはある程度人の手で情報を入力する必要がありますが、システムによって業務が簡略化されている場合が多いです。業務の範囲が限定されていれば、その部分のマニュアルを作れば良いためマニュアル作成の負担が減ります。
属人化を防ぐ
基幹システムを開発する3つ目のメリットは、属人化を防げることです。
従来のエクセルやマクロツールを使った運用方法は、担当者の知識や経験に左右されやすいため、特定の人しかその業務を行えないのが課題でした。
しかし自社の基幹システムを開発すれば、下記のように属人化の課題を解決できます。
- 基幹システムの導入によってマニュアルが作りやすくなり、かつ業務がより簡単になる
- 業務に求められるレベルが標準化され、社員の知識や技術レベルに関係なくなるため属人化を防げる
業務を効率化できる
基幹システムを開発する4つ目のメリットは、業務を効率化できる点です。
- 特定の人以外も業務が遂行でき属人性が低くなる
- システムによって業務の範囲が限定・簡略化されている
- 業務の範囲が限定されたことによって、業務の量が減る
- 業務が簡略化され属人性が低いため、業務を行う時間を短縮できる
上記のような理由から、基幹システムの開発は業務の効率化につながります。さらに、他のシステムと連携すればより業務の効率化が促進され、売上の増加も期待できるでしょう。
基幹システムを開発するデメリット
基幹システムの開発には、以下の3つのデメリットが想定されます。
- システムが止まると業務が行えない
- 導入費用とランニングコストがかかる
- クラウド型はカスタマイズしにくい
ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
システムが止まると業務が行えない
基幹システムは、システムのメンテナンスや緊急の対応によりシステムが停止すると、業務全体が止まってしまう恐れがあります。
なぜなら基幹システムは同一のシステムで運営しているため、同じシステムが担っている業務に影響を及ぼす可能性があるからです。基幹システムのメンテナンスは閑散期や会社全体が休暇に入るタイミングで実施すると良いでしょう。
またシステムの運用方法に関係なく、セキュリティ対策も非常に重要なポイントです。
導入費用とランニングコストがかかる
システムの運用方法やカスタマイズの程度によっても異なりますが、基幹システムを構築する際には、導入費用とランニングコストが発生します。
またライセンスの更新やシステムの保守・運用には、月ごとあるいは1年ごとのランニングコストが発生する場合もあります。
カスタマイズ性が高いオリジナルのパッケージシステムの場合は、導入費用がより高くなるでしょう。さらに高度なセキュリティを備えている場合、専門性の高い人材を確保するため人件費も発生します。導入する前に費用や運用のシミュレーションを行い検討しましょう。
クラウド型はカスタマイズしにくい
後ほどで詳しく説明しますが、基幹システムにはクラウド型とオンプレミス型と呼ばれるシステムの運用方法があります。
クラウド型の基幹システムはカスタマイズができないことが多いです。なぜなら、インターネットやオンライン上にある共通のシステムを使用するため、仕様が決まっているからです。
機能がカスタマイズできないと、業務フローが変わったときにシステムが対応できず、一部アナログな方法で対応するなどの手間が発生します。
そのため業務全体で見ると効率が下がる恐れがあります。導入後に業務内容の変更が予想される場合は、機能が拡張できるようなカスタマイズ性が高いものを選ぶようにしましょう。
基幹システム開発の課題
基幹システムは企業の主要業務を担うため、ほとんどの企業に導入されるほど重要なシステムです。
しかし、歴史のある企業ほど基幹システム開発の問題に直面しています。具体的な問題は次の3つです。
- 基幹システムを開発するエンジニアの高齢化
- 開発後の大きな機能変更は難しい
- 基幹システムのレガシー化
上記の問題はどのようなものか、なぜ基幹システム開発の問題が起こるかを詳しく解説します。
基幹システムを開発するエンジニアの高齢化
基幹システムを開発するエンジニアの高齢化が問題になっています。
一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）が2018年度に行った調査によると、基幹システムは21年以上前に開発されたものが全体の22.3%を占めています。
21年以上前のシステム開発を担当していたのは、現在40〜50歳前後のベテランエンジニアが多いでしょう。
エンジニアが全体的に不足しているといわれる中、新しい人材が集まらないため、基幹システムを構築・保守運用できる人材が減っていくのです。
参考：一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会『企業IT動向調査報告書2019』（PDF）
開発後の大きな機能変更は難しい
基幹システムが担う業務は変化が少ないため、開発後は大きな機能変更をせず、長い間同じシステムを使い続けることも少なくありません。
また前述の通り、基幹システムが止まると全業務に影響する恐れがあります。このため、企業は開発後の大きな機能変更は避けたいと考えます。
また基幹システムを開発するエンジニアの高齢化やシステムのブラックボックス化により、システムの変更が難しい場合もあるでしょう。
基幹システムのレガシー化
現在、基幹システムのレガシー化が問題になっています。システムのレガシー化とはシステム構築に使用されている技術やプログラミング言語が古く、柔軟性や機動性に欠けたシステムになってしまったものを指します。
基幹システムがレガシー化する理由は以下の通りです。
- 開発ノウハウの継承が難しい
- 技術が古く現代の技術と互換性がない
- 保守・運用のコストが高い
システムのレガシー化を防ぐためには、モダナイゼーション*やマイグレーション*などの手法を用いてシステムを刷新する必要があります。
基幹システムのレガシー化の問題に取り組むときには、開発資金やシステムの状況に合わせて対応策を考えると良いでしょう。
システムのレガシー化によるリスクや対処法についてより詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
※モダナイゼーション……開発言語やツールを新しいものに置き換えて近代化すること
※マイグレーション……システムのデータやソフトウェアを別の環境に移行すること
基幹システムの運用方法
基幹システムの運用方法には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。どちらの運用方法にもメリット・デメリットがあります。
システムの導入費用や保守・運用費用はクラウド型の方が安く抑えられるため、近年はクラウド型の基幹システムを活用する企業も少なくありません。
オンプレミス型とクラウド型の違いを理解し、自社に合った運用方法をお選びください。
オンプレミス型
オンプレミス型は自社でサーバーを用意し、基幹システムを構築、運用します。開発だけでなく、保守・運用まで自社で行う場合もあります。
自社でサーバーを用意して社内ネットワークを構築するため、セキュリティのリスクが低いのがメリットです。また、独自サーバーで運用するため、自社の業務に合わせてカスタマイズもできます。
一方で、サーバーやシステムを自社で構築する必要があるため、導入のコストが高くなるのがデメリットです。システムを運用するために、専門知識を持つ人材を確保しなければならない点にも注意しましょう。
クラウド型
クラウド型はオンプレミス型とは違い自社でサーバーを持たず、オンラインのサーバーで提供しているサービスを利用します。
クラウド型は、サービスを提供している会社が、システムの設計から開発、運用まで行うため、導入費用を安く抑えられます。また、パソコン以外にもタブレットやスマートフォンなど、さまざまなデバイスからアクセスできるのも特徴です。
しかし、クラウド型はシステムの仕様がプラットフォームに依存するため、カスタマイズが難しく機能の拡張性が低いのがデメリットです。また、オンプレミス型と比べれば、セキュリティのリスクがやや高いといえるでしょう。
基幹システムの開発手法
基幹システムを開発する手法には、下記の2つが挙げられます。
- スクラッチ開発
- パッケージ開発
どちらの開発方法にもメリット・デメリットがあります。それぞれのメリットを活かして、自社にしかない業務を担うシステムはスクラッチ開発を、それ以外の部分はパッケージ開発を選ぶなど、両方を組み合わせて開発するといった活用の仕方も可能です。
スクラッチ開発
スクラッチ開発とは、オーダーメイドでシステムやソフトウェアを開発する手法で、要件の定義からひとつずつ工程を進めていきます。
オリジナルのシステムを開発できるため、実装する機能や仕様に制限はなく、システム開発後の機能変更にも柔軟に対応可能です。
ただしパッケージ開発と比べて、開発や導入の費用は高額になるでしょう。
パッケージ開発
パッケージ開発とは、開発ベンダーが提供するアプリケーションやソフトウェアを使用して開発する手法です。パッケージ開発では自社の業務に合わせて、システムを一部カスタマイズします。
スクラッチ開発と比べて、開発にかかる時間が短いのが特徴です。また、1から要件や仕様を決めて開発するよりも費用は安く抑えられます。
ただし、スクラッチ開発と比べてカスタマイズ性が低いのがパッケージ開発のデメリットです。ある程度システムの仕様が決まっているため、カスタマイズできるものには制限があります。
なお、スクラッチ開発とパッケージ開発の違いや選び方については、下記の記事でさらに詳しく解説しているのでぜひご覧ください。
基幹システムの開発で失敗しないために
基幹システムの開発で失敗しないためには、目的に合った開発方法や運用方法を選ぶことが大切です。
- システムが安定稼働できるか
- 強いセキュリティか
- システムの操作はしやすいか
- 開発会社の得意分野が自社の業種に合っているか
上記の点などを考慮して、効果的な基幹システムの開発を進めましょう。
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▼参考記事
WebメディアでPGから管理職まで幅広く経験し、Wakka Inc.に参画。Wakka Inc.のオフショア開発拠点でラボマネジャーを担当し、2013年よりベトナムホーチミンシティに駐在中。最近では自粛生活のなかでベトナム語の勉強にハマっています。
