プロジェクト管理の重要性とは？管理手法や成功のポイントを解説

こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。

プロジェクトを計画通りに進め、利益を最大化するには適切なプロジェクト管理が重要です。
しかし、プロジェクト管理で何をすべきか、何が重要なのか、十分に理解できていない方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、プロジェクト管理の概要や実際に管理すべき項目、管理方法などについて詳しく解説します。
本記事の内容をぜひとも、プロジェクト管理を成功させるためにお役立てください。

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プロジェクト管理の概要

プロジェクト管理とは、システム開発のプロジェクトを計画どおり進めるために、品質・納期・コストなどを適切にコントロールすることです。
適切なコントロールにより、最終的にはプロジェクトの目標達成を目指します。

品質や納期、コストだけでなくプロジェクト計画に沿った進行のために、プロジェクトメンバーのタスクやスケジュールの管理をすることもプロジェクト管理の一部です。

プロジェクト管理の重要性

システム開発のプロジェクトを成功させるためには、適切なプロジェクト管理が重要です。

プロジェクト管理が適切になされていない場合、下記のようなリスクを伴います。

• 予算オーバー
• 納期遅延
• 品質低下

プロジェクト管理で必要な管理項目

プロジェクト管理で必要な管理項目とは以下の10項目です。

• 統合管理
• スコープ管理
• スケジュール管理
• 品質管理
• リソース管理
• コスト管理
• コミュニケーション管理
• リスク管理
• 調達管理
• ステークホルダー管理

上記の管理項目は、プロジェクト管理に近年多く用いられている「PMBOK（Project Management Body Of Knowledge、ピンボック）」の手法に基づいたものです。

PMBOKとは、プロジェクト管理に関する基本的な知識やルール、ノウハウをまとめたものです。
プロジェクト管理の手法として世界的に使用されてきました。

各管理項目の具体的な管理内容を以下で解説します。

統合管理

統合管理とは、プロジェクト全体の方針を決めて進行を管理するもので、多岐に渡る管理項目の中でもプロジェクト管理の中心となる役割を担います。
プロジェクトの立案から終結に至るすべての工程管理が目的で、具体的には次のようなタスクが統合管理の対象です。

• プロジェクト憲章の立案・作成
• プロジェクト計画の作成
• プロジェクトの進行
• プロジェクト進行状況の監視とコントロール
• プロジェクト完了報告と終結

プロジェクト憲章の立案・作成ではプロジェクトの目的を明確化させることが重要です。
プロジェクト計画は、憲章に基づいたものを作成し、プロジェクトの概要やスケジュールだけでなく、予算や品質についても詳細を記載しましょう。

作成したプロジェクト計画に沿って、進行や監視、コントロールを進めていきます。

スコープ管理

プロジェクトの中で扱う工程や開発対象業務の範囲、成果物を管理するのがスコープ管理です。

まず、プロジェクトの計画段階で開発範囲や必要な成果物などを明確に定義します。
実行段階では、定義したスコープに沿ってプロジェクトが推進されているかの監視・コントロールが必要です。

定義されたスコープを逸脱していたり、成果物が足りていなかったりする場合は、正しく推進されるよう軌道修正することも必要でしょう。

スケジュール管理

決められた期限内にプロジェクトを完了させるために、スケジュール管理を行います。

プロジェクト工数の見積もりにはWBS（Work Breakdown Structure：作業分解構造図）の手法が有効です。
WBSとは、プロジェクト内のタスクを分解し、一覧にまとめる手法です。大きなタスクを小さなタスクに分解し、それぞれに担当者や日程を振り分けます。

WBSの作成により、工数や全体のスケジュールが明確になります。
プロジェクトの実行時にはWBSからガントチャートやロードマップに落とし込みましょう。

作成したガントチャートに沿って各タスクが遅延なく進んでいるか、進捗を確認しながら進めます。
進捗状況に遅延が発生しそうな場合は、スケジュールの修正、担当者の割り当てを変更するなど、遅延を回避するための施策を打たなければなりません。

品質管理

プロジェクトで作成する成果物の品質を管理するのが品質管理です。
品質管理で扱う成果物とは、開発するプログラムなどの製品だけではなく、設計書やテスト仕様書などのドキュメント類も含まれます。

プロジェクトの計画段階にて各成果物の品質基準を明確にします。品質を計測するための手法についても定義して、プロジェクト計画書に記載が必要です。

実行段階では、作成された成果物の品質を改善し、品質保証するためのプロセスをタスクに含めます。
品質保証にかかるタスクとは、具体的には設計レビューやテストなどが該当します。

開発プロジェクトではレビューやテストなどの活動を通して成果物の品質を高めていくのが重要です。レビューやテストの結果は、品質基準を満たしているかが判断できるようにバグ数やレビュー指摘数などの記録を残す必要があります。

品質管理では、残されたレビューやテスト結果などを確認し、計画した品質基準を満たしているかの判断が必要です。
品質基準を満たせていないと判断した場合は、再レビューや再テストを指示してさらなる品質改善を目指します。

コスト管理

プロジェクトのコストが予算内に収まるように管理するのがコスト管理です。

コスト管理では、まず計画段階でタスクごとのコスト計画を立てます。
通常はタスクのスケジュール作成と合わせてコストも設定することが多いでしょう。

プロジェクトの実行段階では計画したコストを上回らないようタスクを推進できているか、進捗状況とともにコストも監視します。

コスト管理には人件費の管理も含まれます。
稼働が多くなるほど人件費も増えるため、必要以上に工数が増えないようプロジェクトメンバーの稼働をコントロールしなければなりません。

また、プロジェクトにはアクシデントの発生も考えられるため、計画段階で想定外の事態に備えた予算の確保も重要です。

資源管理

資源管理は、プロジェクトを進めるために必要な機材やツールなどの物的資源と、プロジェクトに必要なメンバーなどの人的資源を管理するのが目的です。

計画段階では、必要な要員や機材などのリソースを洗い出し、調達方法についても計画します。
スキルがマッチする要員を確保できない場合は、プロジェクトで戦力になってもらうために人材教育が必要な場合もあるため、人材教育もあわせて計画に含めておくべきでしょう。

実行段階では、計画したリソースがプロジェクト推進のために適切に活用できているかを監視します。
計画通りに進行できず、スケジュールの遅延やコストオーバーが発生する場合は資源管理に問題があることも考えられるでしょう。

人的資源の管理としては、メンバーの実績を評価し、期待通りの成果が出せているか確認が必要です。
メンバーには適宜、フィードバックも行いましょう。

コミュニケーション管理

コミュニケーション管理とは、業務部門をはじめステークホルダー（利害関係者）との適切な情報共有を行い、コミュニケーションを円滑にするための管理です。
情報共有が円滑に進められないと、プロジェクトの進行に必要となる重大な情報を見落としたり、課題の把握ができず適切な手を打てなかったりと、プロジェクト管理上の課題が増えてしまいます。

適切なコミュニケーション管理を実施することで、プロジェクトの円滑な進行が可能になり、プロジェクトを成功に導きやすくなります。

計画段階では、会議体の計画や議事録・Q&A表などのドキュメント共有方法について定めます。
例えば、以下のようなルール設定を設けましょう。

• 毎週月曜日に業務部門との週次進捗報告会議を実施する（参加対象者も定義）
• 不明点が発生した場合はQ&A管理表に記載して業務側の担当者あてにメールで送付する
• 重要な課題が判明した場合は臨時で課題検討会議を招集する

チャットなどコミュニケーションツールの活用ルールなども決めておくと良いでしょう。

プロジェクトの実行段階では、計画したコミュニケーション管理手法が守られているかをチェックします。
担当者が多忙などの理由で計画通りにコミュニケーションが取れていない、計画したやり方では関係者の負担が大きい、などの課題がある場合は、手法について再検討して改善します。

リスク管理

リスク管理では、プロジェクトを進めていく上で発生しうるトラブル・アクシデントを洗い出して管理します。
プロジェクトに影響を与える事象で、発生するかどうか不確実な事象をリスクと呼びます。

まず、プロジェクト計画の段階で、考えられるリスクを洗い出しましょう。
発生する確率が高いもの、発生したときのインパクトが大きいものを中心に精査します。

洗い出したリスクはそれぞれ、発生した場合の影響度を費用や工数などで定量的に評価します。
また、それぞれのリスクに対する対応方法も決めておきましょう。

プロジェクト実行段階では洗い出したリスクの状況を監視し、必要に応じて決めておいた対応を実施します。
事前に想定していなかった新たなリスクが判明する場合もあるため、適宜見直しが必要です。

調達管理

プロジェクトに必要なリソースを外部から調達する場合の管理が調達管理です。
開発に必要なハードウェアやソフトウェア、ツールなどの物的資源の調達、プロジェクトメンバーなど人的資源の調達が含まれます。

プロジェクトのスケジュールなどを参考にして、何をいつまでに調達しないといけないか計画を立てます。
合わせて、調達方法や調達先の選定も必要です。

実行段階では、必要なものが計画通りに調達できているかを監視します。
調達が遅延する可能性がある場合は、対応方法をリスク管理で計画しておく必要があるでしょう。

ステークホルダー管理

プロジェクトに関わるすべてのステークホルダー（利害関係者）と良好な関係を築くのがステークホルダー管理です。
円滑にプロジェクトを進行させ、成功させるためにはステークホルダー管理が重要と言われます。

プロジェクトの計画段階ではまず、ステークホルダーを洗い出してニーズを把握するのが重要です。
ステークホルダーのニーズを把握したら、実行段階ではニーズを満たすために適切なコミュニケーションを取ります。

プロジェクトを円滑に進めるために、場合によってはステークホルダーの支援が必要なことも考えられるでしょう。

プロジェクト管理の流れ

プロジェクトの開始から終了までには5つのステップがあります。

• プロジェクトの立ち上げ
• プロジェクトの計画
• プロジェクトの実行
• プロジェクトのコントロール
• プロジェクトの終結

上記5つのプロセスに沿ってプロジェクトを進めていきます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。

プロジェクトの立ち上げ

プロジェクトを開始するにあたって、必要な情報収集や定義をするのがプロジェクトの立ち上げの主な内容です。

このプロセスではプロジェクト憲章を作成し、プロジェクトの正式な承認を得ます。
また、プロジェクト管理者の任命、ステークホルダーの明確化もこの段階で設定する重要な項目です。

プロジェクト計画

プロジェクトの目的を達成し、プロジェクトを成功させるための計画を作成するプロセスです。
プロジェクト管理に必要なすべての管理項目について、このプロセスで計画を作成します。

例えば、下記のような項目を設定します。

• スコープ管理でシステムが扱う業務の範囲を決め、成果物を特定する
• スケジュール管理ではプロジェクトが期限内に終了するようWBSやガントチャートを作成する
• 調達管理ではプロジェクトに必要なものや要員の調達計画をスケジュールに合わせて作成する

その他にもリスクの洗い出しや品質基準の定義など多岐に渡る計画を作成する重要なプロセスです。

プロジェクトの実行

プロジェクトの実行では、プロジェクト計画に沿って実際にプロジェクトを推進していきます。

コミュニケーション管理では、週次で進捗会議を実施する、コミュニケーションツールを活用するなどがプロジェクトの実行に含まれます。
また、品質管理では、レビューやテストを実施して品質を上げるための活動をすることもプロジェクト実行段階の工程です。

プロジェクトのコントロール

プロジェクトのコントロールでは、実行している内容が計画からずれていないかを監視し、必要なら軌道修正して適切なコントロールを実施します。
それぞれの管理項目について、計画と実際の進捗状況を比較しながらずれを発見し、修正していくことが重要です。

プロジェクトの終結

計画されたプロセスが滞りなく完了しているかを確認し、プロジェクトを終了させるのが終結プロセスです。
計画通りに進まなかった部分があれば、コスト超過、納期遅延、品質低下の形で結果が出るため、次回以降で活かせるように振り返って原因を分析しましょう。

振り返った内容は、プロジェクト完了報告の形でまとめておきます。

プロジェクト管理の主な手法

スケジュール管理においてはWBSの作成が有効と紹介しましたが、プロジェクト管理に用いられる手法は他にもあります。
以下の手法について紹介します。

• ガントチャート
• PERT
• CPM
• EVM

ガントチャート

ガントチャートとは、作業のスケジュールを表すのによく使われる手法で、縦軸にタスク、横軸に日付を記載し、棒グラフを用いて時系列でスケジュールを表現します。
タスクごとに進捗状況を可視化でき、プロジェクト全体の状況を視覚的に把握できます。

また、横軸が時間軸になっており、グラフの位置によってタスク同士の前後関係が一目でわかるため、スケジュールの遅延に影響を受けるタスクを把握するのに役立つでしょう。

PERT（Program Evaluation and Review Technique）

PERTとはProgram evaluation and review techniqueの略称で、直訳すると「プログラムの評価とレビューのテクニック」という意味です。
プロジェクトの各工程にある依存関係を視覚化でき、プロジェクトの工程管理に適しています。

PERT図を使ってプロジェクト内のタスク間にある依存関係を視覚的に表現します。
特に、タスクの依存関係が複雑で、さまざまな要素の組み合わせで成り立っているタスクを整理するのに役立つでしょう。

CPM（Critical Path Method）

CPMとはCritical Path Methodの略称で、クリティカルパス法と呼ばれています。

プロジェクト管理におけるクリティカルパスとは、一連のタスクが要する所要時間のうち、パス （経路） が最長となるものを指します。
通常、プロジェクトの実行段階では複数のタスクが同時進行しており、並行で進行している各タスクの所要工数は一定ではありません。

CPMは、プロジェクト全体の遅延を防ぐために重点的に管理するべきタスクを明確にするのに役立ちます。

EVM（Earned Value Management）

EVMとはEarned Value Managementの略称で、プロジェクトの計画工数や消化工数、出来高をすべて費用で評価する手法です。
コストとスケジュールを合わせて管理でき、進捗の遅延とコストオーバーの両方を一目で把握できます。

そのため、進捗の遅延を回避することに集中していつの間にか予算をオーバーしてしまうといった状況を見逃さなくなるでしょう。

プロジェクト管理を行ううえでの5つの注意点

本章では、プロジェクト管理で失敗しないために注意しておきたい5つの内容を解説します。

プロジェクトの目標と期待効果を明確にする

プロジェクトを成功に導くためには、プロジェクトの目標と期待効果を明確にしておくのが重要です。
なぜなら、たとえプロジェクトが上手く進んでも、開発したシステムを利用して目標を達成できなかったり、期待していた効果が得られなかったりすると、プロジェクトが成功したとは言えないためです。

プロジェクトの目標を達成し、開発したシステムが期待通りの効果を発揮してはじめてプロジェクトは成功したと言えるでしょう。

必要なタスクと課題を漏れなく洗い出す

プロジェクトに必要なタスクと課題を漏れなく洗い出すのも重要な事項と言えるでしょう。
もし、必要なタスクが漏れていた場合、リカバリーするために余分なコストが発生する可能性があるためです。

タスクが漏れた状態で見積もりを作成して予算を確保した場合、漏れたタスクの分だけ実際の作業は増えるため、予算オーバーのリスクが高くなります。
同様に、課題の洗い出しが漏れていた場合も、あとから課題に対応するためのリカバリー費用がかかります。

プロジェクトの計画段階で必要なタスクをしっかり洗い出しておきましょう。
計画段階で不透明な状況がある場合はリスクとして予備費を見積もっておくなどの対策も必要です。

進捗状況を適切に把握して軌道修正する

進捗状況を正確に把握していないと遅延の予兆をつかめないため、適切な対策を打つのが遅れます。
対策を打つのが遅れるとリカバリーのタイミングがさらに遅くなり、軌道修正にかかる労力とコストが増えていくため、タイムリーに対策が打てるよう進捗状況を正確に把握しておきましょう。

遅延したタスクの進捗状況だけでなく、後続のタスクに影響が出ないか確認しておくのも重要です。

プロジェクトメンバーと情報を共有する

プロジェクト全体の状況は、プロジェクトメンバー全体に共有しておくのが重要です。
特に、プロジェクトが遅延しているなど、上手くいっていない状況ほど共有して把握しておいてもらいましょう。

プロジェクトメンバーの取り組む意識も変わってきますし、期待以上の協力を得られたり、アイデアをもらえたりすることもあるためです。
逆に、情報の共有が不足しているとプロジェクトメンバーの当事者意識が低下し、パフォーマンスにも影響する可能性があるため、注意しましょう。

プロジェクト管理ツールを活用する

プロジェクト管理は計画プロセスで多岐にわたる管理項目について計画の策定が必要です。
また、実行段階になってもスケジュールやコスト、品質など監視すべき項目が多くあります。

必要な情報を把握するための手間をなるべく省くことで、効率的なプロジェクト管理ができるでしょう。

しかし、Excelなどを使って手作業で数値を管理していると、最新の実績値をまとめるだけでもかなりの手間がかかるでしょう。

そこでおすすめしたいのが、プロジェクト管理ツールの活用です。
プロジェクト管理ツールを活用すれば、多くの手間をかけず簡単に必要な情報を引き出せるため、ぜひとも利用を検討してみてください。

プロジェクト管理に役立つツール

本章ではプロジェクト管理に役立つツールを5つ紹介します。
効率的にプロジェクトを推進するため、ぜひとも参考にしてください。

OBPM Neo

OBPM NeoはPMBOKの知識体系とプロセスに沿って設計されているため、PMBOKを理解していれば使いやすいツールです。
プロジェクトの実行段階になるとメンバーが日々の実績を入力するだけで各種管理数値を把握できるため、プロジェクトのコントロールはかなり簡略化できます。

ただし、プロジェクト計画の段階ではプロジェクトの工程や成果物を定義したり、詳細なWBSを作成したりとある程度の手間は必要です。

Backlog

Backlog（バックログ）は、直観的に操作できて、マニュアルがなくてもサクサク使える使いやすさが特徴です。
大規模なプロジェクト全体を管理する用途よりも、プロジェクトメンバーがそれぞれ思いついた課題を登録するといった課題管理や小規模案件に向いたツールと言えるでしょう。

また、wikiの登録やファイル共有が可能なため、小規模グループ内でナレッジを共有するには便利です。

Trello

Trelloは、プロジェクト全体の管理よりはタスク管理に使いやすい印象のツールです。
チームメンバー全員でタスクを共有し、優先順位をつけながらひとつずつ潰していくような使い方が向いているのではないでしょうか。

しかし、毎日のタスク管理から年次の計画まで幅広い用途をカバーする機能も持っています。
無料でお試しもできるので、気になったら試してみてはいかがでしょうか。

Redmine

Redmine（レッドマイン）は、オープンソースのプロジェクト管理ツールです。
もちろん無料ですべての機能が利用できますが、プラグインも豊富なため用途に合わせてカスタマイズできます。

wikiの作成も可能なため、FAQのようなナレッジ管理にも使えるでしょう。
ただし、基本的にはエンジニア向けのため、利用するには多少のプログラミング知識が必要です。

適切なプロジェクト管理でシステム開発を成功に導く

プロジェクト管理で重要なのは、プロジェクトの目標を達成して、開発したシステムが期待通りの効果を発揮することです。

プロジェクトの目標を達成し、期待効果を発揮できるようまずはプロジェクトを綿密に計画しましょう。
そして、計画した通りにプロジェクトを推進するために、ぜひとも本記事で紹介した管理手法を活用してください。

本記事を参考に、自社の開発プロジェクトを適切に管理して成功に導いていただければ幸いです。

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