ECの在庫管理はシステムの活用がおすすめ！選定ポイントと注意点を解説

こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。

ECを運営する方の中には、在庫の管理方法や課題に悩まされている方も多いのではないでしょうか。

結論からいうと、ECの在庫管理を最適化するには、システムの導入がおすすめです。システムを活用することで、在庫データを一元的に管理でき、業務の効率化や管理精度の向上が期待できるためです。

そこで本記事では、ECの在庫管理が抱える課題を踏まえつつ、在庫管理のシステム化が適している理由を解説。後半では、おすすめの在庫管理システムと選定ポイントも紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

「システム開発ハンドブックvol.2 在庫管理システム」では、コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。ぜひあわせてご確認ください。

自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
ぜひ下記の資料から最適なシステムの選び方もご確認ください。

コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。

そもそも、ECにおける在庫管理とは？

ECにおける在庫管理とは、自社が扱う商品を必要な時・量・場所へ供給できるよう管理することです。

具体的には、販売状況に合わせて生産・仕入れ量をコントロールし、適切な在庫数をキープします。
また、必要時に取り出せるよう、保管場所や品質を追跡し管理することです。

在庫販売により収益を得るEC事業では、事業の収益性やショップの信頼など在庫管理の影響範囲は広大です。

また、キャッシュフローの鈍化や機会損失など経営上のリスクを回避するためにも、在庫管理は重要な業務といえます。

ECの在庫管理を最適化するメリット

ECの在庫管理を最適化した場合、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

期待できるメリットは、主に以下の4つが挙げられます。

• 余剰在庫・欠品の防止につながる
• キャッシュフローの改善
• コスト削減につながる
• 在庫管理業務の効率化

在庫管理の業務改善を進める際は、現場の協力が不可欠です。

従業員から理解を得るためにも、上記のメリットを共有し業務改善の必要性を説くと良いでしょう。

余剰在庫・欠品の防止につながる

ECの在庫管理を最適化することで、余剰在庫・欠品の防止につながります。

余剰在庫・欠品が発生するのは、需要予測の精度が悪かったり、在庫状況を正確に把握できていなかったりが原因です。

もし、在庫管理が正常に機能していれば、在庫状況・入出庫状況から正確な需要予測を立て仕入れ数を調節できます。
また、予測を上回る需要が発生した場合も、在庫数を把握できていれば迅速に対策を講じられるでしょう。

余剰在庫は、保管コストの増大や長期保存による品質の悪化にもつながる恐れがあります。

一方の欠品も、販売機会の損失や顧客満足度の低下などのリスクがあるため、在庫管理の最適化により発生を食い止めることが大切です。

キャッシュフローの改善

在庫管理が正常に機能すると、EC事業のキャッシュフローが改善されます。

なぜかというと、適切な在庫管理により、余剰在庫によるキャッシュの停滞や欠品による販売機会の損失を防止できるためです。

在庫を抱え、販売することで売上を立てるEC事業では、キャッシュフローが事業の成長を左右します。

適切な在庫管理でキャッシュフローを改善できれば、新商品の開発やシステム・設備への投資など新たな新たな企業活動に資金を回せます。

在庫管理を改善することは業務上のみならず、経営上のメリットにもつながる点に留意しておきましょう。

コスト削減につながる

多くの在庫を保管するには、広い保管場所やそれを管理するための人材が必要です。
また、在庫を廃棄するともなれば、多額の処分費用が発生します。

余剰在庫を抱えると、これらのコストが増大し経営を圧迫する恐れがあります。

在庫管理を適正に行えば、余剰在庫を削減でき、不必要な倉庫代や人件費の発生を抑えられるでしょう。

Excelによる在庫管理が抱える4つの課題

システムの導入コストを抑えるために、Excelで在庫を管理するEC事業者が多いようです。

Excelは多くの人が使い慣れていることもあり、追加の教育やトレーニングを必要としない点も魅力です。

ただ、Excelはあくまでも表計算ソフトであり、商品数が多い場合には以下の課題を引き起こす恐れがあります。

• 人的ミスにより管理精度・効率が悪化
• 業務の属人化リスク
• 必要データの抽出に時間がかかる
• 商品数の増加に対応しづらい

それぞれ順に解説します。

人的ミスにより管理精度・効率が悪化

1つ目の課題は、人的ミスによる弊害です。

在庫管理業務は、データの入力や記録作業が多く、なおかつ入出庫による在庫移動が多い傾向にあります。
Excelでは、関数や数式などによりデータの自動入力が可能ですが、それでもなお、人手による入力作業が多くあります。

人が作業する以上、入力ミスや共有ミスなどは避けられません。
もし在庫情報に入力ミスが生じると、実在庫との間にズレが生じ、本来不要なはずの仕入を行ったり、欠品を引き起こしたりします。

また、Excelで作成した在庫管理表は、シートに多くの数値・品目名が記載されるため、ミスを後から見つけるのは難しいでしょう。

人が作業する以上必ずミスは発生し、それをカバーするために多くの時間がかかるため、商品数が多い場合は管理方法を変えるなどの対策が必要です。

業務の属人化リスク

2つ目の課題は、業務の属人化リスクです。

Excelは関数や数式を組み合わせることで、より高度な在庫管理シートを作成できます。
また、セルに数式などを入力するだけで、フォーマットを手軽に変更可能です。

その反面、より高度な機能を実装するために関数や数式を多用すると、一部の担当者にしか理解できない状況に陥りがちです。

また、フォーマットを手軽に変更できることもあり、担当者が良かれと思って仕様を変更し、その後十分な定着作業がおこなわれないケースも見られます。
万が一、担当者が退職・異動により不在となった場合、第三者がシートの仕組みを理解できず、業務が停滞するといった問題が生じるでしょう。

一度でも属人化した業務は、改善が難しく、対応に多くの時間と労力がかかります。
そのため、在庫状況が刻一刻と変化するEC事業では、業務の属人化は致命的なロスを生む可能性があるのです。

必要データの抽出に時間がかかる

3つ目の課題は、必要データの抽出に時間がかかることです。

在庫管理のデータは倉庫業務のみならず、需要予測や発注業務、企業の経営判断にも活用されます。
ただ、在庫管理の情報はデータ量が膨大なため、複数のファイルに保存されるケースが多く、データ収集に多くの時間がかかります。

また、集めたデータをPDFやCSVでダウンロードしたあと、可視化するために表やグラフへ加工することも考えると、必要データの抽出に数日を費やすこともあるでしょう。

結果、資料と実測値にタイムラグが生じたり、経営スピードが鈍化したりします。

特に、ECで新商品を発売する際は、リアルタイムの売上データが求められるため、こうしたデータの抽出時間を削減できる仕組み化が必要です。

商品数の増加に対応しづらい

4つ目の課題は、商品数の増加に対応しづらいことです。

Excelを使った在庫管理では、用途に合わせて複数の管理表を作成するケースが一般的です。
例えば、倉庫管理では、商品名や総在庫数のほかに、SKUやSKUごとの在庫数、ロケーションなどを記載します。
また、販売管理の場合、上記の情報に加えて仕入れ価格・販売価格を記載します。

新たに新商品を扱う場合、これら複数のシートそれぞれにデータを追加しなければならず、多くの手間がかかります。

商品数が少ない場合は、Excelでの在庫管理も可能ですが、数百点以上ともなれば、管理に限界があるのではないでしょうか。

ECの在庫管理ではシステムの活用がおすすめ

ECの在庫管理業務を効率化し、管理精度を高めるには、在庫管理システムの活用がおすすめです。
在庫管理システムを活用することで、以下の導入効果が期待できるためです。

• 在庫管理業務をシームレスに統合し業務を効率化
• 在庫データの一元管理
• 人手業務の削減によりミスを防止

本章では、在庫管理システムの導入効果を紹介します。

在庫管理業務をシームレスに統合し業務を効率化

在庫管理システムでは、在庫の仕入れ・入庫・ロケーション管理・出荷といった一連の在庫プロセスに対応した機能が搭載されています。
各機能を活用することで、従来の人手業務よりも在庫管理業務を効率化できます。

従来、商品を仕入れる場合は、仕入れ数を控えておき、入庫・検品が完了した段階で在庫管理表に入力。
ピッキングもしくは発送時に、出荷する商品数を手入力する必要がありました。

一方、在庫管理システムの場合、データ入力が入庫時の1度だけで済みます。
その後のデータ変更は、ハンディーターミナルによるバーコード管理で完結します。

そのため、人手の入力作業や部門間での重複作業を削減でき、業務を効率化できるでしょう。
なお、効率化によって解放されたリソースは別のコア業務に配置できるため、組織全体の生産性向上にもつながります。

在庫データの一元管理

在庫管理業務をシステム化することで、自社が抱える在庫データを一元的に管理できます。
これにより、在庫管理・販売管理・物流管理・顧客管理など複数の部署での共有作業を削減できます。

近年、商圏を広げるために、複数のECモール・独自ECへ出店しているケースが多いでしょう。
従来の管理方法では、在庫を店舗ごとに管理しなければならず、管理工数や販売機会の損失が懸念されていました。

一方、在庫管理システムでは、受注管理機能を搭載した製品もあるため、各店舗の在庫データを統合し管理できます。
具体的には、注文が入ると即座に統合データベースへ反映され、ほかの店舗に注文数を差し引いた在庫データが共有される仕組みです。

在庫管理をシステム化することで、業務負担を抑えつつ、各ECの在庫データを正確に管理できます。
すでにマルチチャネルへ取り組んでいる方のみならず、将来的に販路の拡大を目指す方にとっても、在庫管理システムの活用は大きなメリットと言えるでしょう。

人手業務の削減によりミスを防止

在庫管理では正確性が求められますが、人手で作業をする以上ミスの発生は避けられません。
また、複数の部門で個別にデータを管理する場合、共有ミスにより管理データにズレが生じがちです。

在庫管理システムを活用すると、これまでヒトが行っていた業務の一部を自動化できます。

例えば、以下の業務はシステムにより自動化が可能です。

• 在庫データの入力
• 必要データの抽出
• 部門間でのデータ共有
• ECモールへの在庫反映

人が直接作業する機会を減らすことで、人為的ミスを防止できます。
なお、ミスの発生回数を低減できれば、手戻り作業の削減や在庫データの信憑性向上につながります。

EC向け在庫管理システムの選定ポイント5選

ひとえに在庫管理システムといっても、数多くの製品がありそれぞれ特徴が異なります。
闇雲に製品を選ぶと、十分な導入効果が得られない恐れがあるため、以下のポイントを軸に選定することが大切です。

• EC特有の管理方式に対応しているか
• 外部システムとの連携が可能か
• フリーロケーションに対応しているか
• カスタマイズの柔軟性
• サポート体制が充実しているか

在庫管理システムを選ぶ際は、ぜひ上記の判断軸を参考になさってください。

EC特有の管理方式に対応しているか

EC事業で使う在庫管理システムは、特有の管理方式に対応したものを選ぶ必要があります。

多くのEC事業者では、注文データを以下の流れで管理するケースが一般的です。

ECモール→受注管理→在庫管理

Amazonや楽天などで注文が入ると、そのデータが受注管理機能に共有され、出荷時に在庫管理へ引き当てがかかる仕組みです。
この時注意が必要なのは、ECモールと受注管理システムのそれぞれで注文番号が発行される点です。

万が一、システム側が「ECモールの注文番号」と「受注管理システムの管理番号」の2つを管理できなければ、「ECモール→受注管理→在庫管理」のプロセスをスムーズに自動化できません。

在庫管理システムには、製造業や建設業など他業種向けの製品があり、こうしたEC特有の管理方式に対応していないものもあります。
在庫管理システムを選定する際は、「EC事業者の導入実績があるか」、「自社が利用する販売チャネルに対応しているか」を確認しましょう。

外部システムとの連携が可能か

ECの在庫管理業務は関連業務が多く、相互に情報をやり取りしながら遂行されます。
これはシステムに置き換わった場合でも同様で、製品を選ぶ際は外部システムとの連携可否が重要になってきます。

在庫管理システムとの連携が必要な外部システムは、主に以下の5つが挙げられます。

• 受注管理システム（内包していない場合）
• 発送ソフト（ゆうパックプリント・送り状発行システムB2クラウドなど）
• 倉庫管理システム（バーコード管理システムなど）
• 問い合わせ管理システム
• 会計システム

連携が必要なシステムは、在庫管理システムの対象範囲や管理体制によっても異なりますが、業務を自動化する場合少なからず連携が必要になってきます。

そのため、在庫管理システムを選ぶ際は、「在庫管理以外の関連業務も自動化するのか」や、「関連業務にはどのシステムを導入するのか」など、あらかじめ業務プロセスの全体像を明確にすることが大切です。
なお、外部連携の対応可否は、資料のみでの判断が難しいため、選定の際はベンダー企業の担当者に確認することをおすすめします。

フリーロケーションに対応しているか

在庫管理システムを中長期的に運用する場合は、フリーロケーションへの対応可否を確認すると良いでしょう。

近年は多品種少量販売を取り入れるEC事業者が多く、フリーロケーションの導入が進んでいます。
また、ECの需要は移り変わりが激しく、物流業務を効率化するためには季節や需要に合わせて在庫の保管場所を変更できる仕組みが効果的です。

将来的にフリーロケーションを導入する場合は、在庫をロケーションごとに管理ができる機能や、引き当て指示がフリーロケーションに対応している製品が適しています。

なお、フリーロケーションに対応するには、必然的にハンディターミナルやスマホでのバーコード管理が必要です。
在庫管理システムがバーコード管理機能を内包しているのかも合わせて確認すると良いでしょう。

カスタマイズの柔軟性

SaaSの在庫管理システムは、基本的にプログラミングでのカスタマイズができません。
ただ、事業が成長したり、販路を拡大したりした際には、システムの必要機能が増えてくるもの。

こうした将来的なニーズに対応するには、複数の料金プラン・オプションサービスが用意された製品を選んでおくのが効果的です。
もし、新規システムへ移行するとなると、時間とコストがかかります。
長期的にシステムを活用できるよう、現状の必要機能に加え、将来的な必要機能も見据えて製品を選ぶと良いでしょう。

サポート体制が充実しているか

SaaSの在庫管理システムは、ベンダー企業がさまざまなサポートサービスを提供しています。
多くのサービスに共通するのが、以下のサポート内容です。

• 導入サポート（訪問・電話・メール）
• マニュアル完備
• 電話・メールサポート

サポート内容はベンダー企業によって多少異なりますが、大きな違いはありません。
そのため製品選びで重要になってくるのは、サポート内容ではなく、サポートの質です。

なかでも、自社にシステムの導入ノウハウが少ない場合は、手厚い導入サポートを提供するサービスが安心ではないでしょうか。
ただ、サポートの質は、公式サイトの情報では把握が困難なため、口コミやすでにシステムを導入している企業に意見を仰ぎ参考にすると良いでしょう。

おすすめの在庫管理システム4つを比較

ここでは、EC事業者におすすめな以下4つの在庫管理システムを紹介します。

• CROSS MALL
• TEMPOSTAR
• アシスト店長
• ネクストエンジン

また、初期費用や月額料金を比べられるよう、比較表にまとめています。

在庫管理システム選びの参考になれば幸いです。

システム1.CROSS MALL

「CROSS MALL」は、株式会社アイルが提供するEC専用の在庫管理システムです。

在庫管理以外にも、商品登録・受注管理・発注仕入管理に対応した機能を搭載。
複数のEC・ECモールの在庫情報や注文情報を一元的に管理できます。

楽天市場やYahoo!ショッピングなどの主要ECモールに加え、越境ECモールやASPカートとの連携も可能です。

在庫管理と関連業務のシステム化をご検討中の方におすすめです。

参照：CROSS MALL｜株式会社アイル

システム2.TEMPOSTAR

「TEMPOSTAR」は、NHN SAVAWAY株式会社の在庫管理システムです。
TEMPOSTARは、SaaSでありながら個別カスタマイズにも対応しています。
もし、未対応のECサイトがある場合でも、要件を確認のうえカスタマイズで連携が可能です。

なお、料金プランは細分化された従量課金と定額から選択できます。
自社の取り扱い点数や受注件数に合わせたプランが利用できるため、コストのムダを省けるでしょう。

参照：TEMPOSTAR｜NHN SAVAWAY株式会社

システム3.アシスト店長

「アシスト店長」は、株式会社ネットショップ支援室が提供する在庫管理システムです。

在庫管理や受注管理に加え、CRM機能も内包している点が特徴です。

お客様からの問い合わせを単一のシステムで完結できるため、返品対応業務をスムーズに遂行できます。

また、分析機能と併用し、見込み客へのステップアップメールやフォローメールなど、販売促進業務にも活用できます。

アシスト店長を活用すれば、管理システムの一本化ができるのではないでしょうか。

参照：アシスト店長｜株式会社ネットショップ支援室

システム4.ネクストエンジン

「ネクストエンジン」は、Hamee株式会社の在庫管理システムです。

ネクストエンジンは外部システムとの連携度の高さが特徴です。
例えば、実店舗向けのPOSシステムや、販売・会計管理の基幹システムなど。

外部システムとの連携度が高いことで、店舗数の増加や企業成長にも柔軟に対応できるでしょう。

在庫管理システムとしての機能はもちろん、柔軟性の高いシステムをお探しの方におすすめです。

参照：ネクストエンジン｜Hamee株式会社

ECの在庫管理をシステム化する際の注意点

これまで、在庫管理システムの有用性やおすすめの製品を紹介してきましたが、業務のシステム化には注意点が存在します。

システムの導入を成功させ、在庫管理の最適化を実現するためにも、注意点を十分に理解し対策を講じましょう。

既存システム・業務プロセスの変更が必要な場合がある

基本的に、自社の要件を100％満たす在庫管理システムは存在しません。
SaaSは、すでに完成した状態の在庫管理システムを提供しており、細かなカスタマイズに対応していないためです。

場合によっては、既存システムの一部と連携できなかったり、業務プロセスの変更が必要になったりします。
そのため、システムの導入・定着・運用には、中長期的な視点で取り組むことが大切です。
導入後はPDCAを好転させ、業務への統合を目指しましょう。

なお、適合度の高いシステムを構築したい場合は、フルスクラッチ開発がおすすめです。
要件に基づきシステムを構築できるため、既存システム・業務の変更を最小限に抑えられます。

在庫管理システムを浸透させるための対策が必要

システム導入において、特に難しいとされているのが、現場への定着作業です。

使い慣れないシステムが業務に組み込まれることで、かえって負担に感じる方も一定数存在します。
また、導入初期には、運用方法や業務内容の変更が多く、一時的に生産性が低下します。

こうしたさまざまな理由から、導入したシステムがうまく活用されないケースもあるようです。
そのため、在庫管理システムの導入を1個のプロジェクトとして捉え、事前準備やPDCAを徹底することが大切です。

課題を改善し、業務の効率化やコスト削減などの成果を上げるためにも、システムの定着に尽力しましょう。

自社に適したシステムで在庫管理を最適化しよう

本記事では、ECの在庫管理が抱える課題とおすすめのシステムを解説しました。
ECの在庫管理は、事業を支える重要な業務です。

ただ、商品点数が増加するにつれ、管理業務の煩雑化やデータ連携の難しさなどが課題になります。
自社が抱える在庫データを適切に管理するには、在庫管理システムを活用する方法がおすすめ。

在庫管理システムには、さまざまな製品があるため、自社の課題や必要機能をもとに適切なシステムを選定しましょう。

自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
ぜひ下記の資料から最適なシステムの選び方もご確認ください。

コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。