バーコードを使った在庫管理のメリット・デメリット｜導入手順と注意点を解説
こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。
「在庫管理にバーコードを導入しようか検討している」「アナログな方法の在庫管理から脱却したい」という方もいるのではないでしょうか。
結論、在庫管理はバーコードと在庫管理システムを連携すると、各業務の効率が向上するため、導入をおすすめします。とはいえ、バーコードによる在庫管理について知らないまま導入するのは難しいでしょう。
本記事では、在庫管理にバーコードを活用するメリット・デメリットと導入までの具体的な手順を解説します。
自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
ぜひ下記の資料から最適なシステムの選び方もご確認ください。
コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。
バーコードを活用した在庫管理の方法
バーコードを活用した在庫管理には、スマートフォンアプリを利用する方法と、ハンディターミナルなどのバーコードリーダーなどを使う方法があります。
それぞれの特徴を解説します。
スマートフォンのアプリを利用
バーコードを活用した在庫管理には、スマートフォンのアプリを活用する方法があります。
専用端末と比較して導入しやすいことから、アプリを利用したバーコードの在庫管理を行う企業が増えているのです。
専用の在庫管理アプリをダウンロードし、スマートフォンのカメラを使ってバーコードを読み取ることで、在庫データの管理を行います。
アプリには在庫数の更新や入出庫の登録、在庫履歴の確認など、さまざまな機能が搭載されています。
バーコードを用いた在庫管理に、スマートフォンやタブレットのアプリを利用するメリットは、導入にかかるコストや時間を抑えられることです。
アプリはダウンロード後に初期設定をすれば、即座に利用を開始できます。
また簡単な操作で覚えやすく、使い方を短時間で覚えられるため、導入から運用までの期間が短いです。
ハンディターミナルの利用
ハンディターミナルは、バーコードのスキャンやデータの入力に特化した携帯端末です。
内蔵されているバーコードリーダーで、商品のバーコードをスキャンし在庫管理を行います。
バーコードを読み込むスピードが早いため、データ入力の時間を短縮できます。
そして、バーコードを読み込む専用の端末のため精度も高いです。
ハンディターミナルは商品の読み込みだけでなく、端末内部にデータの保存も可能です。
また複数箇所の在庫データを同期させれば、どの製品が、どの場所に、いくつあるかといった情報を全体的に把握できます。
ハンディターミナルは大量の在庫データを効率的に処理できるため、物流センターや倉庫などの環境に適しています。
在庫管理にバーコードを取り入れるメリット
バーコードによる在庫管理は多くの企業で導入されています。
いくつかメリットが得られ、生産性の向上やコスト削減による利益増加などにつながるのです。
具体的なメリットは次の5つが挙げられます。
- 在庫を正確に管理できる
- リアルタイムに在庫管理ができる
- 入出庫の作業時間が短縮される
- 業務の正確さが向上する
- 業務の最適化によるコスト削減が期待できる
在庫を正確に管理できる
バーコードによる在庫管理では、手入力をほとんど必要とせず、管理精度が高いため、在庫の状況を正確に管理できます。
作業ごとにバーコード読み取りを行えば、入荷・出荷・梱包待ち・梱包済みなどのステータス状況を細かく把握できます。
また、業務の進捗を数字で記録できるため、全体の進捗率や業務効率などが可視化され、店舗・施設ごとの在庫管理状況をいつでも確認可能です。
リアルタイムに在庫管理ができる
在庫管理において入出庫や棚卸などを1つひとつを手作業で行う場合、作業に時間がかかり在庫情報にタイムラグが発生する恐れがあります。
時間差によって在庫情報の誤認があると、余剰な在庫を抱えたり、不足したりなど在庫を適正に管理できません。
バーコードを活用した在庫管理は、リアルタイムのデータ更新が可能です。
スキャンしたバーコード情報は即座にデータベースに反映され、在庫数の変動や入出庫の情報をいつでも最新の状態で確認できます。
これにより、在庫切れや品切れを事前に把握し、迅速な補充や発注が可能になります。
入出庫の作業時間が短縮される
バーコードを使用した入出庫作業は効率的で時間を節約できます。
バーコードをスキャンすることで、従来の手作業に比べて迅速かつ正確なデータ入力が可能です。
手動で商品情報を入力する手間やミスがなくなるため、再入力の手間がなく、作業時間が短縮されます。
これにより、スタッフの負担軽減や作業効率の向上が期待できます。
業務の正確さが向上する
バーコードを使った在庫管理は、正確に人為的ミスを大幅に減らせます。
バーコードをスキャンすることで正確な情報を入力し、在庫数や商品の識別が容易になるからです。
在庫情報をExcelに1つひとつ入力する場合、管理番号や在庫数の読み間違いや入力ミスが起こることも少なくありません。
しかし、バーコードを活用する在庫管理なら、作業中に指示と異なるバーコードをスキャンすると、エラーやアラートが発生するため、誤った在庫が混入するのを防げます。
これにより、在庫の漏れや過剰在庫を防ぎ、常に正確な在庫状況を把握できます。
業務の最適化によるコスト削減が期待できる
バーコードを用いた在庫管理は業務の最適化につながり、コスト削減効果が期待できます。
正確な在庫情報に基づいた需要予測や補充計画により、在庫過剰や不足を回避し、効率的な在庫レベルを維持できます。
これにより、在庫コストの削減やキャッシュフローの改善につながるのです。
在庫管理にバーコードを取り入れることで、正確性と効率性の向上、コスト削減などのメリットが得られます。
正確性の向上やコスト削減が、競争力の強化や顧客満足度の向上にも貢献します。
在庫管理にバーコードを取り入れるデメリット
バーコードを取り入れることで在庫管理の効率と正確性が向上しますが、デメリットも考慮する必要があります。
在庫管理にバーコードを取り入れる前にデメリットも把握しておきましょう。
考えられるデメリットは以下の通りです。
- 導入前の準備にコストや時間がかかる
- ヒューマンエラーを完全になくせるわけではない
- バーコードを正確に読み取れないことがある
順番に解説します。
導入前の準備にコストや時間がかかる
バーコードを導入するためには、準備に一定のコストと時間が必要です。
バーコードを用いた在庫管理の環境を整えるために以下の準備を行います。
- バーコードリーダーやスキャナーの購入
- 在庫管理システムの導入
- 導入後の業務フローの見直し
- 機材やシステムを扱うトレーニング
導入するシステムやバーコードリーダーによって、費用は変動します。
導入前に予算とスケジュールを適切に計画し、リソースを適切に割り当てましょう。
ヒューマンエラーを完全になくせるわけではない
バーコードを使った在庫管理は正確性を向上させますが、完全にヒューマンエラーを排除するわけではありません。
例えば、バーコードが間違って印刷されている場合など、読み取りエラーが発生するときがあります。
他にも在庫のデータを登録後に、製品の置く場所を間違えるなど、バーコード以外の作業にミスが発生する可能性もあります。
いずれのエラーも確認不足によって起こるため、人の目による確認や二重チェックを行いましょう。
バーコードを正確に読み取れないことがある
在庫管理において、バーコードを正確に読み取れない場合があります。
バーコードリーダーやスキャナーの品質や性能によって、読み取りの精度が異なるからです。
また、バーコードに汚れやダメージがある場合や、環境条件によっても読み取りが困難になることがあります。
さらに、バーコードを読み込んでも、在庫管理システムにうまく同期されない場合もあるため注意が必要です。
上記の問題に対処するためには、適切な機材の選択と定期的なメンテナンスを実施しましょう。
バーコードを用いた在庫管理の活用方法
バーコードを用いた在庫管理にはさまざまな活用方法があります。
ここでは5つの活用方法を紹介します。
在庫管理にバーコードを活用する際のご参考になれば幸いです。
正確な在庫データを経営判断に活用
バーコードを使った在庫管理では、正確な在庫データを収集できます。
バーコードをスキャンすることでリアルタイムに在庫数や商品の状況が把握でき、正確な在庫管理が実現できるのです。
正確な在庫データは経営判断の基礎となり、需要予測や補充計画、在庫最適化などの戦略的な意思決定に役立ちます。
導入時にルールを定めミスの発生を軽減
デメリットの章で言及したように、バーコードを使った在庫管理をしても人為的なミスを100％回避できるわけではありません。
バーコードや在庫管理システムを過信して、確認を怠ってしまうのが良くないのです。
ミスをしないように意志の力を鍛えようとも、人はミスをしてしまうので、仕組みでミスを軽減することがポイントです。
バーコードによる在庫管理を導入するときにルールを定めれば、ミスの発生を軽減できるでしょう。
例えば、次の在庫管理ルールが考えられます。
- 数字に関するものは二重チェックする
- バーコードをスキャンする手順を統一する
- 1つずつ作業工程を進める
業種によって業務フローが異なるため、業務フローに合ったルールを作成しましょう。
また、スケジュールに余裕があれば、ルールを作成した後に、ミスの発生を抑制できるかテストを行うと良いです。
運用ルールは定期的に見直し、改善するとより効率的な運用ができます。
バーコードを活用しExcelで在庫を管理
バーコードを使用して在庫データをExcelで管理するのも可能です。
バーコードスキャナーを使って商品情報を読み取り、Excelにデータを入力することで、在庫数や商品の位置、入出庫の履歴などを一元管理できます。
またマクロを使用すれば、作業が膨大で、データの入力量が多い場合でも簡単に作業を行えます。
マクロとは複雑な操作や連続した操作を、まとめて1つの操作で実行できるようにする機能です。
在庫管理システムの代わりにExcelで管理を行っている場合、システムを開発・導入しないため費用を抑えられます。
ただし、マクロの知識や自社で設定する手間がかかります。
検品作業の効率化
通常の検品では入荷時に届いた物品と納品書の内容に相違がないか、品番・数量に間違いがないか、物品に傷や異常がないかなどの点検があります。
その中でも、バーコードを使った在庫管理は、届いた物品と納品書の内容、品番・数量の検品作業の効率化に有効です。
バーコードスキャンによって正確な品目情報やロット番号、有効期限などを素早く確認できます。
また、バーコードリーダーを使用することで、複数の商品を効率的に検品できます。
資産管理
実はバーコードを用いた在庫管理は資産管理にも活用できるのです。
バーコードを付けた商品や固定資産、機器を管理し、位置や所有者、点検履歴などの情報をバーコードリーダーで簡単に読み取れます。
これにより、資産の追跡や点検スケジュールの管理が効率化され、資産管理の正確性と効率性が向上します。
自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
ぜひ下記の資料から最適なシステムの選び方もご確認ください。
コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。
在庫管理システムとバーコードの連携をし導入するまでの手順
実際にバーコードによる在庫管理をするには、「どのような手順で準備すればいいのか？」と疑問に思われる方もいるでしょう。
在庫管理システムとバーコードの連携から、実際に導入するまでの手順は下記の順番で進めます。
- ツールの選択
- 在庫データのバーコード化・登録
- バーコードの作成・印刷
- 在庫管理システムとの連携
- 業務フローやオペレーションの作成
- スタッフへ共有と教
ツールの選択
まず、適切な在庫管理システムとバーコードツールを選択します。
自社のニーズに合った機能や拡張性、使いやすさ、コストなどを考慮し、複数のツールを比較検討しましょう。
また、システムやバーコードツールは複数社に見積もりを依頼して、比較するのもツール選択時のポイントです。
ツールの評価やユーザーレビューを参考にすると、実際に導入した企業の感想を知れるため、ツールを選びやすくなります。
在庫データのバーコード化・登録
次に、在庫データをバーコード化し、システムに登録する必要があります。
在庫アイテムごとに一意のバーコードを割り当て、商品情報や在庫数、特定の属性などをバーコードに関連付ける作業です。
バーコードの生成には専用のソフトウェアやツールを使用し、正確なバーコードを生成するのが一般的です。
バーコードの作成・印刷
バーコードを作成し、印刷する準備を行います。
バーコードラベルやシールを用意し、バーコードプリンターを使用してバーコードを印刷します。
バーコードの品質や印刷設定に注意し、読み取りや耐久性に影響しないようにしましょう。
また、重複してバーコードを作成してしまうことや、バーコードの貼り間違いにも注意が必要です。
在庫管理システムとの連携
バーコードの作成と印刷が終わったら、バーコードデータと在庫管理システムを連携させます。
在庫管理システムと連携してはじめて、入出庫や検品、棚卸などのデータを自動で管理できるようになります。
連携直後はテストとして、何回かスキャンとデータ送信を行い、バーコードリーダーと在庫管理システムの連携に問題がないか確認しておくと良いです。
業務フローやオペレーションの作
バーコードを取り入れた後の在庫管理を想定して、業務フローやオペレーションの作成を行います。
在庫の受け入れ、検品、出庫、移動などの作業手順を明確にし、スタッフに適切な指示やトレーニングを行います。
この段階で課題が出た場合は、再度フローを見直し改善を行いましょう。
新しい業務フローに慣れるまで、ある程度期間が必要になるため、余裕を持ったスケジュールを確保することをおすすめします。
スタッフへ共有と教育
最後に、在庫管理システムとバーコードが導入される旨を説明し、新しい業務フローを共有します。
そして、新しい業務フローの教育とトレーニングを実施します。
実際に在庫の管理業務は現場の従業員が行うため、このトレーニングは重要です。
在庫管理システムやバーコードの扱い方、新業務フローの浸透度が成果に影響します。
システムの操作方法やバーコードの読み取り手順、エラー処理などについてトレーニングを行い、スタッフの理解と協力を得ます。
また、定期的な教育や情報共有が、在庫管理の正確性と効率性を維持するのに効果的です。
以上が在庫管理システムとバーコードの連携を導入するまでの手順です。
これらの手順を順番に進め、バーコードを活用した効果的な在庫管理を実現しましょう。
バーコードの在庫管理を導入する際に気をつけるポイント
バーコードの在庫管理を導入する際に気をつけるポイントは次の3つです。
導入の前に理解しておくと、失敗のリスクを軽減できるでしょう。
- 課題や目的を明確にする
- 各種システムとの連携範囲を決める
- 導入後の運用方法について計画する
課題や目的を明確にする
バーコードの在庫管理を導入する前に、自社の課題や目的を明確にすることが重要です。
在庫管理のどの部分に課題があるのか、どのような目的を達成したいのかを具体的に洗い出しましょう。
例えば、在庫の正確性向上、作業効率化、コスト削減などが目的となるでしょう。
明確な目的設定は、バーコードの活用方法やシステム選定にも影響を与えます。
各種システムとの連携範囲を決める
バーコードの在庫管理は、他の業務システムとの連携も可能です。
導入前に各種システムとの連携範囲を明確にしましょう。
システムの連携範囲が決まっていないと、各システムの機能を活かしきれず、他のシステムの運用も難しくなる事象につながるからです。
例えば、POSシステムやオンラインストア、会計システムなどとのデータの統合や自動化などの検討があります。
連携範囲が明確になると、システム間のデータの整合性や効率性を確保できます。
導入後の運用方法について計画する
バーコードの在庫管理を導入した後の適切な運用方法を計画しましょう。
導入後の計画は5W1Hを使うと考えやすいです。
下記に例を示します。
| 5W1H | バーコードを用いた在庫管理における計画 |
| Why（なぜ） | バーコードを活用した在庫管理の目的 導入する背景 |
| Who（誰が） | システムの運用責任者は誰か 誰がバーコードツールを使用・管理するのか |
| When（いつ） | いつから導入開始するか 在庫管理システムのメンテナンスタイミングはいつか |
| Where（どこ） | バーコードによる在庫管理の担当者の責任範囲 |
| What（何を） | 導入後は何を評価するか 成果が出たとする基準は何か |
| How（どのように） | 社内の連携はどのように行うのか |
また、定期的な評価や改善活動により、持続的な効果を確保できます。
バーコードの在庫管理を導入する際には、課題や目的の明確化、他のシステムとの連携範囲の決定、運用計画の策定が重要です。
スマートフォンでのバーコード管理に対応した在庫管理システム・アプリ
在庫管理はスマートフォンのアプリを活用して行うと、手軽に行えます。
ハンディターミナルや、バーコードリーダーなどの機材を用意する手間がないです。
バーコードの在庫管理に対応したスマートフォンアプリを紹介します。
Tana：Instoll株式会社
TanaはInstoll株式会社が開発している在庫管理アプリです。
複数のチームメンバーと簡単に在庫管理を行えます。
元々は大学の研究室において実験に使う資材が欠品してしまい、研究がスムーズに行えない問題を解決するために開発されました。
普段の業務が忙しく、資材が時間を問わず消費されている環境では、在庫管理の負担が少なく簡単に実行できるシステムが求められます。
クラウド型で通信環境さえ整っていれば、どのスマートフォンからでもアクセスできます。
また、データ管理やバックアップが自動で行われ、システム自体の保守業務がないため在庫管理の負担を軽減可能です。
参考：Tana
zaico：株式会社ZAICO
zaicoは簡単な操作で、在庫登録や入出庫対応ができる在庫管理アプリです。
在庫登録や入出庫・検品などを数回の画面タップで完了できるため、作業時間を短縮できます。
また、物品の登録時にはQRコードが自動で生成され、バーコードを作成する作業も削減できます。
アプリにはQRコード以外にも物品の写真も登録できるため、在庫を探しやすくなったり、物品の取り間違いを回避できたりと、ミスを防げるのも特徴です。
さらに独自のデータ項目設定ができるため、自社の業務に合わせたスムーズな在庫管理を実現可能です。
参考：zaico
ロジクラ：株式会社ニューレボ
ロジクラはスマートフォンに対応した在庫管理システムです。
誰でも簡単に使える製品を目指して作られているため、発送業務や在庫管理の知識がなくても使い始められるように設計されています。
アプリでバーコードを読み取るのはもちろん、在庫の検索性に優れています。
何かエラーが起きた際に、入荷の履歴を検索し、どこでズレやミスが起きたのかを素早く確認可能です。
アプリはスマートフォンのみではなく、PCからも利用できます。
社員間の共有をスムーズに行えるため、在庫の確認作業の手間を削減し効率向上につながるのです。
また、外部のシステムやソフトウェアとの連携が可能で、ECの商品マスタを同期したり、受注管理システムを経由して、出荷のタイミングでメールを自動送信したりなどサービスを拡充できます。
参考：ロジクラ
バーコードと在庫管理システムと連携して効率を上げよう
バーコードによる在庫管理は入荷処理や入出庫、物品登録、検品などの業務の正確性と作業スピードを高められます。
既存の在庫管理システムと連携をすればより効率向上を見込めます。
しかし、ヒューマンエラーをすべて防げるわけではないため、導入前からオペレーションの準備や扱い方とトラブル対応など従業員へ教育の徹底が必要です。
バーコードの導入に伴いシステムの更新、仕様変更が必要な場合は、開発会社や専門家に相談しましょう。
自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
ぜひ下記の資料から最適なシステムの選び方もご確認ください。
コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。
