こんにちは。Wakka Inc.のWebディレクターの安藤です。
DX化に伴い、社内システムのIT化に取り組む企業も多いでしょう。
しかし、新たなシステムの導入・開発は、自身の裁量権のみで進めることが難しく、上層部の承認を求められるケースもあります。

上層部の承認を得るために作成し、提出するのが稟議書。稟議書がスムーズに通らないために、ご苦労されている担当者もいらっしゃるかもしれません。
企業によっては稟議書のフォーマットが決まっていなかったり、そもそも書き方がわからない方も。
本記事では稟議書の作成方法や問題点、スムーズに社内稟議を通す方法について解説いたします。稟議書について悩まれている方や、スムーズに稟議を通す方法を詳しく知りたい方はぜひ参考にされてください。

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社内稟議・稟議書とは

稟議書とは、関係各所に伺いを立てて、承認を得るための書類です。
新規システムの開発は、会社や部署に大きな影響を及ぼすため、1人の裁量権のみで進められないケースが多いでしょう。
そのため、予算やシステムの概要、導入目的や効果などをまとめた稟議書を作成し、複数の決裁者に承認仰ぎます。稟議書の作成から、決裁者の承認を受けるまでの一連の流れを稟議と呼びます。
本章では、稟議書を作成する必要性と管理の在り方を紹介します。

稟議書はなぜ必要とされるか

稟議書は、企業内での様々な手間を省くために必要とされています。
例えば稟議書で承認を受ける場合、関係者による会議を省略できます。稟議書がなければ、一つの物事を決める際に複数の関係者を集め、その場で承認を得なければなりません。
また稟議がなく独善的に導入してしまったシステムで、会社全体に悪影響が発生しないとも限りません。複数の目が入ることで、本当に会社に必要なシステムかを判断できるでしょう。
稟議書の作成には、時間と手間がかかりますが、物事を合理的に進めるために重要です。

稟議が必要な業務

稟議が必要な業務にはどのようなものがあるのでしょうか。
一般的に稟議書に分類されるものは、以下のものがあります。

• 購入稟議‥‥新たな物品を購入する際に作成
• 人事採用稟議‥‥中途社員など突発的な採用や、新規採用計画の立案時に作成
• 外部企業との契約稟議‥‥サービスを外部と締結する際に必要
• 出張稟議‥‥営業活動などで費用が発生する際に伺いを立てる

主に、実行によりコストが発生するものに対して、稟議が必要となるケースが多いです。
稟議書は合理的に物事を進めるためや、業務に透明性を持たせるためにも必要なのです。

社内稟議を管理する理由

社内稟議は法的に保存を義務付けられた書類ではありませんが、適切に管理される必要があります。仮に稟議書を廃棄してしまうと、なぜ稟議が通ったかわからなくなってしまう場合もあるでしょう。
社内稟議は稟議書だけでなく、必要な添付書類も含めて保存期間、場所を決めて管理する必要があると言えます。

稟議書の作成方法

稟議書がスムーズに承認されるためには、書き方のコツを意識することが大切です。
承認者だけでなく、第三者にもわかりやすい稟議書を目指しましょう。

結論から作成

稟議書は、結論から記載するのが良いでしょう。
日頃から多くの書類を目にする承認者にとって、内容が分かりづらい稟議書は敬遠されがちだからです。実は文章を作成する際はフレームワークがあり、当てはめると比較的簡単に文章を作成できます。
代表的なフレームワークはPREP法です。

• P（Point）：結論
• R（Reason）：理由
• E（Example）:具体例
• P（結論）：結論

まず、単刀直入に結論を述べ、それに理由付けをし、理由に対する具体例を挙げ、結論で締めくくるフレームワークです。
ビジネスシーンではまず結論を求められることが多いので、PREP法による稟議書の作成は理にかなっていると言えるでしょう。
稟議書のフォーマットが定まっていない場合は、PREP法で稟議書を作成してはいかがでしょうか。

メリットを具体的に

稟議の内容について、想定される企業のメリットを記載しましょう。
メリットが不明確であれば、上層部の承認を得るのが難しいからです。
例えば、会社のプロセスをどのように改善するのか、システムの導入で会社が具体的にどのような利益を得られるのかを記載します。

その際は稟議を承認するメリットを定量的に説明できると効果的でしょう。定量的なメリットの記載は、稟議の内容により具体性を持たせられるからです。
例えば、導入したいシステムが勤怠管理システムだとします。
勤怠管理システムを導入すれば、事務員の集計作業がトータルで月に30時間ほど削減できるようなメリットがあれば、上層部も同意しやすくなるでしょう。
メリットを具体的、かつ定量的に記載すると通りやすくなる稟議書になる可能性が高まります。

デメリットを省かない

稟議書にはデメリットも記載しましょう。
メリットしかない稟議は、承認者に信頼されにくくなるからです。またデメリットやリスクを省略すると、後々問題になる可能性があるので省略は避ける必要があります。
導入する稟議にどのような欠点があり、それをどのように軽減する計画なのかのを記載すると良いでしょう。
あなたがこの稟議に対するあらゆる側面を考慮し、問題が発生した場合に対処する用意があることを承認者に示せます。

ビジネスモデルを提示する

稟議書には、詳細なビジネスモデルを提示するとより信頼感が増します。
ビジネスモデルには、以下の項目が含まれていることが望ましいです。

• 誰に対するプロジェクトなのか
• 利益が生まれるならば期間内に生まれる利益の割合
• どのように利益を確保するのか
• プロジェクトの監督・管理者
• 目的に対する評価やチェック事項
• プロジェクトの期限

これらの項目を詳細に記載すると稟議の具体性が高まります。
ビジネスモデルの提示は信頼される稟議書になるだけでなく、複数の関係者の理解が深まるのもメリットの一つです。これは詳細な項目を設けることで、問題点の発見がしやすくなるためです。

項目ごとに問題点があれば、関係者からの指摘を受けやすくもなるでしょう。指摘を訂正した結果、さらに信頼される稟議書になるのです。
ビジネスモデルを明確に示すことは上層部の承認を得るためだけでなく、自身の考えを整理するためにも必要不可欠でしょう。

テンプレートを利用する

企業によっては稟議書のテンプレートが用意されている場合があるので、テンプレートにしたがって稟議書を作成しましょう。
公式の書式に従うことでプロジェクトが最適な形で提示され、承認される可能性が高くなるからです。
また、稟議書が同じフォーマットで提出されることで、承認者が稟議書を確認しやすくなります。
現状、社内にテンプレートが用意されていないのであれば、

• PREP法の各項目を作成
• メリット・デメリットの記載
• ビジネスモデルの提示

これら3項目を基本とした稟議書をテンプレートとして作成すると、合理性と理解度が高まるでしょう。

稟議書の問題点とは

稟議書は業務を合理的に進めていくために必要なものですが、問題点がないわけではありません。
ここからは、稟議書における問題点を確認していきましょう。

時間がかかる

稟議書の問題点として一番に挙げられるのは、承認までの時間がかかることです。
なぜなら稟議書は基本的には複数の担当者の承認が必要なためです。直属の上司には承認されたのに、上級管理職には承認されず、稟議書を作り直したケースも珍しくありません。
また稟議の内容が複雑、または費用が多額な場合は、承認に数日から数週間かかることもあります。
稟議書は合理性、透明性を確保するには必要なものですが、スピード感が犠牲になっているのは問題点と言えるのではないでしょうか。

事前の調整や根回しが必要

稟議をスムーズに通すには、関係各部署との事前調整や根回しが必要なケースがあります。
物事が承認されやすくなるためには、稟議書の質がすべてではないからです。
稟議書に書かれている物事のインパクトが大きい場合などは、事前に受け止められるように説明を関係部署に働きかけるほうが無難でしょう。いざ稟議書を目にした場合、拒否反応が強く出るケースがあるからです。
稟議書で動かす金額が大きければ大きいほど、関係部署を詳細に調べ、担当者との綿密な打ち合わせが必要です。

社内稟議をシステム化するメリット

社内稟議の問題点を解消するには、承認フローのシステム化を図ることが効果的です。
承認手順や稟議書のフォーマットのシステム化で、プロセスの効率性と信頼性を向上できるからです。システム化によって得られる具体的なメリットを紹介します。

ペーパーレス化

社内稟議をシステム化する最大のメリットは、ペーパーレス化です。
ペーパーレス化により以下のメリットが得られるでしょう。

• 稟議書の印刷コストの軽減
• 該当する稟議書の迅速な検索
• 書類の保管や管理コストの軽減

システムを活用すると、稟議書の作成日などタグ付けされた項目から検索できるので、必要な情報を見つけやすくなります。
また、紙面のように稟議書自体を紛失する恐れもありません。紛失や検索コストを削減できるのは、ペーパーレス化の大きなメリットと言えるのではないでしょうか。

承認までの期間短縮

稟議のシステム化によるもう一つのメリットは、承認までの時間が短縮できることです。
紙面管理の場合、該当者が企業にいる間しか稟議書の確認、承認作業ができません。稟議書は大事な書類のため、社外に持ち出すのを禁止している企業も少なくないからです。
システム化の仕様にもよりますが、PCなどのデバイスがあれば稟議の内容を確認できるでしょう。

承認者が出張などで社外にいる場合でも、承認フローが途切れる心配がないのです。また稟議が差し戻された場合でも、素早く訂正できるため、稟議に関する作業時間の短縮が可能です。
稟議書の問題点とされていた承認時間は、システム化すると解消できる可能性が高まるでしょう。

ミスの軽減

稟議書をシステム化すれば、ミスの軽減にもつながります。
承認フローをシステム化する際は、稟議書のフォーマットをテンプレート化するのが一般的です。そのため、記載に必要な項目をもれなく記載できます。

また承認フローでのミスも軽減されます。
紙面管理の場合、承認フローの途中で稟議書自体を紛失してしまうケースも珍しくありません。
システム化を行うと、デジタルデータが削除されない限りデータは保存されるため、承認フローでのミスも軽減されるのです。

セキュリティ強化

稟議書のシステム化は、セキュリティの強化にもつながるでしょう。
システム化された稟議書には、デジタル署名や指紋スキャンの機能を実装できます。これにより不正行為や、不正確なデータの提出を防ぐことが可能です。
また承認フローも可視化されるため、社内の不正防止に大きな役割を果たします。

稟議書のシステム化はオリジナルシステムがおすすめ

稟議書の承認フローをまとめたワークフローシステムは、各社がリリースしています。しかし、企業独自の仕様に当てはまるシステムは意外と少ないのではないでしょうか。
稟議書の仕様や承認フローのヒアリングからシステムの実装、自社の基幹システムとの連携など超えるべき課題は企業により様々です。
既存のシステムを利用するよりも、オリジナルのシステムを開発したほうが費用、人的リソースの両面でメリットがある場合もあるため、新規でシステム化する場合はベンダーへの相談も選択肢に入れましょう。

まとめ：社内稟議のシステム化はベンダーに相談を

社内稟議や稟議書のシステム化は、企業によって取り入れるべき仕様が異なります。システム化を実装すれば業務が楽になるとも限らないでしょう。

企業の細かい仕様をヒアリングできるのがベンダーの良いところです。自社の仕様にあったシステムは効率化につながるでしょう。
良いシステムの開発は、開発経験がモノを言います。
システム化を行う際は、開発経験が豊富なベンダーに相談するのはいかがでしょうか。

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