代理店管理システムとは？導入メリットからシステム構築時の注意点まで解説

こんにちは。Wakka Inc.のメディア編集部です。

代理店の社数が増加するにつれ、案件や資料の管理業務が煩雑化しがちです。
こうした悩みを解決する方法として、代理店管理システムが注目されています。

管理システムを活用することで、代理店の案件進捗や実績データを一元管理できます。
また従来、管理業務に割いていた工数を削減できるため、業務効率化を実現可能です。

本記事では、代理店管理システムの基本概要と、導入方法・おすすめの製品を紹介します。

代理店管理システムの基本概要

代理店の管理には管理システムが非常に有効です。
本章では、システムの概要について、以下の内容をおさらいします。

• 代理店管理システムとは
• 代理店管理システムのターゲット
• 代理店管理システムで実現できること

それぞれ順に紹介します。

代理店管理システムとは

代理店管理システムとは、社外の独立した代理店の活動を管理するためのシステムです。

代理店管理システムを活用することで、代理店が日々行なっている営業の進捗や実績データを把握できます。
また、複数の代理店を1つのシステム内で統合して管理できます。

これにより、各代理店に適切なフォローを実施できたり、一元管理による業務効率化を実現できたりするでしょう。

代理店管理システムのターゲット

管理システムのターゲットは、直接販売以外の販路である代理店制度を活用している企業です。

また、代理店も日々の営業実績を入力するため、システム利用者に該当します。
代理店は、自社の利益追及のために、代理店管理システムを利用できるのも特徴です。

本社の依頼によりやむをえずシステムを活用するのではなく、代理店が業務効率化などのメリットを感じて能動的にシステムを使ってもらうようにすることがポイントです。

代理店管理システムで実現できること

代理店システムでは主に、以下の2つのことが実現できます。

• 代理店との情報共有
• 店舗ごとの強みを生かす

まず、代理店の営業活動がリアルタイムで共有できます。
代理店管理システムでは単一のデータベース上で営業活動やプロジェクトの進捗を管理できます。

本社側も、代理店に対してデータの開示を要求せずとも、活動の進捗をリアルタイムで把握できるのです。

次に代理店管理システムにより、各店舗の得手不得手がわかります。
定期的なデータ報告により、どの代理店がどの案件を得意としているのかや、エリアごとの特色などを把握できます。

また、店舗ごとの特色を活かした戦略を展開することで、売り上げの向上につながるでしょう。

代理店管理システム導入のメリット

代理店管理システムの導入には、主に以下のメリットがあります。

• 営業情報の一元管理ができる
• 集積したデータを元に戦略をたてられる
• 代理店の横断的な分析ができる

それぞれ順に紹介します。

営業情報の一元管理ができる

まず、代理店から報告された営業活動のデータの一元管理が可能です。

担当者が営業活動を把握しているのはもちろんですが、チーム全体に情報共有できていないと様々な問題が発生します。
代理店管理システムを利用することで、営業データの一元管理ができます。また、データに基づいた販売戦略や予算の組み立てが可能です。

集積したデータを元に戦略をたてられる

次に、データを今後の営業戦略に活用できます。代理店から集まったデータは、データベースに蓄積可能です。

そのため、今後の活動状況の把握ができるだけでなく、事業展開の将来性も検討できます。
また、データが蓄積するにつれ、同じような案件は過去の実績を踏まえた対応ができるため、成約率が高まるでしょう。

事業環境を予測し、事業のリスクを少しでも減らすことで事業継続がしやすくなります。

代理店の横断的な分析ができる

3つ目は、代理店が複数ある場合に横断的な分析が可能な点です。

他の代理店との比較により、代理店ごとの長所や短所を把握し、どのような点に注意して活動すれば良いかがわかります。

代理店同士の動向を知ることで、売り上げを伸ばすためのモチベーション向上が期待できます。

代理店管理システムの導入・構築方法

管理システムの導入や構築方法は様々ですが、ここでは以下の方法に分けて解説します。

• クラウド型の代理店管理システムを導入
• 代理店管理システムをフルスクラッチで構築し導入

クラウド型の代理店管理システムを導入

代理店管理システムの導入方法として、クラウド型が挙げられます。

クラウド型の代理店管理システムは、システムやサーバーの保守・メンテナンスをベンダー企業が担います。
そのため、導入に際して社内にサーバーを設置する必要がありません。

セキュリティ対策もベンダー企業が担うため、導入企業のコスト負担が少ない点も魅力です。
また、すでにパッケージ化された製品を利用する形態なので、短期間での導入が可能です。

ただし、クラウド型の代理店管理システムは、機能の拡張性が低い傾向にあります。
細かな要件に対応できないケースもあるため、業務フローや管理体制側を改善し整合性を取る必要があります。

代理店管理システムをフルスクラッチで構築し導入

フルスクラッチで代理店管理システムを導入することで、自社に合った利用が可能です。
パッケージ版やクラウド方はプランを選び初期費用が抑えられますが、機能選択の幅が狭いのがデメリットでもあります。

フルスクラッチでは、構築段階から丁寧なヒアリングを行い構築し、導入前にはテスト導入などが可能なので、自社の要件にあったシステムを構築できます。

コストを抑えたい場合は代理店管理システムを導入したい場合は、クラウド版などがおすすめです。しかし、自社に合った本格的なシステムを導入したい方はフルスクラッチでの導入を推奨します。

クラウド型代理店管理システム4選を比較

代理店管理にはクラウド型のシステムがあります。ここでは、その特徴やプランについて解説します。

• PartnerSuccess
• Sales Cloud
• ネクストSFA
• kintone

また、クラウド型のシステムの特徴についても比較してみてください。

1.PartnerSuccess

「PartnerSuccess」は代理店の売り上げを伸ばす代理店連携管理クラウド（PRM）です。

このサービスでは、専用のプラットフォームで代理店との資料共有や案件管理ができます。

また、パートナー企業が閲覧した資料のログを確認することが可能です。

2.Sales Cloud

「Sales Cloud」はSalesforceが提供するサービスで、営業支援の分野で多くの実績を持つ顧客管理のプラットフォームです。

Sales Cloudでは、パートナー企業に対して「コミュニティ機能」を用いることで、代理店の情報を一極集中での管理ができます。
そのため、代理店への有益な情報共有や必要な支援などが円滑に行えます。

アナリティクスとAIが連携することで、顧客の動向や商談の成約率などの見える化が可能です。商談の優先度を見極める場合には、必要な機能と言えます。

3.ネクストSFA

「ネクストSFA」は、人気のクラウド営業支援ツールで継続率は98.6％と長期的に利用しているユーザーが多いのが特徴です。
メインとなる代理店管理機能は、エンドユーザーと代理店に分けて管理することができます。また、代理店からの案件紹介数や受注率などの情報の把握が可能です。

HP制作のノウハウを活かした使いやすいUIやUXなのも特徴の1つです。
変更作業が簡単な点も魅力の1つであり、営業体制に合ったカスタマイズができます。

システム導入の前に無料トライアルで機能を試すことができるので、本導入前に疑問点を解消しておきましょう。

4.kintone

「kintone」とは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド業務改善プラットフォームのことです。
直感的に操作でき、日報やスケジュール管理、顧客管理などが可能です。

また、採用管理やお問い合わせ管理などの実用的なアプリの作成や運用ができます。

操作に関しては、ドラッグ、ドロップで管理ができる仕様。
エクセルを直接読み込むことができるため、システムに詳しくない社員でもアプリの運用が可能です。

さらに、契約の電子化やMAなどの機能も搭載しており、会計システムなどの外部機能などとの連携ができます。

クラウド型代理店管理システムの選定ポイント

システムはたくさんある中で自社に合った代理店管理システムの導入が重要です。

ここでは、以下の3点の選定ポイントを解説します。

• システムの費用対効果は適正か
• セキュリティ対策は万全か
• 事業の成長に合わせ機能を拡張できるか

ポイントを参考にしながらシステムを検討してみてください。

システムの費用対効果は適正か

代理店管理システムの選定ポイントは、費用対効果が適正かどうかです。
多額のコストをかけてシステムを導入しても、売上アップや効率的な運営ができなければ、導入の意味がありません。

導入の際の初期費用やランニングコストなど自社に必要な機能に応じて、システムを導入しましょう。

セキュリティ対策は万全か

システムの導入は代理店管理の効率化だけでなく、セキュリティ対策も重要な機能の1つです。

代理店の情報には顧客情報などの機密情報が多く含まれているので、不正アクセスや情報漏洩には特に注意しましょう。

特に、データセンターが安全かどうかやデータのバックアップ体制、暗号化などの様々な視点から検討が必要です。

セキュリティサービスの導入には以上の点に気をつけて選んでいきましょう。

事業の成長に合わせ機能を拡張できるか

代理店管理システムの導入時より、事業が拡大してきた場合機能の追加が必要になる可能性があります。
代理店の数が多くなったり、海外進出したりなど事業に合ったシステムでないと効率的な運営が難しくなります。

そのため、複数の料金プランやオプション機能が備わった拡張性の高い製品を選ぶことが大切です。

代理店管理システムを導入し事業課題を解決しよう

代理店の管理システムを導入することで、これまで不十分だった管理が行き届くようになり効率的な事業運営ができます。
また、これまで以上の売上の工場や顧客の購買率アップも期待できます。自社に合ったシステムを導入し、事業課題解決をしましょう。