入出庫管理とは？管理方法の基本と問題を解決するポイントを解説
こんにちは。Wakka Inc.メディア編集部です。
在庫管理業務の中でも、入出庫管理は重要と言われます。
受注・出荷・仕入管理など関連する業務にも大きく影響するためです。
なかには、自社の入出庫管理業務を改善したいけれど、どのようなポイントに着目して対策していくべきか、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、
- 入出庫管理の概要
- 入出庫管理の具体的なやり方
- 問題を解決するためのポイント
などについて詳しく解説します。自社で適切な入出庫管理を実施するために、ぜひとも本記事をお役立てください。
「システム開発ハンドブックvol.2 在庫管理システム」では、入出庫管理を含むコストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。ぜひ、あわせてご確認ください。
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入出庫管理の概要
本章ではまず基礎知識として、入出庫管理の概要について簡単に見ておきます。
入出庫管理とは
入出庫管理とは、倉庫などの在庫状況を管理する業務です。
倉庫に入ってきた商品、出ていく商品の量を逐一記録して管理します。
そのように聞くと一見、単純な作業のように思えるかもしれません。
しかし、ミスが起きるとその後の生産や販売の業務にも影響します。
そのため、迅速で正確な管理が求められる業務と言えるでしょう。
入出庫管理はなぜ重要か
入出庫管理を適切に実施できれば、倉庫に商品の在庫がどれくらいあるかを正確に把握できます。
在庫が適切に管理されていることで、商品の出荷や製造においてミスが発生するリスクが低くなるのです。
特に入庫業務は重要です。
在庫の入り口である入庫が正確に行われるかどうかが、在庫管理の質を決めると言っても過言ではありません。
正確な入出庫管理ができていないと、実在庫数とシステム上のデータにずれが生じます。
システムで管理する数値が合っていないと、その先の業務にさまざまな影響が出てくるでしょう。
例えば、
- 出荷業務が円滑に進まず納期が遅れる
- 計画どおりに商品の生産ができない
などといったミスにつながりやすくなります。
このように、後続の業務でミスを発生させないためにも、入出庫管理を正確に実施することは重要なのです。
入出庫管理の方法
実際に現場において、入出庫管理はどのように進めるべきか。
それにはいくつかの方法があります。
本章では、それぞれ具体的な方法について見ていきましょう。
手書きで管理する
手書きで在庫管理表を作成するのが1つめの方法です。
正確な入出庫管理を行うためには、在庫管理表の作成が欠かせません。
在庫管理表は商品や部品ごとに、
- 保管場所（ロケーション）
- 入庫数
- 出庫数
- 担当者名
- 在庫数
などの項目を、日ごとの明細として記入できるよう一覧表にしたものです。
あらかじめ在庫管理表のフォーマットを作成しておき、入庫や出庫が発生するたびに入出庫の担当者が検品した結果を記入します。
また、入出庫だけでなく受発注業務の観点で考えると、受注から出荷までのタイムラグを管理するのも重要です。
この場合は、まだ在庫には存在していても、すでに受注している数量を把握できるよう、在庫引き当て数を記録して理論在庫数として管理します。
手書きの在庫管理表は
- 誰もが簡単に作成できる
- 手早く運用できる
- 改善点に気づいたらすぐに修正できる
といったメリットがあります。
取り急ぎ、手軽に導入して在庫管理の仕組みを回すには適しているでしょう。
エクセルで管理する
次に、エクセルを使って管理する方法です。
基本的には、手書きで在庫管理表を作成するのと同じイメージです。
手書きの代わりにエクセルシートで在庫管理表を作成し、入出庫があればその都度記入します。
エクセルでは、在庫管理表のシートにあらかじめ計算式を埋め込んでおけます。
そのため、記入するたびに在庫数を計算する手間が省けて便利です。
エクセルは普段の仕事で利用する人が多いため、
- 誰もが簡単に作成できる
- 手早く運用できる
といったメリットは手書きと同様でしょう。
ハンディーターミナル・バーコードで管理する
3つめは、ハンディーターミナルを使用する方法です。
ハンディーターミナルを使用すれば、効率的に入出庫を管理できます。
商品のバーコードやQRコードを読み取ることで、手作業による入力が不要になるからです。
バーコードやQRコードから読み取った情報は、自動的にデジタル化されます。
そのため、手書きやエクセルの在庫管理表と比べて、手入力の手間や入力ミスを減らせるでしょう。
入出庫管理業務を効率化するのに役立つため、採り入れたい機能の1つです。
在庫管理システムで管理する
最後に、在庫管理システムを利用して管理する方法です。
入出庫情報にハンディーターミナルを使用するのは、3つめの方法と同じです。
しかし、読み取った情報を登録したその先では、在庫データを管理する仕組みがデジタル化されている点が異なります。
なお、在庫管理システムには、在庫管理業務に役立つさまざまな機能が搭載されています。
登録したデータはデータベースで一元管理されているため、入出庫管理をはじめ、在庫管理に関する業務の改善に役立つでしょう。
また、入力ミスを防ぐための工夫もされているため、運用にかかる負荷の軽減も期待できます。
入出庫管理でよくある問題
本章では、入出庫管理業務を実施する中でよく起こる、代表的な問題を見ていきましょう。
属人化しやすい
入出庫の業務では、さまざまな商品の出入りがあって刻々と入出庫の状況が変化します。
そのため、情報をきちんと取りまとめる人が必要です。
また、担当者がより正確かつ効率よく、入出庫情報を管理するために、手順を見直すこともあります。
在庫管理表の項目を追加したり、手順やルールを見直したりということも頻繁に行われるでしょう。
しかし、そうなったときに管理担当者に情報やノウハウが集中しやすくなります。
一人の担当者に情報やノウハウが集中することで起きる、属人化のリスクは無視できません。
属人化が進むと、現場業務をスムーズに回すためにいつもその人が必要になります。
そのため、休暇や退職で担当者が不在になると現場が混乱し、業務が滞るリスクが高くなるでしょう。
ヒューマンエラーが発生しやすい
手書きやエクセルで在庫管理表を作成している場合、手作業によるデータの記録が行われます。
人が手作業で記録したり、エクセルにデータを入力したりすると、数量の数え間違いや入力間違いも起きやすくなるでしょう。
人が手作業で実施する作業においては、ヒューマンエラーがつきものです。
入力ミスに気づかずそのまま放置されてしまうと、管理されているデータ上の在庫と実在庫のずれが発生します。
ミスが重なるとずれも大きくなり、在庫管理を含むさまざまな業務にも影響が出てくるでしょう。
例えば、管理上の在庫数が実在庫よりも少なかった場合、差分の在庫は受注機会のロスにつながります。
逆に実在庫が少なかった場合は、確保したはずの在庫が存在しないため、納期遅れにつながるでしょう。
このように、ミスが放置されると業務的な影響が大きくなっていきます。
そのため、在庫の棚卸や入出庫時の点検作業を徹底するなど、早期にミスを発見する仕組みが必要です。
在庫情報がリアルタイムに更新されない
入出庫が頻繁に行われると、在庫数は常に変動していきます。
そのため、手書きやエクセルによる在庫管理表を作成して運用していると、在庫がリアルタイムで更新されないことが問題になります。
例えば、受注から出荷までのタイムラグ、入荷から入庫までのタイムラグが適切に管理できていない場合、
- 在庫が引き当てられているのに気づかず重複して受注してしまう
- 入庫によって在庫が増えているのに気づかず受注機会をロスしてしまう
ということが発生しやすくなるでしょう。
また、入出庫の業務を行っているその場で情報を入力できないケースもやはり、在庫情報がリアルタイムに更新されないという意味では課題です。
例えば、入庫時の検品結果をメモで控えておいて、あとから事務所のパソコンで結果を更新する場合などが当てはまります。
なるべく在庫情報がリアルタイムに把握できるよう、課題を解決していく取り組みが必要でしょう。
入出庫管理の問題を解決するポイント
入出庫管理業務を実施する中でよく起こる問題について解説しました。
これらの問題はどのように解決していけばよいでしょうか。
本章では、入出庫管理の問題を解決するために着目すべきポイントについて解説します。
業務フローを明確にする
業務フローが可視化されていない場合はまず、入出庫に関する業務について
- どのようなタスクがいつどのような順番で実施されているか
- 誰が何の目的でタスクを実施しているか
- 具体的にどのような手順でタスクを実施しているか
などについて明らかにし、業務フローを明確にしておきましょう。
そのうえで、次のような点について確認しておきます。
- 特定の人に過剰な負荷がかかるフローになっていないか
- 業務フロー上の必要なタイミングで必要なチェックが実施されているか
- エラーやミスなどのイレギュラーな事象が発生した場合のフローがあるか
特定の人に過剰な負荷がかかると、本来なら気づくはずのミスに気づけないことはよくあります。
また、イレギュラーな事象が発生した際に、その場で対処方法を考えて実施するため、判断ミスをしてしまうケースもあるでしょう。
業務フローをできるだけ詳細に可視化し、ミスを起こしそうな箇所がないか入念にチェックしておくのが重要です。
問題の原因を明確にする
発生した問題について振り返り、
- その問題を引き起こした直接の原因は何か
- 直接の原因になった事象を防げなかったのはなぜか
を明らかにしておきましょう。
そして今後、同様の事象を発生させないためには、どのような対策が必要かを検討し、必要な対策を今後の業務フローに採り入れます。
たいていの場合は、原因事象が発生していることに気づいていないことが問題です。
したがって、対策の中心になるのは、いかにして問題事象に気づくか。
問題の兆候をとらえるためのチェックを、適切なタイミングで実施することでしょう。
在庫管理システムを導入する
在庫管理システムを導入し、搭載された機能を有効活用すれば、入出庫管理業務の精度は飛躍的に高まります。
入力チェックや登録結果の確認機能など、在庫管理システムには人の手による操作でミスを起こすリスクを低くするための機能がたくさん搭載されています。
したがって、便利な機能を有効活用すれば、ヒューマンエラーの防止や、業務の効率化が期待できるでしょう。
システムの利用方法や手順が関係者に共有されるため、属人化の解消にもつながります。
また、登録された入出庫情報などはデータベースに反映して一元管理されます。
そのため、常に正確な在庫状況をリアルタイムで把握できるでしょう。
正確な入出庫管理を行うメリット
入出庫管理の重要性について前述しましたが、入出庫管理が適切に実施できるとメリットもたくさんあります。
本章では、正確な入出庫管理を行うことでどのようなメリットが得られるか、詳しく見ていきましょう。
業務が効率化できる
まず直接的なメリットとして、業務を効率化できることが挙げられるでしょう。
正確な入出庫管理ができているかどうかは、在庫データの正確性に現れます。
つまり、入出庫管理が適切であれば、データ上の在庫データと倉庫や店舗の実在庫は一致するということです。
これがもし、正確な入出庫管理ができていないとどうなるでしょう。
もちろん、データ上の在庫データと倉庫や店舗の実在庫が一致しないという結果となって現れます。
データ上の在庫と実在庫がずれた状態で放置されると、
- 在庫棚卸の業務で在庫数の補正や原因の調査に手間がかかる
- 受注や出荷の業務でイレギュラーな対応が増える
といったことが考えられます。
例えば、理論在庫と実在庫がずれている状態では、受注時に引き当てたはずの在庫が、出荷時にはなく
- 次回の入荷日を確認して納期を調整する
- 商品を注文した顧客に納期遅れのお詫び連絡を出す
などのイレギュラーな対応が必要になるでしょう。
最悪のケースでは受注が取り消され、販売機会のロスになることも考えられます。
しかし、入出庫管理が正確にできていれば、イレギュラーな対応が減るため、業務全体として効率化が期待できるでしょう。
在庫状況をリアルタイムに把握できる
入出庫管理がリアルタイムで正確に実施されるようになれば、在庫データの正確さが保証されます。
そのため、正しい在庫状況をリアルタイムに把握できるでしょう。
常に正しい在庫状況を把握できれば、イレギュラーな対応が減って業務は効率化されます。
もちろん、在庫データの信頼性も上がるため、在庫データを利用した業務の品質が向上するでしょう。
キャッシュフローの健全化につながる
正確な入出庫管理ができていないと、前述したようにデータ上の在庫と実在庫で差異が生まれます。
そのため、受発注や生産業務にも影響が出てきます。
不正確な在庫データをもとに受発注や生産計画が作成されると、
- 誤受注による販売機会の損失
- 実態と合わない生産計画の作成
が発生することが考えられるでしょう。
一方、入出庫管理が正確に実施されていると、受発注業務や生産計画も正確になります。
データ上の在庫と実在庫の差異が発生せず、在庫データの正確性が高まるからです。
そうなると、受注や出荷、生産のための部品の仕入れなども適切なタイミングで実施でき、最終的には自社のキャッシュフローも健全化されることが期待できるでしょう。
在庫管理システムの導入方法
在庫管理システムを導入するにはいくつかの方法があります。
自社で扱っている商品やサービス、求められる在庫管理方法によって、適切な導入方法も変わってくるでしょう。
本章では、在庫管理システムを導入する代表的な方法について解説します。
無料の在庫管理システムを利用する
在庫管理システムには、フリーソフトや無料プランで利用できるものがあります。
コストをかけずに利用できるため、使い勝手を確認するのにお試しで導入してみることも可能です。
また、オープンソースで提供されている在庫管理システムもあります。
自社にある程度のプログラミングスキルを持った人材がいれば、自社向けにカスタマイズして導入できるでしょう。
無料プランで利用できる在庫管理システムは、有料プランに切り替えるのを前提としています。
そのため、一部の機能しか利用できなかったり、機能に制限がかかっていたりすることが多いので注意が必要です。
有料の在庫管理システムを利用する
無料で利用できるフリーソフトや、在庫管理システムの無料プランでは、できることに限界があります。
また、オープンソースを利用して在庫管理システムを構築するには、技術力と開発期間が必要になるでしょう。
トータルのコストやメリットを考えると、有料の在庫管理システムを導入した方が良い場合も考えられます。
したがって、有料の在庫管理システムも視野に入れて検討するのがおすすめです。
有料の在庫管理システムであれば、機能の制約がなく、導入期間も短くて済みます。
そのため、自社の業務上の課題を解決することに注力できるでしょう。
システム開発会社に発注して在庫管理システムを開発する
無料や有料の在庫管理システムで自社に適した製品が見つからなければ、システム開発会社に発注して自社オリジナルの在庫管理システムを開発する方法もあります。
システム開発会社に発注して開発する場合は、フルスクラッチという開発手法を使用して開発を進めることが多いでしょう。
フルスクラッチ開発のメリットは、オーダーメイドで自由にシステムの機能を設計できることです。
そのため、自社の業務に合わせた使い勝手の良いシステムが導入できるでしょう。
ただし、既製品の在庫管理システムを利用するのと比較して、導入期間が長期になります。
また、開発費用が高額になることも注意しておくべきでしょう。
システム開発会社発注する場合、会社によって得意とする業務分野が異なることにも注意が必要です。
できるだけ、入出庫業務に関する知識や、在庫管理システムの開発実績が豊富な会社を選びましょう。
在庫管理システムを選ぶポイント
在庫管理システムはさまざまな種類が出ていますが、自社に最適なシステムを選ぶにはどうすれば良いか。
本章では、在庫管理システムを選ぶ際に考慮しておきたいポイントを解説します。
自社の業務内容に合っているか
導入する在庫管理システムを選ぶ際にまず確認しておきたいのは、自社の業務内容に合っているかです。
自社の業務内容に合っているかは例えば、
- 自社の商品に適しているか
- 在庫管理の対象範囲に適しているか
などが挙げられます。
商品の点数や、システムを利用する拠点数などによって適したシステムは変わってきます。
アパレル製品や雑貨などと、賞味期限の短い食品など、取り扱う商品によっても必要な機能が代わってくるでしょう。
また、在庫管理の対象範囲とは、
- 店舗の在庫を管理するのか
- 製品や部品の倉庫の在庫を管理するのか
- ECサイトで取り扱う商品の在庫を管理するのか
などを指しており、在庫管理の対象範囲によって、やはり適したシステムは変わってきます。
さらに、自社で抱えている入出庫管理に関する課題を明確にしておき、自社の課題を解決するのに役立つ機能を備えているかという視点でも見ておきましょう。
カスタマイズが可能か
自社の商品・サービスや業務内容と照らし合わせて在庫管理システムの機能を確認しても、なかなかぴったり合うシステムは見つからないかもしれません。
しかし、ぴったり合わなくても少しカスタマイズできれば、自社の業務に合わせて使える場合もあるでしょう。
そのようなケースにも対応するためには、どの程度柔軟にカスタマイズができるかという点も確認しておきたいところです。
既存システムと連携できるか
自社ですでに運用している既存システムがあれば、既存システムとの連携が可能かも確認しておきましょう。
既存システムとデータを連携できれば、業務の自動化や効率化が期待できます。
受発注管理、販売管理のシステムや、ECサイトと連携して在庫情報をリアルタイムに自動更新できれば、在庫管理の業務が楽になるでしょう。
自社に合った入出庫管理で業務を効率化しましょう
本記事では入出庫管理の方法、よく起こる問題点と解決のポイント、在庫管理システムの導入方法などについて解説してきました。
まずは自社で解決したい課題を明確にして、課題を解決するために効果的なアプローチをすること。さらに、自社の業務や、取り扱う商品に合ったシステムの導入方法を選ぶことが重要です。
自社に合った入出庫管理の改善を実施し、在庫管理業務の効率化を目指しましょう。
自社の在庫管理を最適化したい、在庫管理についてシステム化を計画している方
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コストと販売機会の効率化をはかるための在庫管理について、システムの選び方や導入時の注意点などを解説しています。
